Administratör till Protokollsenheten

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm

Stadsledningskontoret är kommunstyrelsens förvaltning. Vi ska styra och stötta stadens övriga verksamheter och för egen del genomföra beslut utifrån den vision och budget som kommunfullmäktige fastställt. Vi är ca 290 anställda som i huvudsak arbetar med strategiska frågor som har stor betydelse för stadens verksamheter.



Kommunikations- och omvärldsavdelningen består av fyra enheter som tillsammans leder stadens kommunikationsarbete, samordnar stadens övergripande internationella och evenemangsstrategiska frågor samt ansvarar för kommunledningens officiella representation och att koordinera professionella studiebesök från utlandet.

Protokollsenheten har primärt hand om inkommande internationella besök på politisk eller expertnivå och stadens internationella mottagningar i Stadshuset. Enheten ansvarar även för stadens flaggning, vissa ceremonier, övergripande kontakter med den diplomatiska kåren, kommunfullmäktiges presidiums representationsuppdrag samt ger vid behov råd och stöd till övriga delar av Stadsledningskontoret och förvaltningar och bolag. Enheten arrangerar upp emot 100 mottagningar och lägger lika många besöksprogram varje år, oftast i en internationell kontext. I dagsläget består enheten av fyra medarbetare och vi söker nu en administratör för ett längre vikariat.

Arbetsuppgifter
I tjänsten som administratör har du en central och variationsrik roll med många kontaktytor. Du har ett övergripande ansvar för administrativa arbetsuppgifter avseende protokollsenheten, internationella enheten samt för kommunfullmäktiges presidium. En stor del av rollen innefattar ekonomiadministration i form av fakturahantering, beställningar och inköp samt budgetuppföljning. Du bistår även med ärendehantering, reseadministration, att förbereda möten och andra allmänna administrativa och praktiska göromål.

Arbetsuppgifterna innefattar även:

- Framtagande av statistiska underlag, kalkyler och presentationer.
- Eventadministration i form av upprättande och hantering av inbjudningskort, deltagarlistor, bordsplaceringar och kontaktregister.
- Bistå kommunfullmäktiges presidium med kalenderhantering, svara på inbjudningar, samt ordna med beställningar med mera i samband med kommunfullmäktiges sammanträden.

Rollen passar dig som har ett intresse för administrativt arbete i internationell kontext. Du ansvarar tillsammans med kollegor för att våra besökare får ett välkomnande och representativt bemötande av vår stad och dess verksamheter.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har:

- avslutad gymnasial utbildning, där eftergymnasial utbildning med ekonomisk eller administrativ inriktning ses som meriterande.
- minst 3 års dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete, med fördel i en likvärdig roll
- erfarenhet av ekonomiadministration i form av fakturahantering och budgetuppföljning
- mycket goda verbala och skriftliga kunskaper i svenska såväl som engelska, med tanke på arbetets internationella inriktning
- mycket god datorvana och ett intresse för att använda olika system i sitt dagliga arbete. Gedigen kunskap i Office-paketet är ett krav samt erfarenhet av Agresso eller annat ekonomisystem. Kunskaper i våra övriga systemstöd Diabas eller InDesign ses som starkt meriterande.

Vi ser det som meriterande om du har tidigare erfarenhet av att ha arbetat i en politiskt styrd organisation och har goda kunskaper om de regelverk som styr kommunal verksamhet. 

I denna rekrytering lägger vi stor vikt vid personlig lämplighet. Vi tror att du är en person som är utåtriktad, proaktiv och som har lätt att lära dig nytt. Du är noggrann, strukturerad och självgående, med god förmåga att planera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. Vi ställer höga krav på din förmåga och vilja att självständigt driva ditt arbete framåt med stort fokus på kvalitet. Du trivs med många kontaktytor, är lyhörd och har en mycket god samarbetsförmåga. Vidare är du serviceinriktad och flexibel, med god förmåga att snabbt ändra ditt synsätt och se möjligheter i förändringar. Du har en hög personlig mognad och genom gott omdöme förhåller du dig professionell i ditt arbete.

Vi erbjuder dig en arbetsplats med kompetenta medarbetare i en prestigelös och engagerande miljö.

Varmt välkommen med din ansökan!



Övrigt
Tjänsten avser ett vikariat t.o.m. 2018-08-31.

Stockholms stad arbetar med kompetenbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.