Administratör till nämndsekretariat och registratur - Uppsala kommun

Nämndsekretariat och registratur

Har du erfarenhet av administrativt arbete och gillar att hjälpa och stötta andra? Är du en person som är bra på struktur och tar initiativ som leder till resultat? Då tycker vi att du ska ta chansen att bli vår nästa kollega!

Tjänsten är delad mellan två enheter på avdelningen för kansli. Du kommer att vara anställd på enheten för nämndsekretariat, beredning och utredning och kommer även att arbeta för enheten för registratur.

Enheten för nämndsekretariat, beredning och utredning stödjer kommunens förtroendevalda i
kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, nämnder, och råd med nämndadministration, beredning samt administrativt och praktiskt stöd.

Enheten för registratur styr och stödjer Uppsala kommun i frågor som rör informationshantering inklusive ärendehantering och registrering och arkiv för kommunstyrelsen och nämnderna.

Avdelningen för kansli består för närvarande av cirka 85 medarbetare och arbetet sker i nära samarbete med kommunens olika nämnder och förvaltningar och bolag. Din arbetsplats blir i Uppsala kommuns stadshus och vi arbetar utifrån aktivitetsbaserat arbetssätt i moderna och nyrenoverade kontorslokaler i centrala Uppsala.

Ditt uppdrag
I arbetet ingår att ge stöd till kommun- och nämndsekreterare med registrering av förtroendevalda, arvodeshantering och praktisk hjälp i samband med genomförande av möten, exempelvis beställning av fika. Du arbetar också med utbildningsadministration för kommunens ärende- och diarieföringssystem och kommer att ha en viktig stödjande roll i mandatskiftet som sker efter de allmänna valen i september.

Du bistår även de båda enheternas chefer med administrativt stöd i personalhanterings- och tidsregistreringssystem. Du stöttar med mötesanteckningar på interna möten, fakturagranskning, inköp, konferensbokningar och är också webbredaktör. I ditt arbete ingår även att hantera post, samt i mån av tid spegla ärenden och sköta insortering på registraturen. Arbetet är varierande och behovsstyrt vilket innebär att din kompetens även kan behövas i andra delar av enheternas arbete.

Din bakgrund
Vi söker dig som har gymnasieutbildning och erfarenhet av administrativt arbete. Har du administrativ utbildning ses det som meriterande. Vi ser gärna att du har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, kundservice, ekonomiadministration eller av administrativt arbete inom offentlig sektor. Arbetet kräver att du har goda muntliga och skriftliga kunskaper i svenska. För att lyckas i arbetet behöver du ha goda datorkunskaper och goda kunskaper i Office-paketet. Det är även meriterande om du har vana av att arbeta i digitala systemstöd, som till exempel Heroma, Unit4 ERP, Episerver och Proceedo.

Som person är du serviceinriktad, lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Du är bra på att strukturera, planera och prioritera ditt arbete. Du tar initiativ och sätter igång aktiviteter för att uppnå resultat. Jobbet passar dig som är en kommunikativ person och har lätt för att lyssna och anpassa ditt sätt att kommunicera. Du samarbetar och relaterar självklart till andra på ett lyhört och smidigt sätt.

Upplysningar
Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen, kontakta:
Britt-Marie Hafelt, enhetschef, 018-726 11 40
Martina Bruzelius, enhetschef, 018-727 84 19.

Fackliga företrädare:
Kommunal, 010-442 88 16
Vision, Liselotte Ehn, 018-727 49 49.

Har du frågor gällande registrering av din ansökan, kontakta enheten för kompetensförsörjning: 018-727 68 24.

I din ansökan ska du ange medborgarskap. Om du inte är medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du också kunna styrka att du har ett giltigt arbetstillstånd eller är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd. Anställning kan ske först efter kontroll av arbetstillstånd, vilket krävs enligt utlänningsförordningen.

Om vår organisation
Välkommen till kommunledningskontoret. Här jobbar du tillsammans med medarbetare på staber för kommunikation, HR, IT, ekonomi och fastighet samt avdelningarna kvalitet och planering, hållbarhet, trygghet, säkerhet och beredskap, kansli samt enheten för omvärld och ledningsstöd. På kommunledningskontoret ligger även organisationerna för näringsliv och destination samt gemensam service. Kommunledningskontoret är länken mellan våra förtroendevaldas beslut och kommunens alla verksamheter. Vårt uppdrag är bland annat att samordna och driva övergripande frågor inom demokrati, samhälls- och näringslivsutveckling samt ekologisk och social hållbarhet.

Mer information om vår organisation hittar du på uppsala.se (https://www.uppsala.se)
Vi undanber oss erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.

Dina personuppgifter kommer att användas för att administrera din ansökan inom Uppsala kommun.