Administratör till Kontorsservice

Vill du vara med och bidra till att utveckla ett Kontorsservice i toppklass, ingå i en flexibel och rörlig verksamhet med hög servicenivå och tekniska lösningar i framkant – då har vi arbetet för dig! Vi söker nu en administratör till en av våra receptioner, som brinner för service och bemötande, som har ett digitalt arbetssätt och är skarp i just administration.

Om tjänsten

Kontorsservice uppdrag är att ge internt stöd och service, genom tillhandahållande av vaktmästarstöd och receptioniststöd i våra administrativa lokaler. Vår verksamhet befinner sig i en spännande utvecklingsfas, där vår service ska anpassas till att stödja ett fåtal större kontorshus ”smarta kontor” som ska erbjuda både tekniken och miljön som stödjer ett digitalt- och aktivitetsbaserat arbetssätt.

Sammanlagt är vi tio administratörer som bemannar fyra receptioner i våra administrativa lokaler/hus. Du kommer som utgångspunkt ingå i ett team tillsammans med tre administratörer, som idag ger stöd och service i receptionen på Ringgatan. Arbetet förutsätter samordning med övriga receptioner samt nära samarbete med vårt vaktmästeri för utförande av fastighetsnära servicetjänster. Det är viktigt för att säkerställa ett värdeskapande stöd med kunden i fokus, där vi ska tillhandahålla stöd och service som bidrar till funktionella arbetsplatser och konferenslokaler. 

Huvudsakliga arbetsuppgifter

• receptionsarbete, besökshantering, värdskap och service
• utförande av olika typer av administrativa arbetsuppgifter, t ex inköp, bokningar av lokaler, resor och konferenser samt ekonomiadministration
• informationsinsatser kopplat till olika kanaler
• hantering felanmälningar gentemot vaktmästeri och fastighetsägare
• post- och pakethantering, IT- och telefonisamordning
• ge teknikstöd/mötesteknikstöd
• dokumentation i olika verksamhetssystem

Kompetenskrav

• adekvat gymnasieutbildning med inriktning ekonomi/administration alt YH-utbildning eller annan utbildning arbetsgivaren bedömer likvärdig
• relevant erfarenhet från liknande serviceyrke inom en reception och administrativa arbetsuppgifter
• goda datakunskaper och kunskaper inom Officepaketet, Microsoft Office 365 och tillhörande verktyg
• god kommunikativ förmåga, i såväl tal som skrift

Vi söker dig som har förmåga att arbeta självständigt men även i team tillsammans med andra. Du är serviceinriktad, har en god struktur och levererar med noggrannhet och kvalitet. Arbetet ställer krav på viss analytisk förmåga, att kunna utföra arbetet utifrån olika handlingsalternativ och ta ett eget ställningstagande. Utifrån vår förändringsresa ser vi gärna att du har ett digitalt arbetssätt och god teknisk kompetens i hantering av t ex konferensutrustning.  

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Övrigt meriterande

• erfarenhet/kunskap i olika verksamhetssystem, t ex Raindance, W3D3
• erfarenhet av arbete i offentlig verksamhet 

Omfattning och tillträde
Anställningsform: tidsbegränsad anställning

Sysselsättningsgrad: 100%

Tillträde: enligt överenskommelse t.o.m. 31 oktober 2022

Antal tjänster: 1

Om arbetsplatsen
Kontorsservice består av 17 medarbetare, kontorsvaktmästare och administratörer, som finns placerade ute i våra olika administrativa lokaler. Vi är en del av Kommunstyrelseförvaltningen och vårt huvudmål är att tillhandahålla ett stöd som bidrar till en enklare vardag, med nöjda mottagare som upplever att de får en god service och ett gott bemötande - varje dag! Vi ska erbjuda en relevant, effektiv, kvalitativ och proaktiv service. Hos oss erbjuds du ett omväxlande arbete, där en stark teamkänsla och stort engagemang präglar vår vardag!  

Läs mer om hur det är att jobba i Örebro kommun på www.orebro.se/jobb.

Övrig information
Intervjuer kommer att ske digitalt. På orebro.se/jobb/digitalaintervjuer kan du läsa mer om våra digitala intervjuer och hur du kan förbereda dig.

Ansökan
Sista ansökningsdag är 25 november.

Välkommen med din ansökan!



Skyddade personuppgifter? Läs mer om hur du ansöker på orebro.se/jobb/skyddadepersonuppgifter