Administratör till läkemedelsföretag

Vill du jobba i en varierande roll som administratör? Då kan vi ha nästa möjlighet för dig! Poolia söker nu en administratör till ett läkemedelsföretag i Stockholm. Konsultuppdraget är på heltid med önskat tillträde snarast och sträcker sig i 12 månader framåt.

Varmt välkommen med din ansökan!

Om tjänsten
I rollen som administratör kommer du främst att tillhandhålla:
• Administrativt stöd till bland annat styrelseledamöter, inklusive dagbokshantering, researrangemang, arkivering
• Organisering av Teamsmöten och andra nyckelfunktionsevenemang vid behov.
• Organisation och administration av interna och tvärfunktionella möten efter behov
• Anordnande av möten och konferenser
• Allmän administration
• Åtkomsthantering och förvaltning av funktionella samarbetsplatser.
Kundmöten är ett av organisationens högriskområden. Därför kräver rollen att du har insikt i alla globala- samt lokala policyer och procedurer. Detta medför att du:
• Är ansvarig för kund- och medarbetarmöten inklusive kundservice, mötes- och evenemangslogistik, arenor, entreprenad, resor, transparenskrav och mötesinformation.
• Bygger relationer och vara kontaktpunkt och konsult för kunder och samarbetspartners
• Kommer att utveckla teknisk expertis och kunskap om mötessystemet Mercury och Cvent.
• Kommer att samla in, lämna in och föra register över alla erforderliga godkännanden enligt deadlines
• Ser till att överföring av värde övervakas och rapporteras i Mercury-verktyget
• Ser till att all dokumentation samlas in och laddas upp till Mercury-verktyget
• Är lyhörd för revisionsberedskap, kvalitet och efterlevnadsförfrågninga


Vem är du?
För att passa in rollen som administratör ser vi att du har/är:

• Minst 5 års kontorserfarenhet, inklusive minst 2 år som stöd till ledande befattningshavare i senioradministrativa roller.
• Förmåga att läsa, skriva och kommunicera på engelska
• Mycket skicklig i användningen av Microsoft office-produkter, Outlook och andra molnbaserade program/plattformar – med förmågan att bestämma de optimala verktygen för olika situationer.
• Förmåga att kommunicera på alla nivåer och anpassa stil för olika situationer.
• En högt utvecklad känsla av integritet och konfidentialitet, inklusive förmågan att identifiera och tolka där frågor är konfidentiella eller känsliga.
• En högt utvecklad planerings- och organisationsförmåga
• Förmåga att effektivt prioritera uppgifter och aktiviteter
• Förmåga att proaktivt och reaktivt uppnå resultat utan övervakning, och vanligtvis där vägledning och stöd inte är lättillgängligt.
• Stark nivå av förståelse och tillämpning av företagets kultur och relationer.
• Förståelse för kulturella skillnader globalt, med förmågan att effektivt formulera sig på engelska med olika nationaliteter.


Om verksamheten
Konsultrollen passar dig som på kort tid vill skaffa dig bred erfarenhet. Vi erbjuder dig chansen att arbeta på populära arbetsplatser med välkända varumärken där du kan utveckla din kompetens och bredda ditt CV. Du kommer att trivas som konsult om du söker en värld av spännande uppdrag och nya kontaktnät. Vid din sida har du din konsultchef som agerar bollplank och stöttar dig i att lyckas på dina uppdrag. Vi vill att du ska må bra och trivas med oss på Poolia. Därför erbjuder vi dig friskvårdsbidrag, rabatter på olika träningsanläggningar och ordnar regelbundet sociala aktiviteter. Självklart omfattas din anställning på Poolia av kollektivavtal, försäkringar, tjänstepension samt företagshälsovård.

Urval och intervjuer sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Varmt välkommen med din ansökan!