Administratör till Norregårdskolan

Nu söker vi dig, som tillsammans med oss vill göra nytta för dem vi är till för! Växjö kommun är Kronobergs största arbetsgivare som varje dag, året runt, arbetar för våra invånare, företag och besökare. Tillsammans skapar vi en hållbar morgondag och en attraktiv kommun att bo, leva och verka i idag och i framtiden. Det innebär ett arbete där vi utmanar oss att tänka nytt, lära och utvecklas med varandra. Vill du vara en del i ett stort sammanhang där du får vara med och göra skillnad på riktigt? Välkommen till oss på Växjö kommun!

ARBETSUPPGIFTER
Tjänsten som administratör tillhör en enhet med totalt 11 administratörer som arbetar med förskole- och grundskoleadministration och fungerar som ett stöd för den pedagogiska verksamheten när det gäller det administrativa flödet. Enheten leds av en administrativ chef. Som administratör hos oss kommer du att sköta det dagliga administrativa flödet på aktuell enhet. Just nu har vi behov av administratör för arbete på Norregårdskolan som är en högstadieskola med cirka 600 elever. Tjänsten är ett föräldraledighetsvikariat t.o.m. 2023-08-31.

Som administratör på Norregårdskolan är du en viktig person och du har ofta rollen som spindeln i nätet. Du arbetar tillsammans med enhetens rektor, biträdande rektorer och övrig administrativ personal på enheten och samtidigt ingår du i vårt team med andra administratör i förvaltningen.

Uppdraget som administratör kan bland annat omfatta följande arbetsuppgifter:
- Göra beställningar
- Elevadministration
- Tillstyrka frånvaro med mera i PS självservice samt vid behov hjälpa och utbilda personalgrupp i systemet
- Protokollshantering
- Skriva anställningsavtal
- Schemaläggning samt löpande schemalösningar och schemabrytande aktiviteter
- Hantera diarieföring och delegationer
- Arkivering
- Mail/brevutskick till vårdnadshavare
- Behjälplig med vikarieanskaffning
- Posthantering
- Felanmäla till fastighetsägare
- Koll på avtal och prenumerationer
- PRAO-samordning
- Introduktion av nyanställda
- Sortera och ankomstregistrera inkommande handlingar
- Utskickshantering, utskrifter, sammanställningar
- Ajourhållning av styrdokument
- Planering och ansvar för skolans administrativa årshjul
- Andra uppdrag från rektor i syfte att utgöra ett chefsstöd

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har lägst treårig gymnasieexamen med administrativ eller ekonomisk inriktning. Du har dessutom minst två års erfarenhet av administrativt arbete där du har jobbat självständigt i din roll.

Du har god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift, god datorvana och dokumenterat god erfarenhet i Office-paketet eller jämförbar programvara. Kunskap om, erfarenhet av och god förståelse för ett eller flera administrativa verksamhetssystem inom till exempel bokföring, lön och schema kan vara meriterande.

När det gäller personliga egenskaper söker vi dig som är noggrann med sinne för struktur och ordning. Arbetet är ofta varierande så du behöver vara strukturerad, flexibel, stresstålig och ha förmågan att hålla många bollar i luften. Du är serviceinriktad och bemöter de personer du kommer i kontakt med under din arbetsdag på ett professionellt sätt, och din samarbetsförmåga gör att du har lätt för att skapa goda relationer med övrig personal.

ÖVRIGT
Växjö kommuns anställda ska spegla den mångfald som finns i kommunen. Vi välkomnar sökande oberoende av till exempel ålder, kön och etnicitet.

Det kan bli aktuellt med löpande intervjuer så skicka gärna din ansökan så snart som möjligt.

Ansökan sker enbart via Offentliga jobbs rekryteringsverktyg (www.offentligajobb.se).
Medtag utbildningsbevis och eventuell yrkeslegitimation vid intervju. För att bli aktuell för anställning behöver du visa två utdrag från belastningsregistret innan du anställs. Beställning av utdrag ur belastningsregistret kan göras på https://polisen.se/tjanster-tillstand/belastningsregistret/ och du ska använda dels det som heter Arbete inom skola eller förskola (442.5) samt Kontroll av egna uppgifter i belastningsregistret (442.3).

För interna kandidater kan det bli aktuellt med annat tillträdesdatum. För mer information se Beslut gällande tidpunkt för byte av enhet vid rekrytering av intern kandidat inom utbildningsförvaltningen på intranätet.

Till bemannings- och rekryteringsföretag eller till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare annonser.

Läs mer om vad som händer i våra skolor/förskolor på pedagog.vaxjo.se.