Administratör till Chalmers

Är du en engagerad och positiv administratör som är van vid utvecklings- och förbättringsarbete? Just nu befinner vi oss i ett spännande skede och söker dig som vill vara med på vår resa. Uppdraget består främst av administration för fort- och uppdragsutbildning inom Sjöfart, resultatrapportering under tentamensperioder samt administrativt utvecklingsarbete i nära samarbete med verksamhetens företrädare och kollegor. Välkommen med din ansökan!

Information om avdelningen
Institutionen för Mekanik och maritima vetenskaper (M2) har en internationell och dynamisk forsknings- och utbildningsmiljö. Institutionen återfinns på både Campus Lindholmen och Campus Johanneberg och består av sju forskningsavdelningar samt ett verksamhetsstöd. Verksamhetsstödet består av 19 personer som arbetar med ledningsstöd, ekonomi, studie- och forskningsadministration HR- och webbadministration. Verksamhetsstödet leds av administrativ chef.

Beskrivning av tjänsten
I arbetet med fort- och uppdragsutbildning arbetar du från början till slut vilket bl a innebär arbete med att uppdatera och skapa sidor med kursinformation. Du tar löpande emot och hanterar kursanmälningar, besvarar presumtiva kursdeltagares och branschens frågor, skapar deltagarlistor, registrerar betyg, hanterar kurslitteratur, beställer fika och profilmaterial, skickar inbjudningar, skapar faktureringsunderlag, hanterar Transportstyrelsens intyg, skapar och sammanställer kursenkäter mm. För fort- och uppdragsutbildning finns en arbetsgrupp som du blir en viktig del av. I samband med tentamensperioder stöttar du kollegorna med resultatrapportering och annan studieadministration. Du kommer även att vara sekreterare i institutionens kollegium m fl arbetsuppgifter.

Vi har både morgondagens administration och det löpande arbetet för ögonen. Detta innebär att du tillsammans med kollegor hjälps åt i vardagen och arbetar med ständiga förbättringar inom många områden. Det kan handla om att optimera användning av administrativa stödsystem och funktionsmail, skapa lättillgängliga instruktioner och mycket mer. Vi ser fram emot att höra vad du med dina erfarenheter och kompetenser kan bidra med. Löpande såväl som utvecklingsarbete sker nära kollegor, lärare, forskare, chefer, branschföreträdare, studenter m fl.

Anställningsform
Tillsvidareanställning på heltid. 

Kvalifikationer
Vi ser gärna att du har högskoleutbildning inom administration, alternativt flerårig relevant administrativ erfarenhet. För arbetet behöver du ha vana att arbeta i olika administrativa stödsystem. Du är en skicklig administratör och har erfarenhet av administrativt arbete, gärna liknande arbetsuppgifter som ingår i tjänsten. Därtill behöver du ha god kommunikativ förmåga samt goda kunskaper i både svenska och engelska.
För att trivas i rollen behöver du vara proaktiv och driven och självständigt kunna utveckla din roll och dina arbetsuppgifter. Du har lätt att sätta dig in i nya IT system och nya arbetsuppgifter. Du tycker om utvecklingsarbete, ser till helhet och möjligheter, är serviceinriktad, flexibel och har lätt för att samarbeta då arbetet innebär många kontaktytor. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Det är meriterande om du har erfarenhet av att arbeta med förbättringsarbete gärna inom utbildningsområdet, likaså tidigare erfarenhet av arbete med system som Ladok, Canvas (studieadministrativa system) och Chalmers 360 (diarie- och dokumenthanteringssystem) eller liknande verktyg.

Att arbeta på Chalmers
Chalmers värdeord: öppenhet, respekt, delaktighet, mångfald och kvalitet, genomsyrar synen på vår arbetsmiljö och våra medarbetare. Vi erbjuder en stimulerande arbetsplats i en akademisk miljö, där studenter och medarbetare drivs av att skapa värde för en hållbar framtid.
Våra förmåner för anställda omfattar bland annat:
⦁ Flexibilitet att arbeta på distans.
⦁ Semester upp till sju veckor per år.
⦁ Kollektivavtal med föräldralön, sjukpenningtillägg, läkemedelskostnader, löneväxling, pension, inarbetade dagar samt flextid.
⦁ Friskvårdsbidrag samt en friskvårdstimma varje vecka under betald arbetstid.

Här kan du läsa mer om våra förmåner och hur det är att arbeta på Chalmers.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska vara märkt med Namn, Ref 20230056 och dokumenten sparas som PDF-filer enligt nedan:

CV

Personligt brev
• 1-2 sidor

Övrigt (valfritt)
• Eventuella intyg, betyg etc. Referenser lämnas vid en eventuell intervju.

Sista ansökningsdag: 19 februari.
Urval och intervjuer kan komma att ske löpande innan sista ansökningsdag.

Vid frågor, vänligen kontakta
Åsa Eriksson, administrativ chef
asa.eriksson@chalmers.se, Telefon 031 772 6508

Maria Lindbom, administratör
maria.lindbom@chalmers.se, Telefon 031 772 3787

Gunnel Aronsson, ekonom
gunnel.aronsson@chalmers.se, Telefon 031 772 3680

Katrin Axelsson, HR-partner
katrin.axelsson@chalmers.se

 
*** Chalmers undanber sig alla erbjudanden om ytterligare jobbannonsering eller rekryteringsstöd i samband med denna rekrytering. ***
 


Chalmers vision är att aktivt medverka till en hållbar framtid. Vår forskning och utbildning inom teknik, naturvetenskap, arkitektur och sjöfart bedrivs i nära kontakt med omvärlden. Strategin för att nå vetenskaplig excellens förverkligas inom sex styrkeområden; Energi, Hälsa och teknik, Informations- och kommunikationsteknik, Materialvetenskap, Produktion och Transport. De grundläggande vetenskaperna utgör basen och hållbarhet, innovation och entreprenörskap är viktiga drivkrafter. Chalmers har omkring 11 000 studenter och 3000 anställda. Utveckling och förnyelse har präglat Chalmers ända sen starten 1829, helt enligt grundaren William Chalmers motto: Avancez!