Administratör till Enheten för tematiskt stöd

Sida är en statlig myndighet som arbetar på uppdrag av Sveriges riksdag och regering för att minska fattigdomen i världen. I partnerskap med andra bidrar Sida till att genomföra Sveriges politik för global utveckling som syftar till att skapa förutsättningar för bättre levnadsvillkor för människor som lever i fattigdom och förtryck.
Arbetet genomförs i en internationell miljö och Sida är också en mötesplats för aktörer inom internationellt utvecklingssamarbete och bidrar till social, ekonomisk och miljömässigt hållbar global utveckling.
Som medarbetare har du många tillfällen till lärande och kan påverka din egen utveckling. Genom vår breda verksamhet ges möjlighet till olika karriärer för både medarbetare och chefer – även internationellt. Vi erbjuder våra medarbetare ett variationsrikt och självständigt arbete där du får samarbeta med kollegor och partners inom såväl din egen som andra professioner.
Avdelningen för internationella organisationer och tematiskt stöd (INTEM) genomför sex globala strategier för hållbar utveckling och ökad demokrati samt bidrar till Sidas kunskapsutveckling och expertstöd till regeringen. Avdelningen har drygt 100 medarbetare, hanterar cirka 4,7 miljarder kronor genom olika program och stöd och står för Sidas verksövergripande tematiska och multilaterala expertstöd.
Tjänsten är placerad på enheten för tematiskt stöd (TEMA) som står för stora delar av Sidas tematiska omvärldsbevakning, analys, rapportering och kommunikation samt för kunskapsutbyte och kompetensutveckling inom de tematiska nätverk som enheten samordnar. Tjänsten fördelas mellan enheten för tematiskt stöd (TEMA) 70% och enheten för multilateralt samarbete (INTEM/MULTI) 30%.
Din roll är central för enheten och du kommer aktivt stödja enhetens chef och medarbetare med olika administrativa uppgifter kopplade till exempelvis möten och konferenser, intern kommunikation (såsom Nätverks- och metodsidor, nyhetsbrev), kompetensförsörjning samt planering. För att passa i rollen bör du vara prestigelös, trivas med ett omväxlande arbete och ha en förmåga att snabbt växla mellan olika uppdrag.
Mer information om avdelningen och Sidas organisation finns på www.sida.se under Om oss/Organisation.
Arbetsuppgifter
Administration (planering, genomförande, uppföljning) av interna och externa möten och konferenser. Exempel på relaterade arbetsuppgifter är planering, beslut, utskick av inbjudningar och fakturauppföljning för lokaler, catering, registrering av deltagare, dokumentation och utvärdering.
Stöd med att utveckla och underhålla nätverks- och metodsidor på plattformen Sharepoint. Sidorna är nätverkens främsta sidor utåt mot verket och en viktig del av verkets kunskapshanteringssystem och metodstöd för integrering av perspektiven i hela Sida:s verksamhet. Arbetet sker i nära samarbete med ämnesföreträdare (ÄF) och verksföreträdare (VF).
Stöd med att utveckla och sammanställa nyhetsbrev. Ett flertal nätverk gör regelbundna utskick av nyhetsbrev till sina nätverksmedlemmar. Nyhetsbreven är en viktig del av verkets kunskapshanteringssystem. Arbetet sker i nära samarbete med ämnesföreträdare (ÄF) och verksföreträdare.
Samordna arbetet med upptryckning, språkgranskning och översättning av enhetens publikationer.
Underhålla och kontinuerlig uppdatera TEMA:s interna samarbetsyta och kalender, inklusive stödjande dokument för verksamheten (såsom ”vem-gör-vad-på-TEMA”, ”TEMA:s verktygslåda” och mallar för expertuppdrag).
Stöd med att skapa och utveckla presentationer (såsom Powerpoint eller andra faciliteringsverktyg).
Vara behjälplig i utformandet och tillämpning av andra digitala metodstöd och visa intresse att nyttja relevanta nya digitala hjälpmedel.
Stöd i personalrelaterade frågor (exempelvis bemanning, introduktionsprogram, praktisk introduktion av nyanställda och hjälp vid avslut av anställning).
Bidra och stödja enhetens interna kommunikation.
Stöd till medarbetarna på enheten i ärende- och dokumenthantering.
I övrigt förekommande arbetsuppgifter som beslutas av enhetschef.

Kvalifikationskrav
Förutom nedanstående kvalifikationskrav hänvisas till Sidas personalpolicy på www.sida.se.
Utbildning
Minst motsvarande gymnasiekompetens

Språk
Mycket goda kunskaper i svenska samt engelska

Kompetens och arbetslivserfarenhet
God erfarenhet av att planera, dokumentera och samordna administrativt arbete
Serviceförmåga och ha intresse av att hjälpa andra, att kunna arbeta med olika sorters människor och att anpassa sitt sätt efter olika situationer med integriteten i behåll
Förmåga att vara proaktiv, lösningsfokuserad och hålla tidsramar
Förmåga att hantera många olika arbetsuppgifter och prioritera självständigt mellan dem
Kommunikationsförmåga med fokus på att kunna förmedla information muntligt och skriftligt på ett tydligt och lättbegripligt sätt
Förmåga att vara kvalitetsmedveten, analytisk och resultatinriktad
Mycket god IT-vana och förmåga att arbeta med Office-paketet samt olika administrativa system

Meriter
God erfarenhet av att planera, dokumentera och samordna administrativt arbete
Serviceförmåga och ha intresse av att hjälpa andra, att kunna arbeta med olika sorters människor och att anpassa sitt sätt efter olika situationer med integriteten i behåll
Förmåga att vara proaktiv, lösningsfokuserad och hålla tidsramar
Förmåga att hantera många olika arbetsuppgifter och prioritera självständigt mellan dem
Kommunikationsförmåga med fokus på att kunna förmedla information muntligt och skriftligt på ett tydligt och lättbegripligt sätt
Förmåga att vara kvalitetsmedveten, analytisk och resultatinriktad
Mycket god IT-vana och förmåga att arbeta med Office-paketet samt olika administrativa system

Anställningsvillkor
Befattningen avser en tillsvidareanställning med tillträde snarast. Provanställning tillämpas.
Information
Vid kontakt vänligen ange ref.nr 81/20
Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av Christina Hartler, 070-509 68 08.
Annonsförsäljare undanbedes vänligt men bestämt.
Fackliga företrädare vid Sida är Saco Sida (kontaktperson: Luis Larrea 08-698 50 00) och Fackförbundet ST inom Sida (kontaktperson: Lisbeth Nylund, tfn 08-698 40 19)
I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.
Sista ansökningsdag är den 18 maj 2020
Sida välkomnar alla sökande.