Administratör till Harvestad, Ekholmen och Blästad förskolor

Om Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen
Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen är Linköpings kommuns största förvaltning. Vi ansvarar för utbildning, arbetsmarknad och integration. Vi är totalt drygt 6000 medarbetare som tillsammans drar nytta av varandra. Vi är måna om att våra verksamheter ska genomsyras av både god kvalitet och professionalitet.

Här finns gott om utrymme för att både växa i din yrkesroll och bidra till att Linköping blir en plats där alla trivs. Vill du vara med och ge Linköpings invånare de bästa förutsättningarna för att kunna växa och utveckla sina kunskaper? Då är vi rätt för dig.Om arbetsplatsen
I området Harvestad, Ekholmen, Blästad ligger nio förskolor. Här arbetar cirka 110 medarbetare. Som administratör är du ett stöd till ledningen och verksamheten genom att ge god service inom ditt arbetsområde. Du arbetar mot en ledningsgrupp bestående av rektor och tre biträdande rektorer. Förskoleexpeditionen är placerad på Fredriksbergsskolan. 

Vi har förmånen att våra förskolor ligger nära naturen vilket är uppskattat av både barnen och medarbetarna. Vårt fokus är att varje barn ska få utmanas utifrån sina förutsättningar och vi arbetar för en välkomnande och hållbar utbildning med omsorg, utveckling och lärande för alla!

Arbetsbeskrivning
Som administratör för Harvestad, Ekholmen och Blästad förskolor har du en viktigt roll i det dagliga arbetet där du fungerar som ledningens högra hand inom personal, barn - och ekonomiadministration. Du kommer dagligen att ha kontakt med personal, föräldrar och allmänheten och har därmed en viktig roll som förskolans ansikte utåt. Arbetsuppgifterna innebär bland annat att du arbetar med personaladministration såsom lönehantering, schemaläggning i Heroma samt dokumenthantering. Beställning av varor via kommunens inköpsportal samt fakturahantering i systemet Unit4 Business World (tid. Agresso) kan komma att ingå. 

I uppdraget ingår även arbete med bemanningsadministration i systemet Timecare planering, vilket innebär att samordna och effektivisera vikariehanteringen på våra förskolor. Du säkerställer att korttidsfrånvaron bemannas efter behov. 

Du kommer att planera våra schemaperioder och den planerade frånvaron. På varje förskola finns kontaktpersoner mellan ledning och administratör när det gäller frågorna kring bemanning. Det är av stor vikt att du har en god kommunikation med medarbetarna på förskolorna samt ett nära samarbete med rektor och biträdande rektorer. Vi kommer nu att gå in i en ny fas när det gäller bemanningsplanering där du kommer att få en nyckelroll. 

Du kommer att ingå i ett nätverk för administratörer i området där det finns möjlighet erfarenhetsutbyte och annan kompetensutveckling.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har minst gymnasial utbildning, gärna med en ekonomisk inriktning. Du har tidigare arbetat med administrativt arbete, gärna inom lön, personal schemaläggning och/eller att boka vikarier. Har du tidigare erfarenhet av att arbeta med fakturahantering är det meriterande. Vi ser gärna att du arbetat i systemen Heroma, Timecare, Extens, Infomentor och/eller Unit4 Business World. Det är fördelaktigt att du har tidigare erfarenhet av arbete inom förskoleverksamhet.

Du har en god kommunikativ förmåga i tal och skrift i svenska språket då det är en förutsättning för att kunna utföra förekommande dokumentation och kommunicera både skriftligt och muntligt med många olika människor. 

Som person söker vi dig som är professionell, trygg och stabil samt har självinsikt. Du arbetar strukturerat och tar stort ansvar för ditt arbetsområde och för att hålla uppsatta tidsramar. Du driver dina processer vidare och lägger stor vikt i att leva upp till en god kvalitet. Du har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter och har god serviceförmåga samt kan se de behov som finns inom uppdraget. Vidare arbetar du bra med andra och kommunicerar på ett tydligt sätt.

Inget personligt brev i din ansökan

Linköpings kommun har valt att ta bort det personliga brevet ur rekryteringsprocessen. Istället ställer vi urvalsfrågor vid ansökan som ser till den sökandes motivation och intresse samt hur väl denne uppfyller tjänstens kravprofil. Målet är att skapa en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss.

Information om tjänsten
Tillträde: 2021-08-01, eller enligt överenskommelse.

Anställningsform: Tillsvidareanställning.

Sysselsättningsgrad: 100%

Antal lediga befattningar: 1

Ref. nr: 7218
Om Linköpings kommun
Linköping är platsen där du möter framtiden. Här finns en snabbt växande stad med hållbarhet, högteknologi och nytänkande i fokus. Vår stad är en välkomnande och livsvänlig plats. En stad där allt är möjligt.

Nu söker vi dig, som tillsammans med oss vill förbättra vardagen, framtiden och livskvalitén för Linköpingsborna. Som arbetsgivare har vi höga ambitioner. Vi arbetar ständigt med att hitta nya vägar för att på bästa sätt möta våra gemensamma utmaningar. Vill du vara med på resan?