Administratör till Familjehemsenhet- Myndighet

Gävle växer och är i stark utveckling. Vi erbjuder intressanta och utmanande jobb med goda möjligheter för dig att växa. I kuststaden Gävle har du nära till natur, kultur och upplevelser. Vill du vara med och ta Gävle in i framtiden? Nu söker vi dig som vill göra Gävle ännu bättre tillsammans med oss!

Välfärd Gävles medarbetare gör Gävle tryggare för barn, unga och äldre, personer med funktionsnedsättning och människor i utsatta situationer. Vi jobbar även med att skapa de bästa förutsättningarna för vuxnas lärande och för personlig utveckling. Vi erbjuder framtidsyrken som både utmanar och utvecklar och du jobbar med sånt som är viktigt på riktigt. Tillsammans gör vi Gävle tryggare!

Familjehemsenhet - Myndighet vi är en stabil arbetsgrupp som består av en enhetschef, två ställföreträdande enhetschefer, 16 barnsekreterare och en administratör. Vi sitter centralt i Gävle och vi har ett nära samarbete med Familjehemsenhet -Stöd.

ARBETSUPPGIFTER
Då vår nuvarande administratör ska gå i pension söker vi nu dennes efterträdare. Är du en administratör ut i fingerspetsarna? Är du duktig på statistik, granska siffror och registrera klientärenden? Vad roligt! Då har vi tjänsten för dig! Välkommen med din ansökan till oss. Kom och gör Gävle bättre!

I din roll som administratör är din främsta arbetsuppgift att registrera och följa upp klientärenden tillsammans med handläggarna och viss dokumentation i vårt verksamhetssystem, Treserva. Du kommer att registrera beslut avseende familjehemmets placerade barn. Du kommer även att arbeta med hantering av avtal och underlag för ekonomi gällande placeringar, jourplaceringar samt att granska utbetalningar av arvoden. Du arbetar i vårt faktureringssystem där du ska inhämta information om vad fakturan avser och säkerhetsställa fakturan innan kontering. Genomföra utbetalningar till uppdragstagare enligt arvodesmodulen och dokumentera likviden, här krävs det stor noggrannhet från dig. Rapportera till IVO, inspektionen för vård och omsorg.

Dina arbetsuppgifter innebär att ha kontroll och strukturera upp verksamhetens arkiv, både digitalt och fysiska handlingar. Arbetsuppgifterna är situationsanpassade och flexibla utifrån verksamhetens behov. Olika typer av kontorsuppgifter som hantering av dokumentation från Socialnämnden, rekvirering av registerutdrag, kontroll och dokumentation, olika utskick till uppdragstagare, hantering av olika listor etc. förekommer också.

Du kommer att ge administrativt stöd i handläggnings och beslutsprocesserna åt handläggarna och du ska även ge chefsstöd. Vara behjälplig med att ta fram uppgifter och ta fram statistik från olika program och presentera den på ett tydligt och pedagogiskt vis. Ansvara för verksamhetens funktionsbrevlåda i Artvise och boka resor. I rollen ingår det att föra mötesanteckningar och vara behjälplig vid mötesinbokningar samt avbokningar. Avlasta och samarbeta med administratören på Familjehemsenhet, Stöd samt täcka upp vid frånvaro. Du kommer att medverka på verksamhetens APT och olika planeringar. Det är du som är kuggen i hjulet på vår verksamhet och du är en viktig person hos oss.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har en godkänd gymnasieutbildning inom administration eller ekonomi eller annan utbildning i kombination med erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Du ska ha mycket goda IT-kunskaper inom Office365, främst inom Excel, PowerPoint och Word.
Du ska ha arbetat som administratör inom Socialtjänsten minst ett år och kan verksamhetssystemet Treserva. Tidigare erfarenhet av fakturahantering. God kunskap i det svenska språket i tal, skrift och läsförståelse.

Det är meriterande för tjänsten om du kan ta fram statistik från Power BI och Treserva och presentera statistik på ett pedagogiskt och tydligt vis. Likaså om du kan systemen Artvise, Preccedo, Outlook och Teams. Önskvärt om du tidigare har hanterat underlag för utbetalningar till uppdragstagare och klient och har erfarenhet av att rapportera till IVO.

Då denna tjänst som administratör innebär att du är kuggen i hjulet på vår verksamhet innebär det att du kan skriva tydligt, klart och välstrukturerat samt har förmågan att anpassa dina texter utifrån den tilltänkta målgruppen. Du är duktig på att planera och organisera ditt arbete. Du har lätt för att sätta upp mål, organisera resurser, följa upp och avsluta aktiviteter. Du kan räkna och har lätt för att se om en uträkning ser felaktigt ut.

Du har förmågan att se vad som behöver prioriteras, är effektiv och använder resurserna för att på bästa sätt nå resultat. Du har lätt för att samarbeta med andra och vara behjälplig och har ett prestigelöst förhållningssätt i ditt samarbete. Du är alert och är lösningsorienterad, du har förmågan att hitta alternativa lösningar på uppkomna problem.

Är du en person som älskar att hålla saker organiserade och gillar att stötta och vara behjälplig till andra. Då kan du vara den vi söker! Välkommen med din ansökan till oss!

ÖVRIGT
För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Gävle kommun samt möjliggöra god kommunikation med våra sökande ber vi dig att skicka in din ansökan digitalt via Visma Recruit, inte via e-post eller pappersformat. Om du har skyddad identitet ber vid dig att ta kontakt med rekryterande chef, skicka inte in din ansökan digitalt.

Om du söker en deltidstjänst hos oss så finns ett beslut inom Gävle kommun som innebär att du som tillsvidareanställd medarbetare kan begära att du vill arbeta heltid. En sådan begäran kan innebära att du kan behöva utföra andra arbetsuppgifter än dina ordinarie.

Gävle kommun hör till finskt förvaltningsområde. Om du därför utöver våra övriga kompetenskrav även talar finska, kan det vara en merit.

Inför rekryteringsarbetet har Gävle kommun tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.