Administratör till Chalmers tekniska högkola

Institutionen för arkitektur och samhällsbyggnadsteknik formar framtidens arkitekter och samhällsbyggare. Genom utbildning och forskning inom ingenjörs- och samhällsvetenskap, arkitektur och humaniora, utvecklar vi kunskap och nya lösningar till nytta för ett hållbart samhälle.
Institutionen har en internationell miljö med drygt 220 anställda uppdelade på tio akademiska avdelningar och ett verksamhetsstöd.
Institutionen söker nu en administratör.

Information om verksamhetsstödet 
Verksamhetsstödet vid institutionen ansvarar för det administrativa stödet till institutionens kärnverksamhet, dvs ledning, lärare och forskare. Detta innebär bl.a. för ekonomi-, personal-, forsknings- och utbildningsadministration samt stöd i övriga administrativa frågor såsom exempelvis inköp och lokaler. Avdelningen är en gemensam resurs till institutionen och leds av administrativ chef och består av ca 17 medarbetare som arbetar i mindre team för att ge kärnverksamhet ett nära och professionellt stöd.


Beskrivning av tjänsten
Som administratör har du många kontaktytor och tjänsten erbjuder en stor variation av arbetsuppgifter, allt från rutinuppgifter till mer utvecklingsinriktade uppgifter såväl som akuta frågor som behöver lösas direkt. I uppdraget ingår bl.a. att koordinera institutionens inköp samt ge övrigt kvalificerat administrativt stöd till chefer, lärare och forskare så som exempelvis studie- och personaladministration samt konferens och resebokningar. Du arbetar serviceinriktat och kvalitetsmedvetet med tydlig utgångspunkt i verksamhetens behov. Du arbetar självständigt i de specifika arbetsuppgifterna, men med ett starkt nätverk inom verksamheten, institutionen och Chalmers. En annan viktig del av tjänsten är också att tillsammans med kollegor utveckla och effektivisera rutiner och arbetssätt för ett nära och professionellt stöd. Arbetsuppgifterna kan variera utifrån behov.

Anställningsform
Tillsvidareanställning på heltid.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har lägst gymnasieutbildning och stor erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna med fokus på administration inom universitet/högskola. Du bör kunna hantera många frågor och system parallellt och ha förmågan att behålla fokus på både detalj och helhet.

Då kommunikation på både svenska och engelska är en naturlig del av vardagen bör du kunna tala och skriva obehindrat på båda språken. Du är en van användare av officepaketet och det är meriterande om du har erfarenhet av administrativa IT-system inom högskolesektorn.

Som person har du god förmåga att samarbeta och är lyhörd för verksamhetens behov. Du är prestigelös, positiv och serviceinriktad, tar självständigt ansvar för dina uppgifter samtidigt som du är en god lagspelare och uppskattar teamarbete. Du har god förmåga att planera och strukturera ditt arbete samt ta egna initiativ för att hitta lösningar att utveckla och effektivisera det administrativa arbetet.

Vi kommer ta hänsyn till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom institutionen samt bidra till dess framtida utveckling.


Att arbeta på Chalmers
Chalmers vision: ”För en hållbar framtid” genomsyrar synen på vår arbetsmiljö och våra medarbetare, därför erbjuder vi bland annat:
⦁ Flexibilitet att arbeta på distans.
⦁ Kollektivavtal med föräldralön, sjukpenningtillägg, läkemedelskostnader, löneväxling, pension, inarbetade dagar samt flextid erbjuds.
⦁ Anställda erbjuds friskvårdsbidrag samt en friskvårdstimma varje vecka under betald arbetstid.

Här kan du läsa mer om våra förmåner och hur det är att arbeta på Chalmers.
Vi erbjuder en stimulerande arbetsplats i en akademisk miljö, där studenter och medarbetare drivs av att skapa värde för en hållbar framtid.

Chalmers arbetar aktivt för att vara en attraktiv arbetsgivare. Jämställdhet och mångfald är viktiga grunder för all verksamhet på Chalmers.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska vara märkt med Namn, Ref 20230465 och dokumenten sparas som PDF-filer enligt nedan:

CV

Personligt brev
• 1-2 sidor

Övrigt (valfritt)
• Eventuella intyg, betyg etc. Referenser lämnas vid en eventuell intervju.

Sista ansökningsdag: 20 augusti, 2023

Vid frågor, vänligen kontakta: 
Helena Sjöholm
Administrativ chef
Helena.sjoholm@chalmers.se
Telefon: 031 772 60 96