Administratör till reception

-Ett jobb i socialtjänstens hjärta
Vill du arbeta i en verksamhet som är föränderlig där du ger stöd till kollegor samt service till kommunens medborgare? Då ska du läsa vidare och söka jobbet!
Till Individ- och familjeomsorgen, IFO, söker vi nu en administratör som vill arbeta administrativt och bemöta kommunens medborgare i vår reception.
Socialförvaltningens Individ- och familjeomsorg (IFO) är organiserade i fyra enheter; Barn och Familjeenheten, Vuxenenheten, Öppna enheten och reception samt enheten för arbete och integration.
En dag som administratör
Arbetet i receptionen innebär att du är verksamhetens ansikte utåt, en första kontakt för våra medborgare till Socialtjänsten. Detta ställer höga krav på god förmåga att bemöta människor i olika situationer och att vara behjälplig för medborgarna att lotsas rätt. Du kommer att bemanna telefon och samtidigt ta emot fysiska besök vilket i perioder kan innebära ett högt arbetstempo.
Som administratör hos oss arbetar du tillsammans med en kollega med att bemanna receptionen i kombination med administrativa arbetsuppgifter. Arbetet innebär att du ansvarar för IFO:s arkiv och gallring, momsrapportering samt med fakturahantering och löner till resurser. Där ingår även att upprätta, uppdatera och hantera avtal för resurser i nära samarbeta med handläggare och i enlighet med föreskrifter från Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) och Socialstyrelsen.
Diarieföring av handlingar samt hantering av handlingar enligt dokumenthanteringsplan ingår i arbetsuppgifterna.
Du kommer att arbeta med att ta fram statistik från vårt verksamhetssystem Viva samt rapportera denna till annan myndighet. Arbetet innebär även att vara en del av ett utvecklingsarbete inom digitalisering för socialtjänsten.
Arbetsplatsen är fysiskt placerad i kommunhuset i direkt anslutning till myndighetsenheterna inom IFO, vilka kommer att bli dina närmaste samarbetspartners.
Din kompetens
Du har en eftergymnasial utbildning inom administration eller annan utbildning som av arbetsgivaren bedöms som likvärdig.
Flerårig erfarenhet från arbete med administration och reception.
För att på ett bra sätt klara av arbetsuppgifterna i uppdraget, behöver du ha uppnått en personlig mognad, ha god förmåga att skapa relationer i ditt arbete och kunna möta individer i utsatta situationer och i kris. Du har en väl grundad förståelse för vikten av den enskildes rättssäkerhet i kontakterna med socialtjänsten och inser vad detta betyder i praktiken.
Du har stor förmåga att både arbeta självständigt och i grupp, tar stort ansvar och egna initiativ, har god samarbetsförmåga samt engagemang och öppenhet för utvecklingsarbete inom arbetsområdet.
Du har goda kunskaper i Office paketet främst Excel och har vana av fakturahantering och löneadministration.
Meriterande
Vi ser gärna att du har kunskaper om socialtjänstens uppdrag.
Du har erfarenhet av att hantera inkomna handlingar, arbeta med att ta fram statistik i verksamhetssystemet Viva.
Du har kunskap om arbete i arkiv och gallring samt är väl förtrogen med dokumenthantering.
Stor vikt kommer också att läggas vid personlig lämplighet.
Vi erbjuder:
En liten personalgrupp med ett nära samarbete.
Fortlöpande utbildningar i det som behövs för utförandet av uppdraget
Årsarbetstid med möjlighet att anpassa arbetstid utifrån verksamheten och dina behov
Friskvård på arbetstid
Möjlighet till semesterväxling.
Övrig information
Tillsvidareanställning på heltid med tillträde enligt överenskommelse.
Sista ansökningsdatum är 2021-11-21.
Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med säljare.