Administratör till Göteborgs anpassade gymnasieskolor

Vår vision är att Göteborg ska vara en internationellt ledande utbildnings- och kunskapsstad.

Utbildningsförvaltningen i Göteborg bedriver verksamhet inom kommunal gymnasieskola, kommunal vuxenutbildning, yrkeshögskola, gymnasiesärskola, studie- och yrkesvägledning, modersmål samt skolutveckling.

I vårt arbete har vi ett tydligt elevfokus som sätter kunskap och färdigheter i ett sammanhang där inre motivation, medskapande och lust att lära är viktiga ingredienser.

Vi arbetar utifrån alla människors lika värde och rättigheter. Tillsammans skapar vi en arbetsmiljö där både elever och medarbetare är delaktiga och verkar för varandras framgång.

ARBETSUPPGIFTER
Till område GS hör åtta skolenheter anpassad gymnasieskola med en central administration/områdeskansli. Områdeskansliet ligger centralt beläget i Göteborg och där kommer du att ha din fasta arbetsplats. Den administrativa enheten du kommer att tillhöra består av sex kollegor samt din närmaste chef som är enhetschef för administrationen. Din blivande arbetsplats präglas av ett högt engagemang och ett öppet klimat där det finns plats för alla. Som medarbetare på område GS drivs du av att skapa goda förutsättningar för att våra elever ska nå sina mål. Tillsammans tar vi ansvar för och värnar skolenheterna som helhet.

På uppdrag av verksamheten utför du löpande registrering, diarieföring, expediering och daglig posthantering. I din roll säkerställer du att processen sker i enlighet med lagkrav och förvaltningens riktlinjer och på ett effektivt och transparent sätt. Din roll är central i områdets ärendehantering och du kommer att vara en av dem som arbetar mest i vårt ärendehanteringssystem. Genom löpande arbete i systemet kvalitetssäkrar du diariet och deltar i att vidareutveckla ärendehanteringssystemet. Du stödjer vidare organisationen i den elevadministration med tillhörande processer som sker under hela elevens skolgång som till exempel inskrivningar, timplaner, skolbyte och skapandet av schemagrupper. Rollen innefattar även övrigt löpande administrationsarbete.

Då tjänsten innebär många kontakter både inom och utanför organisationen är det viktigt att du är serviceinriktad och kommunikativ. Du kommer att representera områdeskansliet och den anpassade gymnasieskolan för de vi är till för och de vi samarbetar med.

Du är en person som gillar att ha ordning och reda, är drivande och lyhörd. Genom ett noggrant och strukturerat arbetssätt säkerställer du att du ger bästa möjliga service. Vi värdesätter förmåga att arbeta självständigt och med integritet men också förmåga att skapa goda relationer och ett bra samarbetsklimat. Vi välkomnar att du tar initiativ till förändringar som kan göra skillnad i stort och smått.
På Utbildningsförvaltningen finns en central avdelning som stödjer, utbildar och ansvarar för förvaltningens processer inom berörda områden.

Vi planerar att ha digitala intervjuer 7-8 december i ett första urval och sedan längre intervjuer på plats förmiddagen den 15 december. Det är bra om du som söker kan avsätta tid dessa dagar.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig med relevant eftergymnasial utbildning, exempelvis inom administration, IT eller offentlig förvaltning. Du har minst ett par års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter med ärendehantering samt elevadministrativt arbete inom skola och utbildning samt goda kunskaper om regelverk kopplat till arbetsområdet.
Din digitala kompetens är mycket god. Särskilt meriterande är det om du har goda kunskaper i IST och Lotus notes eller motsvarande ärendehanteringssystem. Du är väl förtrogen med Officepaketet, inklusive Outlook.

Du uttrycker dig väl i tal och skrift. Du är självgående, driven samt har en utpräglad servicekänsla och helhetssyn. Du har förmåga att arbeta självständigt och att ta egna initiativ samtidigt som du har god samarbetsförmåga. Du arbetar strukturerat och har förmågan att prioritera bland arbetsuppgifter samt gillar att ha varierande arbetsuppgifter.

Som person kännetecknas du av engagemang, gott omdöme och noggrannhet. Vi tror att du trivs på en arbetsplats som präglas av olika perspektiv och att du har ett öppet och ödmjukt förhållningssätt.

ÖVRIGT
Till din intervju behöver du ha med dig pass/nationellt id och eventuellt bevis på uppehållstillstånd om du har ett medborgarskap utanför EU/EES. Detta för att vi som arbetsgivare behöver säkerställa din identitet samt säkra att du har rätt att arbeta i Sverige.

Med hänvisning till lagarna som reglerar registerkontroll så måste den som erbjuds denna tjänst uppvisa utdrag ur belastningsregistret innan anställningsavtal kan upprättas.