Administratör till Enheten för myndighet och administration

Är du en serviceinriktad och strukturerad person som vill arbeta med att stödja och utveckla en viktig verksamhet? Då kan du vara den vi söker! 

Som administrativt ledningsstöd kommer du att vara en nyckelperson för verksamhetscheferna på gymnasie- och vuxenutbildningen och för dess ledningsgrupp.

Om tjänsten 
Välkommen till oss i rollen som administrativt ledningsstöd! Här kommer du att ansvara för att planera, boka och administrera möten, ta fram och sammanställa material, hantera dokument och information, samt vara behjälplig i IT-frågor och digitalisering av administrativa processer. Du kommer också att ha kontakt med interna och externa aktörer och bidra till en god kommunikation och samverkan.

Vi erbjuder dig ett omväxlande och stimulerande arbete i en spännande verksamhet som gör skillnad för många människor. Du kommer att ingå i en engagerad och kompetent arbetsgrupp som arbetar med alltifrån utbildningsfrågor till gymnasieantagning och säkerhetsfrågor. Även om tjänsten är organiserad till en av förvaltningens stabsenheter så kommer du framför allt ha ett nära samarbete med verksamhetschefer och rektorer.

För att trivas i rollen som administrativt ledningsstöd uppskattar du att arbeta i högt tempo i en högpresterande arbetsgrupp. Du har även några års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter.

Om du känner dig lockad av denna utmaning, tveka inte att skicka in din ansökan redan idag!

Exempel på arbetsuppgifter:

• kommunikation och samordning: hantera korrespondens, mötesbokningar och samordning av möten för verksamhetscheferna
• dokumenthantering: ansvara för dokumenthantering, arkivering och uppdatering av relevanta handlingar 
• ekonomiadministration: ansvara för fakturahantering, beställningar och rapportering 
• personaladministration: assistera med personaladministration i relevanta system 
• projektstöd: delta i projekt och bistå med administrativt stöd 

Du kommer även samarbeta med lednings- och stabsfunktioner inom Gymnasie- och arbetsmarknadsförvaltningen och bidra med din specifika kompetens för att säkra en effektiv administration

Om arbetsplatsen
Du kommer tillhöra Enheten för myndighet och administration, en av de centrala stabsenheterna på gymnasie- och arbetsmarknadsförvaltningen. Enheten består av 10 medarbetare som leds av en enhetschef. Vi finns idag på Ringgatan 32 men kommer flytta till Åbylunden 2 under hösten 2024.

På Gymnasie- och arbetsmarknadsförvaltningen i Örebro kommun arbetar cirka 1400 personer för att förverkliga gymnasie-och arbetsmarknadsnämndens ansvarsområden. Förvaltningen arbetar med att erbjuda unga och vuxna att utbildning och för att människor ska nå egen försörjning.

I förvaltningens ansvarsområde ingår gymnasieskola och anpassad gymnasieskola, riksgymnasium för döva och hörselskadade, kommunal vuxenutbildning och svenska för invandrare, kommunala arbetsmarknadsinsatser, försörjningsstöd, Partnerskap Örebro samt lantmäteri.

Läs mer om hur det är att jobba i Örebro kommun på www.orebro.se/jobb.

Kvalifikationer
För att trivas i rollen som administrativt ledningsstödär bör du vara trygg och stabil i dig själv och i din yrkesroll. Du har tidigare erfarenhet av liknande arbetsuppgifter och har förmåga att planera, organisera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. Dessutom bistår du med denna kompetens i ditt stöd till andra. Du är van att arbeta självständigt och proaktivt, tar ett stort ansvar för dina arbetsuppgifter och har god förmåga att driva arbetet framåt. Samtidigt som du trivs med att arbeta självständigt, trivs du även med att samarbeta med andra då rollen innebär kontaktytor med både interna och externa aktörer. Du har ett flexibelt förhållningssätt, är lyhörd och kommunikativ, och ser till att leverera en god service och ett kvalitativt stöd. Du har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter och ser möjligheter i förändringar. Du har också ett intresse för verksamhetens ansvarsområde och vill bidra till dess utveckling och kvalitet.

Du har goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift. Du har god datorvana och goda kunskaper i Office-paketet, samt god förmåga att strukturerat hantera dokument och tidsplanering

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Krav:

• adekvat gymnasieutbildning med inriktning inom administration, alt. YH-utbildning inom administration eller annan utbildning arbetsgivaren bedömer likvärdig
• flerårig erfarenhet som administrativt ledningsstöd, gärna inom utbildningssektorn 
• god förmåga att kommunicera skriftligt och muntligt på svenska och engelska 
• erfarenhet av dokumenthantering och tidsplanering 
• grundläggande förståelse för ekonomiadministration 
• vana vid att använda kontorsprogram och digitala verktyg 

Meriterande:

• B-körkort (manuellt växlad bil)
• erfarenhet av arbete i politiskt styrd organisation
• kunskaper om skolans styrkedja

Omfattning och tillträde
Anställningsform: tillsvidareanställning

Sysselsättningsgrad: 100%

Tillträde: enligt överenskommelse

Antal tjänster: 1

Övrig information
Intervjuer kan komma att ske digitalt. På orebro.se/jobb/digitalaintervjuer kan du läsa mer om våra digitala intervjuer och hur du kan förbereda dig.

Ansökan
Sista ansökningsdag är 10 april.

Välkommen med din ansökan!


Skyddade personuppgifter? Läs mer om hur du ansöker på orebro.se/jobb/skyddadepersonuppgifter