Administratör till institutionen för Industri- och materialvetenskap

Industri- och materialvetenskap (IMS) stärker framtidens industri i ett hållbart samhälle med kunskap och tekniska lösningar. Genom forskning, innovation och utbildning skapar vi framtida industriella värdekedjor. Vi verkar i en internationell miljö. Forskningssamarbeten, externa kontakter med industri, myndigheter och andra universitet samt konferenser är en viktig del av institutionens forskningsmiljö. Det lokala verksamhetsstödet är en uppskattad och viktig del av verksamheten, och levererar professionellt och lyhört stöd till våra forskare, lärare och studenter.

Institutionen har flera mötesrum samt en konferensanläggning för både virtuella och fysiska möten samt forskning; Virtuella utvecklingslaboratoriet (VDL). Labbet är utrustat med teknik för forskningssamarbeten och möten på distans och i rummet används flitigt. Support till användarna är avgörande för verksamheten och för att ge gästerna en professionell upplevelse.

Om rollen
Då en av våra uppskattade administratörer i supportteamet går i pension söker vi hennes ersättare: en administratör med stor känsla för service och med vana av teknisk support vid presentationer och virtuella möten. Att beställa och tillhandahålla catering till våra möten och konferenser är också en viktig del av arbetet, liksom mer administrativa uppgifter så som inköp av kontorsvaror, arkivering i Chalmers diarieföringssystem, samt uppgifter relaterat till lokaler och gäster (mobiltelefoni, kort, nycklar och accesser). Uppgifter och aktuell fördelning kan variera över tid, och stäms av löpande.

Vad får du?
Vi erbjuder dig möjligheten till en mångsidig roll som ingår i ett stöttande och kvalitetsinriktat arbetslag om 10 personer vilka leds av institutionens administrativa chef. Tjänsten ger dig möjlighet att bidra till att vidareutveckla arbetssätt och rutiner, vara en kvalitetsmedveten samarbetspartner och en smidig proaktiv problemlösare av praktiska saker.

Du ingår i det administrativa supportteamet kring VDL som säkerställer tydliga bokningsrutiner och ger support inför och under events. Du kommer att tillhandahålla stöd och support till användare inkl. instruera användare av VDL hur utrustningen fungerar och finnas tillhands som stöd inför och under de events som hålls lokalen. Användarna kan vara IMS doktorander eller fakultet likaväl som gäster från olika delar av världen.

Vem är du?
Vi söker dig som vill göra både oss och dig bra - du ser det här jobbet som en chans få kombinera service, support och teknik med administration. Som person är du positiv och noggrann och levererar med kvalitet utan att fastna i en detalj längre än nödvändigt. Du är lösningsorienterad med en förmåga att skapa tydliga rutiner, förenkla och jobba smart utan att ge avkall service. Flexibilitet och förmåga att prioritera/omprioritera dagligen är av stor vikt. En normal dag innebär arbete på campus, ofta med många förflyttningar mellan mötesrum och våningar.

Rollen kräver en hög administrativ förmåga, uttalad samarbetsförmåga och relationskompetens samt en förmåga att jobba såväl självständigt som prestigelöst i grupp med kollegor. Du både kan och vill arbeta i administrativa system (så som Proceedo, Chalmers 360, Officepaketet, Chalmers persondatabas/datorkontosystem (PDB) etc.) och med teknisk utrustning på användarnivå, samt hantera administration, planering och genomförande av möten och konferenser.

God svenska och engelska i tal och skrift är ett krav då kommunikationen sker på båda språken.

Arbetsuppgifterna utförs på Campus Johanneberg, ej möjlighet till distansarbete. Kvällsarbete förekommer (3-4 ggr per år).

Anställningsform
Tillsvidareanställning på heltid.

Att arbeta på Chalmers
Chalmers vision: ”För en hållbar framtid” genomsyrar synen på vår arbetsmiljö och våra medarbetare.
Här kan du läsa mer om våra förmåner och hur det är att arbeta på Chalmers.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska vara märkt med Namn, Ref 20220298 och dokumenten sparas som PDF-filer enligt nedan:

CV

Personligt brev
• 1-2 sidor

Övrigt (valfritt)
• Eventuella intyg, betyg etc. Referenser lämnas vid en eventuell intervju.

Sista ansökningsdag: 11 juni 2022

Vid frågor, vänligen kontakta
Christina Haglund, Administrativ chef 
Email: christina.haglund@chalmers.se

Jennie Strömstedt, HR-partner
jennie.stromstedt@chalmers.se

*** Chalmers undanber sig alla erbjudanden om ytterligare jobbannonsering eller rekryteringsstöd i samband med denna rekrytering. ***
 



Chalmers vision är att aktivt medverka till en hållbar framtid. Vår forskning och utbildning inom teknik, naturvetenskap, arkitektur och sjöfart bedrivs i nära kontakt med omvärlden. Strategin för att nå vetenskaplig excellens förverkligas inom sex styrkeområden; Energi, Hälsa och teknik, Informations- och kommunikationsteknik, Materialvetenskap, Produktion och Transport. De grundläggande vetenskaperna utgör basen och hållbarhet, innovation och entreprenörskap är viktiga drivkrafter. Chalmers har omkring 11 000 studenter och 3000 anställda. Utveckling och förnyelse har präglat Chalmers ända sen starten 1829, helt enligt grundaren William Chalmers motto: Avancez!