Administratör till förskoleenheten

Då en av våra administratörer lämnar oss för att prova på ett annat arbete söker vi dig som är serviceinriktad och vill vara en del av utvecklingen av Gällivare kommuns förskoleenhet?


Verksamhetsbeskrivning

Förskoleenhetens administratörer arbetar med förskolor och pedagogisk omsorg inom hela Gällivare kommun. I Gällivare kommun har vi 11 förskolor inom samhället och 3 på landsbygden. Som administratör på förskoleenheten kommer du att ingå i en driven och serviceinriktad grupp med tre administratörer, sex rektorer och en administrativ chef. 


Arbetsuppgifter


Som administratör på förskoleenheten har du en central och viktig roll i det dagliga arbetet inom verksamheten. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att stödja förskolerektorerna i administrativa arbetsuppgifter samt ge service till vårdnadshavare och personal på förskolorna.

Som stöd till förskolans rektorer innebär det att arbetsuppgifterna är mycket varierande, beroende på behov och situation. Du kommer att ha många kontakter med förskolans personal om placerade barn, personalscheman, sjuk- och friskanmälan och i frågor som rör personalens anställning administrativt. Även kontakt med förskolornas vårdnadshavare utifrån fakturahantering och frågor som rör placering för barnet i förskolan ingår i arbetsuppgifterna.

Du kommer bl a att arbeta med barnplaceringar, fakturahantering, ekonomirapportering, budgetarbete, vikarieanskaffning, schemaläggning och frånvarohantering av personal. Vi använder   bl a Extens, IST Administration, IST Lämna-Hämta, TimeCarePool, Å-data, Visma, Winlas, Teams, Excel och Word.


Ditt arbete är flexibelt med stor variation under dagen.




Kvalifikationer

Du har utbildning med administrativ inriktning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Vi ser gärna att du har erfarenhet av att ha arbetat med liknande arbetsuppgifter samt de program vi i huvudsak använder. Du har mycket god förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift, har god datavana och är van att använda olika IT-baserade verktyg som stöd i ditt dagliga arbete. Du arbetar lika bra självständigt som i grupp och har ett professionellt bemötande. Du är engagerad samt har god förmåga att samarbeta och skapa ett gott arbetsklimat, planera, organisera och prioritera på ett effektivt sätt. 


Tjänsten ställer stora krav på ett systematiskt och strukturerat arbetssätt och då behöver du ha erfarenhet av att prioritera bland skiftande arbetsuppgifter. Då arbetsuppgifterna är med stor variation så krävs det att du är flexibel. En förutsättning är att du har en god förmåga att uttrycka dig väl i svenska både i tal och skrift.

Du har lätt för att anpassa dig, kan snabbt ändra ditt synsätt och förhållningssätt. Du ser alltid möjligheter före hinder och på ett ansvarsfullt sätt hittar du lösningar. Arbetet förutsätter att du snabbt kan sätta dig in i arbetsuppgifterna och kan hantera ett arbete med många olika moment, ibland under tidspress. Du är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra. Du har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter och kan hantera enkla och mer komplexa arbetsuppgifter på ett prestigelöst sätt.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.


Inom ramen för den nationella minoritetsspråkslagen är Gällivare kommun förvaltningskommun för samiska, meänkieli och finska. Kunskaper i något av dessa språk är meriterande vid ansökan om anställning i Gällivare kommun


Arbetstid/Varaktighet

Heltid

Provanställning 6 månader kommer att tillämpas


Lön

Enligt avtal. Löneanspråk anges.


Tillträde

2024-02-01 eller efter överenskommelse


Upplysningar

Administrativ chef Vega Olsson, 0970-818 641


Fackliga företrädare

Vision 0970-818 000 vx


Ansökan

Till din ansökan vill vi ha med en CV. Vid anmodan lämnas originalhandlingar.


Vi har valt våra rekryteringskanaler och önskar ingen rekryteringshjälp.