Administratör till enheten för kompetensförsörjning och tillgänglighet

Är du en person som vill arbeta med service och administration, att ge stöd och struktur? Vi erbjuder en variationsrik tjänst på en mycket intressant och dynamisk arbetsplats i Sveriges kunskapsmyndighet för hälsa, vård och omsorg. Tjänsten är placerad på enheten för Kompetensförsörjning och Tillgänglighet på Avdelningen för utveckling av hälso- och sjukvården på systemnivå.

Om tjänsten

Som administratör kommer du att arbeta med ett brett spann av administrativa uppgifter. Rollen innebär många kontaktytor även utanför myndigheten och därför kommer din servicesida få mycket utrymme. Några av de uppgifter som kommer att bli aktuella är:


• samordna och planera det administrativa arbetet under året, vilket även inkluderar att skapa och upprätthålla administrativa rutiner och mallar
• löpande planering och administration så som kalenderbokningar, beställningar, arvodering av ledamöter, resor m.m.
• övervaka och fördela e-mejl och ärenden från funktionsbrevlådor
• assistera vid möten, utbildningar och konferenser
• viss diarieföring
• vara ett stöd i upprättande av interna och externa protokoll, dokumentation m.m.  
• göra enklare beräkningar, sammanställningar och diagram
• hjälpa till med upphandlingsfrågor.  

Om dig

För att lyckas i rollen behöver du ha god samarbetsförmåga och vara serviceinriktad och tycka om att ge stöd åt andra. Då uppgifterna innebär många kontakter, både internt och externt är det av stor vikt att du har god förmåga att kommunicera professionellt, tydligt och enkelt både i tal och skrift. Vidare behöver du vara flexibel och snabbt kunna ändra ditt arbetssätt efter ändrade förutsättningar och vara van att ha flera arbetsuppgifter igång samtidigt. Du behöver också vara strukturerad och noggrann samt vara självgående med ett gott omdöme. Vid rekryteringen kommer vi att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Vi söker dig som har


• eftergymnasial utbildning som myndigheten finner relevant
• minst 2 års arbetslivserfarenhet från liknande arbete
• erfarenhet av administrativt arbete på myndighet eller annan offentlig organisation
• erfarenhet av att utveckla administrativa rutiner och förbättringar
• god kännedom om offentlighet och sekretess
• erfarenhet av mötesadministration och protokollföring
• goda allmänna datorkunskaper och vana att arbeta i olika IT-program, t. ex. MS Office, Agresso, Skype och Teams
• goda kunskaper i svenska och engelska, både muntligt och skriftligt.

Det är meriterande om du har


• erfarenhet av att facilitera digitala möten
• erfarenhet av registartur och diarieföring
• erfarenhet av webbpublicering
• erfarenhet av layout i InDesign.

Bra att veta

Anställningen är en tillsvidareanställning och inleds med provanställning i sex månader. Du utgår ifrån kontoret på Västerbroplan i Stockholm, men har möjlighet att arbeta på distans när arbetet tillåter upp till två dagar dagar i veckan. Din tjänstetitel blir administratör och din placering är på Avdelningen för utveckling av hälso- och sjukvården på systemnivå, enheten för Kompetensförsörjning och tillgänglighet.

För att kunna göra en rättvis och likvärdig bedömning av dig som sökande använder vi oss av urvalsfrågor. Vi ber dig därför att svara på frågorna så utförligt som möjligt så att vi kan avgöra hur väl du matchar den efterfrågade kompetensen.

Om du har frågor om tjänsten, kontakta enhetschef Lena Hellberg på lena.hellberg@socialstyrelsen.se Vid frågor om rekryteringsprocessen, kontakta personalspecialist Hedvig Olsson på hedvig.olsson@socialstyrelsen.se. Fackliga företrädare är Carl-Erik Flodmark för SACO och Pablo Canales för ST/OFR. Samtliga nås på telefonnummer 075-247 30 00.

Har du skyddad identitet? Kontakta angiven personalspecialist ovan.

Välkommen med din ansökan senast den 25 september 2023.