Administratör till myndighet

Vill du jobba inom myndighet samt få utlopp för din administrativa ådra? Vi söker en administratör till ett uppdrag hos vår kund där du kommer fungera som ett stöd till chefer och medarbetare. Detta är ett långsiktigt uppdrag på minst ett år med goda chanser till förlängning.

Vi söker dig med minst ett års arbetslivserfarenhet från liknande arbete, gärna från myndighet, samt med tidigare erfarenhet av inköps- och leverantörskontakter och viss förståelse för ekonomiadministrativa frågor.


Dina arbetsuppgifter i huvudsak
• Bekräftelsehantering från andra offentliga verksamheter som vill ansluta sig till Statens inköpscentrals ramavtal. Denna korrespondens sker via webbformulär men även via telefon och e-post.
• Bokning och planering av konferenser, interna och externa i varierande storlek.
• Att ha huvudansvaret för ett systemstöd som nyttjas av kommuner och landsting m.fl (ca 400 organisationer) vilket kräver kontakt med dessa organisationer via telefon och e-post.
• Assistent till avdelningschef och vid behov enhetschefer. I detta kan ingå mötesbokningar och kontakter med externa parter samt telefonpassning.
• Skriva protokoll vid möten.
• Beställningsansvarig för avdelningen. Alla beställningar på avdelningen går via avdelningsadministratören. Det kan handla om att beställa IT-utrustning , litteratur med mera.
• Ansvara för introduktionsschema för nyanställda. Administrera verktyget Compliant Office. I detta ingår bland annat att skapa användarkonton och att, efter hand, kunna supportera medarbetare vid behov.
• Vid behov hjälpa till att sjukanmäla medarbetare.
• Tillsammans med kollegor i staben hjälpa till med redovisningsprocessen för ramavtalsleverantörer.


Vem är du?
Vi söker dig som är samarbetsinriktad, kommunikativ, självgående samt tycker om struktur och ordning. Du bör också ha ett intresse för systemstöd då avdelningen utvecklas över tid och behovet av stöd kan variera över tid. Vi ser också att du har lätt att lära och förmågan att sätta dig in i nya frågor snabbt.

Övriga kompetenser:
• Gymnasium eller likvärdig utbildning
• Goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt
• Minst ett års arbetslivserfarenhet från liknande arbete samt
• Kunna kommunicera obehindrat på svenska, såväl i tal som skrift.
• Ha viss förståelse för ekonomiadministrativa frågor (moms, kredit).
• Ha tidigare erfarenhet av inköps- och leverantörskontakter.
• Kunna jobba i aktivitetsbaserade lokaler utan egen arbetsplats.
• Vara tillgänglig så snart som möjligt eftersom uppdraget är ett föräldravikariat, gärna kunna påbörja uppdraget i vecka 11, för att säkerställa en god överlämning.

Meriterande med:
• Sammanhängande erfarenhet av arbete som administratör i offentlig sektor
• Erfarenhet av inköpsarbete och resebokningar


Om verksamheten
Konsultrollen passar dig som på kort tid vill skaffa dig bred erfarenhet. Vi erbjuder dig chansen att arbeta på populära arbetsplatser med välkända varumärken där du kan utveckla din kompetens och bredda ditt CV. Du kommer att trivas som konsult om du söker en värld av spännande uppdrag och nya kontaktnät. Vid din sida har du din konsultchef som agerar bollplank och stöttar dig i att lyckas på dina uppdrag. Vi vill att du ska må bra och trivas med oss på Poolia. Därför erbjuder vi dig friskvårdsbidrag, rabatter på olika träningsanläggningar och ordnar regelbundet sociala aktiviteter. Självklart omfattas din anställning på Poolia av kollektivavtal, försäkringar, tjänstepension samt företagshälsovård.



Övrig information: heltid med start omgående i minst 1 år framåt. Urval och intervjuer sker löpande. Ansökningar kan endast tas emot via annonsen på Poolias hemsida. Varmt välkommen med din ansökan!