Administratör till enheten Distribution & visning

Svenska Filminstitutet är en samlande röst för filmen i Sverige och en mötesplats för upplevelser och insikter som stärker filmen i alla led. Vi bevarar och tillgängliggör det svenska filmarvet, verkar för att barn och unga har goda kunskaper om film och rörlig bild, stödjer produktion, distribution och visning av värdefull film samt representerar den svenska filmen internationellt. Genom en mångfald av berättelser möjliggör vi för fler att skapa, uppleva och berikas av film.

Administratören vi söker kommer organisatoriskt att tillhöra enheten Distribution & visning, bestående av totalt åtta medarbetare som är handläggare, lanseringskonsulent och administratörer, samt en enhetschef. Enheten är en verksamhet med tempo och i rörelse som ingår i en stor organisation med många kontaktytor.

Enheten ingår i avdelningen Filmstöd och arbetar primärt med att fördela stöd till den svenska distributions- och visningssektorn för insatser som främjar publikens möte med film i Sverige. Vårt uppdrag är att verka för mer film till fler vilket genomsyrar enhetens alla funktioner.

Arbetsuppgifter
Som administratör är du en viktig del i stödgivningsprocessen. Du ingår i en arbetsgrupp där uppgiften är att stödja enhetens handläggare i deras arbete. Ditt huvudsakliga ansvarsområde är en ändamålsenlig och säker administration av stödgivningshandlingar, såsom ansökningar, utbetalningar, beslutshandlingar och avtal, arkivering av handlingar samt förmedling av information till filmdatabasen. Handläggningsarbetet sker i första hand i vårt ärendehanteringssystem Platina. Under hösten 2021 kommer ett digitalt ansökningssystem implementeras, varför arbetsuppgifterna kan komma att förändras och utvecklas.

En viktig uppgift som administratör är att agera som stöd till sökande genom både telefonsamtal och e-post. Det är därför viktigt att du är van att hålla dig uppdaterad vad gäller bestämmelser och riktlinjer. Att vara behjälplig i övriga administrativa sysslor, som till exempel ta emot besökare, bistå vid arrangemang med mera, förekommer.

Dina erfarenheter och kunskaper
Du har gymnasieutbildning och minst 2 års dokumenterad erfarenhet av administration där dagligt arbete i ett ärendehanteringssystem är ett krav och du är van vid diarieföring av handlingar. Du ska vara bekväm med att använda standardprogram i Officepaketet, såsom Excel, och har goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift. Tjänsten kräver kunskap inom ekonomiarbete och enklare statistikhantering. Du ska ha erfarenhet av att arbeta i verksamhet i digital förändring.

Kunskaper om och erfarenhet av följande är meriterande:

- First line support inom kundtjänstverksamhet
- Svensk filmbransch eller annan kulturell verksamhet


Personliga egenskaper
Som medarbetare och kollega är du engagerad, förändringsorienterad och bidrar positivt till ett bra samarbete inom enheten Distribution & visning, avdelningen Filmstöd och övriga avdelningar inom Filminstitutet. Du är serviceinriktad, strukturerad och tycker om att ta ansvar. Du har lätt för att arbeta med siffror och är kvalitetsmedveten. Tjänsten förutsätter att du är initiativtagande och driven som person. Arbetstoppar förekommer varför en förmåga att hantera stress under kortare tidsperioder är önskvärt.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet och att du kan identifiera dig med våra värdeord - kunskap, respekt och mod.

Ansökan
Svenska Filminstitutet vill vara en attraktiv arbetsplats som utmärks av en strävan att vara fri från diskriminering och ge lika möjligheter för alla. Vi ser gärna sökanden med olika bakgrund och erfarenheter då vi eftersträvar att öka representationen i organisationen. Filminstitutet använder sig av rekryteringsverktyget Teamtailor och en process där alla kandidater är anonyma i första urvalssteget.

Anställningen är på heltid och tillsvidare med tillträde i oktober. Sex månaders provanställning tillämpas. Ansökan ska vara oss tillhanda senast 30 maj. Diarienummer för rekryteringen är SFI-2021-1985.

Vid frågor om tjänsten kontakta tf enhetschef Helena Simonsson 08-665 11 96. Fackliga företrädare är Tomas Johansson, ST-Kultur tel 08-665 11 35 och Torkel Stål, SACO tel 08-665 11 40.