Administratör till receptionen hos Individ- och Familjeomsorg

Kungsbacka är en dynamisk kommun där både människor och företag växer. Nu söker vi fler kollegor som också drivs av mod, ansvar och nytänkande. Vill du bli en av oss? Besök oss gärna på www.kungsbacka.se



Om oss på förvaltningen för Individ & Familjeomsorg i Kungsbacka
Vi på förvaltningen för Individ och Familjeomsorg i Kungsbacka ger socialt stöd till barn, unga och vuxna samt till personer med funktionsnedsättning.

Vårt uppdrag är att erbjuda lättillgänglig hjälp som skapar trygghet och främjar självständighet utifrån individens unika villkor. Vi gör utredningar, behandlar, genomför biståndsinsatser och arbetar med förebyggande verksamhet. I vårt uppdrag ingår även att driva boenden för ensamkommande barn och ungdomar och för personer med funktionsnedsättning har vi boenden, daglig verksamhet och personlig assistans. Den hjälp vi erbjuder bygger på aktuell forskning och beprövad erfarenhet och utgår från individens behov och de anhörigas önskemål. På förvaltningen arbetar cirka 800 medarbetare.

Enheten för Processledning och verksamhetsstöd
Verksamheten Processledning och verksamhetsstöd etableras den 1 januari 2016 i den nya förvaltningen Individ och Familjeomsorg och ansvarar för förvaltningens samtliga lednings- och stödprocesser. I det ingår bland annat verksamhetsstöd som HR, Ekonomi och kommunikation, administration, IT- och lokalfrågor, kvalitetsarbete och strategisk förnyelse/utveckling av processer, metoder och organisation.

Idag finns det två administrativa enheter under Processledning och verksamhetsstöd och vi hanterar nämndadministration, arkiv, system, reception samt ger övrigt administrativt stöd till förvaltningens chefer och medarbetare.

Vi söker nu förstärkning av en administratör med tillhörighet i reception på heltid!

Din roll som administratör hos oss
Vi söker en person som trivs med att vara där det händer. En person som vill variera sin arbetsdag mellan uppgifter som behöver mer koncentration och problemlösning, och uppgifter som kräver att man snabbt kan avbryta det man gör och ge varje besökare ett bra mottagande.

Tillsammans med två andra administratörer blir du förvaltningen för Individ och Familjeomsorgs ansikte utåt och tar emot besökande och telefonsamtal i förvaltningens reception. Du måste se varje besökare som en unik individ och varje möte som unikt. Du ska kunna svara på allmänna frågor och ge information till våra besökare. Som administratör i receptionsgruppen utgör du en central stödfunktion och i dina arbetsuppgifter ingår att alternera receptionen med såväl egna ansvarsområden som gemensamma områden tillsammans med dina administratörskollegor, t.ex. inköp, larm- och brandfrågor, samt intern service till chefer och medarbetare i förvaltningen.

Vi förväntar oss att du har förmåga att arbeta självständigt, det ingår att aktivt söka information och hålla sig uppdaterad om förändringar i verksamheten som påverkar ditt arbete och den information som du förmedlar. Arbetet innebär också många kontakter både internt och externt.

Rollen och ansvarsområden kan komma att förändras i takt med att den nya organisationen växer fram.

Din profil
Du som söker har en eftergymnasial utbildning med inriktning administration, ekonomi, juridik eller liknande samt 1-2 års erfarenhet av administrativt arbete. Du har mycket goda kunskaper om administrativa IT-system och trivs att arbeta med datorn som verktyg och vi förutsätter att du dagligen använder de vanligaste programmen som används i Microsoft Office, såsom Word, Excel och OneNote.

Vi ser det som meriterande om du har kunskap om hur offentliga förvaltningar ser ut och fungerar.

Som person är du analytisk lagd med förmåga arbeta med komplexa frågor och att se sammanhang och konsekvenser. Du är en problemlösare av naturen med god förmåga att lösa nya situationer och frågor som kan uppstå i arbetet. Ditt arbete strukturerar och organiserar du på ett noggrant och effektivt sätt och du lägger stor vikt vid kvalitén i det du utför och levererar. Vidare är det viktigt att du är flexibel, är handlingskraftig och kan prioritera. För att trivas i rollen måste du gilla utmaningar och klara av att arbeta i ett högt tempo. Att ge god service är en självklarhet för dig och din förmåga att kommunicera och skapa goda relationer är mycket god. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet

Låter det som du?
Vi erbjuder ett spännande och varierande arbete i en verksamhet där det händer mycket. Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med tillträde enligt överenskommelse.

Välkommen med din ansökan senast den 7 juli 2016.
Vi kallar till intervju löpande och kan komma att anställa innan sista ansökningsdag, så sök tjänsten redan idag!

Inför rekryteringsarbetet har Kungsbacka kommun noggrant tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter eller liknande.