Administratör till Drift och förvaltning

Gävle växer och är i stark utveckling. Vi erbjuder intressanta och utmanande jobb med goda möjligheter för dig att växa. I kuststaden Gävle har du nära till natur, kultur och upplevelser. Vill du vara med och ta Gävle in i framtiden? Nu söker vi dig som vill göra Gävle ännu bättre tillsammans med oss!

Livsmiljö Gävles medarbetare gör Gävle vackrare, säkrare och mer händelserikt. Varje dag ger vi människor upplevelser samtidigt som vi bygger, utvecklar och påverkar dagens och framtidens samhälle. Dina insatser har stor påverkan på gävlebornas vardag. Vi erbjuder dig ett betydelsefullt, stimulerande och utvecklande arbete. Vi gör så att Gävle växer och ger gävleborna spännande upplevelser.

Enheten Drift och förvaltning ansvarar för drift och förvaltning av Gävle kommuns mark och allmänna platser så som vägar, broar, parker och naturmark. Vi är en beställar- och en utförarorganisation inom upphandling, drift, underhåll och skötsel. Vi beslutar även om tillståndsfrågor som rör trafik och transport. På enheten arbetar 17 medarbetare varav en arbetar som administratör.

ARBETSUPPGIFTER
Är du en erfaren administratör som, gillar ordning och reda och att ge service med hög kvalitet? Bra, då kan det vara dig vi söker! Kom och gör Gävle fint och säkert tillsammans med oss!

I rollen som administratör så har du en viktig serviceroll både internt och externt. I din roll ansvarar du för:
-Fördelning av inkomna ärenden i våra ärendehanteringssystem.
-Registrering och diarieföring av ärenden och handlingar i Platina.
-Hantering av utlämning av offentliga handlingar på enheten.
-Meddela beslut och besvara frågor om ansökta grävtillstånd.
-Fakturering och till vis del attest av fakturor.
-Inkommande post samt de gemensamma funktionsbrevlådorna för inkommande e-post.
-Övriga administrativa uppgifter som uppkommer på enheten.
-Deltagare i närservicegruppen tillsammans med övriga administratörer på Livsmiljö Gävle.
-Deltagare i registratorsträffarna för hela Gävle kommun

Du kommer att ha ett nära samarbete med övriga medarbetare på enheten, kommunens kundtjänst samt med de andra administratörerna på Sektor Livsmiljö. Du kommer att arbeta på plats i Förvaltningshuset i fina nyrenoverade lokaler i ett aktivitetsbaserat kontorslandskap.

Samarbete, bemötande och kvalité är framgångsfaktorerna i vår gemensamma värdegrund och är naturliga ledstjärnor i vårt dagliga arbete.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har en utbildning inom administration eller annan utbildning eller erfarenhet som är relevant för tjänsten. Du har erfarenhet av att arbeta som administratör gärna inom offentlig förvaltning. Du har kunskap och erfarenhet av att arbeta i ärende- och dokumenthanteringssystem samt Microsoft Office.

Vi ser det som meriterande för tjänsten om du har erfarenhet av att arbeta med diarieföring, utlämning av offentliga handlingar, fakturering samt med GDPR frågor och/eller informationssäkerhet. Det är också önskvärt om du har kunskaper om lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet så som offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

För att lyckas i tjänsten är du van och trivs med att arbeta självständigt. Ditt arbetssätt kännetecknas av att du arbetar på ett systematiskt, metodiskt och pålitligt sätt. Du ser vad som behöver prioriteras och har en förmåga att leverera resultat, både vad gäller kvalitet och produktivitet. Du har lätt för att anpassa dig till olika situationer, och har förmågan att ändra ditt syn- och förhållningssätt. Du ser möjligheter i förändringar.

Då muntlig och skriftlig kommunikation är en stor del av ditt arbete så söker vi dig som har mycket goda kunskaper i det svenska språket. Du är pedagogisk i ditt sätt att kommunicera och kan anpassa ditt språk utifrån olika situationer, syften och mottagare. Du samarbetar väl med personer i olika sammanhang och funktioner och har ett prestigelöst förhållningssätt i ditt samarbete med andra. I mötet med andra har du ett gott bemötande, förmågan att fokusera på kundens behov och att uppnå god kundtillfredsställelse. Att ge god service är en självklarhet för dig!

Varmt välkommen med din ansökan!

ÖVRIGT
För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Gävle kommun samt möjliggöra god kommunikation med våra sökande ber vi dig att skicka in din ansökan digitalt via Visma Recruit, inte via e-post eller pappersformat. Om du har skyddad identitet ber vid dig att ta kontakt med rekryterande chef, skicka inte in din ansökan digitalt.

Om du söker en deltidstjänst hos oss så finns ett beslut inom Gävle kommun som innebär att du som tillsvidareanställd medarbetare kan begära att du vill arbeta heltid. En sådan begäran kan innebära att du kan behöva utföra andra arbetsuppgifter än dina ordinarie.

Gävle kommun hör till finskt förvaltningsområde. Om du därför utöver våra övriga kompetenskrav även talar finska, kan det vara en merit.

Inför rekryteringsarbetet har Gävle kommun tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.