Administratör till förskoleenheten

Verksamhetsbeskrivning
Förskoleenhetens administratörer arbetar med förskolor och pedagogisk omsorg inom hela Gällivare kommun. Du kommer att ingå i en grupp med tre administratörer, fem rektorer och en administrativ chef.

Arbetsuppgifter
Som administratör på förskoleenheten har du en central och viktig roll i det dagliga arbetet inom verksamheten. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att stödja förskolerektorerna i administrativa arbetsuppgifter samt service till vårdnadshavare och personal på förskolorna.
Som stöd till förskolans rektorer innebär det att arbetsuppgifterna är mycket varierande, beroende på behov och situation. Du kommer att ha många kontakter med förskolans personal om placerade barn, personalscheman och i frågor som rör personalens anställning administrativt. Även kontakt med förskolornas vårdnadshavare utifrån fakturahantering och frågor som rör placering för barnet i förskolan ingår i arbetsuppgifterna.
Du kommer bl a att arbeta med barnplaceringar, fakturahantering, ekonomirapportering, budgetarbete, vikarieanskaffning, schemaläggning och frånvarohantering av personal. Vi använder   bl a Extens, IST Administration, IST Lämna-Hämta, TimeCarePool, Å-data, Visma, Winlas, Teams, Excel och Word.
Ditt arbete är flexibelt med stor variation under dagen.


Kvalifikationer
Du har utbildning med administrativ inriktning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Vi ser gärna att du har erfarenhet av att arbeta med liknande arbetsuppgifter samt de program vi i huvudsak använder. Du har mycket god förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift, har god datavana och är van att använda olika IT-baserade verktyg som stöd i ditt dagliga arbete. Du arbetar lika bra självständigt som i grupp och har ett professionellt bemötande. Du är engagerad samt har god förmåga att samarbeta och skapa ett gott arbetsklimat. Planera, organisera och prioritera på ett effektivt sätt. Sätta upp och hålla tidsramar.
Tjänsten ställer stora krav på ett systematiskt och strukturerat arbetssätt och då behöver du ha erfarenhet av att prioritera bland skiftande arbetsuppgifter. Då arbetsuppgifterna är med stor variation så krävs det att du är flexibel. 
Du har lätt för att anpassa dig, kan snabbt ändra ditt synsätt och förhållningssätt. Du ser alltid möjligheter före hinder och på ett ansvarsfullt sätt hittar du lösningar. Arbetet förutsätter att du snabbt kan sätta dig in i arbetsuppgifterna och kan hantera ett arbete med många olika moment, ibland under tidspress. Du är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra. Du har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter och hantera enkla och mer komplexa arbetsuppgifter på ett prestigelöst sätt.
Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.
Den person vi söker ska kunna arbeta självständigt och ha god kommunikations- och samarbetsförmåga. Du tar ansvar och kan själv strukturera ditt arbete. Du är kvalitetsmedveten och noggrann samt delar aktivt med dig av nya kunskaper och idéer så att verksamheten utvecklas. Det är viktigt att du är positiv och serviceinriktad samt att du har ett professionellt bemötande.
Inom ramen för den nationella minoritetsspråkslagen är Gällivare kommun förvaltningskommun för samiska, meänkieli och finska. Kunskaper i något av dessa språk är meriterande vid ansökan om anställning i Gällivare kommun

Arbetstid/Varaktighet
Heltid
Provanställning 6 månader kommer att tillämpas

Lön
Enligt avtal. Löneanspråk anges.

Tillträde
Snarast eller efter överenskommelse

Fackliga företrädare
Vision 0970-818 000 vx

Ansökan
Till din ansökan vill vi ha med en CV. Vid anmodan lämnas originalhandlingar.
Vi har valt våra rekryteringskanaler och önskar ingen rekryteringshjälp.