Administratör till Förskoleförvaltningen

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Förskoleförvaltningen är en liten fackförvaltning med ett stort och viktigt uppdrag. Hos oss får du vara med och bidra till att alla Stockholms förskolor håller en god kvalitet, såväl kommunala som enskilt drivna. Tillsammans med förskoleverksamheterna i staden sätter vi fokus på att våra yngsta stockholmare ska möta en trygg och likvärdig miljö i förskolan.



På förskoleförvaltningen jobbar kunniga och engagerade kollegor inom en mängd expertområden såsom tillsyn och tillståndsprövning samt utveckling inom förskolans alla sakområden.

Organisationen är under uppbyggnad och det finns en stor möjlighet för dig att vara delaktig och påverka. Förvaltningens kontor ligger på Kaplansbacken på Kungsholmen.



Nu söker vi ytterligare en administratör som vill arbeta på en fackförvaltning under uppbyggnad.

Välkommen till oss

På Förskoleförvaltningen finns fyra avdelningar. Som administratör kommer du tillhöra avdelningen för ledningsstöd och IT. Avdelningen omfattar gemensamma funktioner som HR, kommunikation, nämndkansli, registratur och arkiv samt IT och totalt arbetar idag 8 personer på avdelningen. Avdelningen utgör stöd till förvaltningsledningen och förvaltningens tre andra avdelningar.

Vi erbjuder

Ett viktigt uppdrag där vi arbetar tillsammans för stadens förskolebarn. Som medarbetare i Stockholms stad får du möjlighet till kontakt med många kompetenta kollegor och flera förmåner som flexibel arbetstid, friskvårdsbidrag och möjlighet till semesterväxling.

Din roll

Rollen som administratör på avdelningen för ledningsstöd och IT innebär varierande arbetsuppgifter som huvudsakligen rör handläggning och administration inom ramen för avdelningens olika ansvarsområden. Du kommer att ha ett samordningsuppdrag för samtliga administratörer på förvaltningen för att säkerställa bemanning vid ledigheter och frånvaro. Hos oss finns möjlighet till nära samarbete mellan administratörer och andra professioner för att bidra till kvalitet och likvärdighet i arbetet.

Arbetsuppgifter

I dina arbetsuppgifter ingår:

administrativa uppgifter kopplade till avdelningens sakområden inom HR, lön, kommunikation, registervård, viss systemadministration
bistå avdelningschef med övergripande administration såsom ekonomi, avtal och personal
samordna information för avdelningen och förvaltningen ex. semesterplanering, planera och samordna konferenser och kalendarium
utföra vissa praktiska arbetsuppgifter t ex mottagning av besökare, varor och leveranser, göra inköp och beställningar
identifiera behov och initiera utvecklings- och förbättringsarbete när det gäller administrativa processer och rutiner, i samarbete med övriga administratörer och funktioner på förvaltningen.
Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

fullgjord gymnasial utbildning inom administration, ekonomi eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig
flerårig och aktuell erfarenhet av brett, kvalificerat administrativt arbete där du har stöttat högsta ledning och medarbetare
god förmåga att utrycka dig på svenska i tal och skrift
god förmåga att arbeta i olika digitala system och van användare av Officepaketet.

Vi ser gärna också att du har:

kunskaper om och erfarenhet av administrativa verktyg och system som exempelvis Agresso, LISA och eDok
erfarenhet av att arbeta i en politiskt styrd organisation.

Vid intervjun kommer vi att lägga stor vikt vid personlig lämplighet, engagemang för tjänsten och följande kompetenser:

Förvaltningen är under uppbyggnad och för att trivas i denna roll så tycker du om att hjälpa andra på ett serviceinriktat vis. Du är intresserad av att ta fram och utveckla rutiner och arbetssätt. Du är flexibel och kan styra om arbetsuppgifter utifrån ändrade prioriteringar. Du är självgående och har god samarbetsförmåga och har ett öppet, tillmötesgående och problemlösande förhållningssätt. Du arbetar strukturerat vilket betyder att du planerar, organiserar och prioriterar ditt arbete på ett effektivt sätt samt sätter upp och håller tidsramar. Din kommunikativa förmåga är en styrka så väl muntligt som i skrift och du har god språklig förmåga.

Övrigt

I denna rekrytering har vi valt att rekrytera utan ett personligt brev. När du skickar in din ansökan får du svara på ett antal frågor som är avgörande för vårt fortsatta urvalsarbete för den här tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna samt att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV. När vi bedömer din ansökan utgår vi från ditt CV och de frågor som du har besvarat.

I denna rekryteringsprocess kan arbetspsykologiska tester komma att användas. Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.
Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.