Administratör till Serviceteamet

Om Verksamhetsstöd och service
På förvaltningen Verksamhetsstöd och service finns kommunens interna tjänster och servicefunktioner samlade. I vår mångfasetterade förvaltning ingår verksamheterna Ekonomiservice, Löneservice, HR-service, Kontakt Linköping, LKDATA, Upphandling och inköp, eLärandeCenter, Överförmyndarenheten, Stadsarkivet samt Kost och restaurang.

Att arbeta inom Verksamhetsstöd och service innebär att du är med och bidrar till utvecklingen av kommunens verksamheter och kommunövergripande servicelösningar. För att säkerställa en god och användbar service strävar vi ständigt efter att ligga i framkant - oavsett om det gäller att lösa våra kunders utmaningar, hitta nya effektiva metoder eller digitalisera processer.Om arbetsplatsen
Serviceteamet tillhör förvaltningen Verksamhetsstöd och service och är en nystartad enhet med anledning av förvaltningens flytt till Färgeriet i Ebbepark. Enheten arbetar på uppdrag av både Verksamhetsstöd och service och Miljö-och samhällsbyggnadsförvaltningen, som har sina verksamheter i lokalerna. Lokalerna utgör arbetsplats åt drygt 500 medarbetare som tillämpar ett aktivitetsbaserat arbetssätt, vilket innebär att lokalerna består av olika miljöer och medarbetarna väljer plats efter den arbetsuppgift som ska utföras för tillfället. 

Enheten Serviceteamet utgör en servicefunktion för medarbetare i byggnaden Färgeriet när det gäller bland annat inpassering och behörigheter, felanmälningar, vara kontaktperson gentemot fastighetsägaren, underhåll av lokaler och generell service, fakturahantering samt eventuella inköp till huset. 

Arbetsbeskrivning
Tjänsten som administratör i Serviceteamet innebär en stor variation av arbetsuppgifter med såväl administrativa som praktiska uppgifter som exempelvis hantering av felanmälningar, ekonomiadministration, hantering av behörigheter och inköp av kontorsmaterial. Uppdraget är inte renodlat administrativt utan innebär också praktiska delar som generell kontorsservice som byte av toner i skrivare eller stödja i enklare IT- tekniska frågor men även tillsyn av återvinningssystem, ta emot och guida leverantörskontakter och posthantering. Andra arbetsuppgifter är fördelning av personliga skåp till medarbetare samt hantering av reklamationer kring möbler och inredning. 

I rollen ingår även att vara kontaktperson till fastighetsägaren och ha kontakt med övriga leverantörer. 

Serviceteamet kommer bestå av två medarbetare, varav den ena är vaktmästare med administrativ inriktning och den andra är administratör med praktisk inriktning, samt en gruppchef.

Kvalifikationer
Du som söker har gymnasieutbildning inom administration eller annan utbildning som i kombination med erfarenhet bedöms likvärdig av arbetsgivaren. Vi ser att du har erfarenhet av serviceyrke och arbete med variation mellan administration och praktiska uppgifter. Det är meriterande om du har erfarenhet av ekonomiadministration och förståelse för den ekonomiska processen. 

Vi ser att du har goda kunskaper inom digitalisering och IT, exempelvis på sikt kunna ta emot ärenden via ärendehanteringssystem och vara ett stöd i enklare IT-tekniska frågor i exempelvis mötesrum. Det är meriterande om du har kunskaper i Google Workspace och/eller systemet R-card. 

För den här tjänsten krävs att du har god förmåga att kommunicera på svenska i både tal och skrift, då du exempelvis kommer att besvara ärenden via mail men också ge muntlig service i direkt kontakt med medarbetare i huset eller med leverantörer. 

I ett litet team ser vi det som väsentligt att du har god förmåga att samarbeta, är lugn och tillmötesgående och har lätt för att skapa kontakter. Vidare ser vi att du är serviceinriktad och har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar. Då Serviceteamet är en nystartad funktion i nya lokaler inspireras du och är bekväm med att få vara med att skapa och utforma såväl rutiner som arbetssätt.

För tjänsten krävs att du är självgående och tar ansvar för din uppgift, håller ordning och självständigt driver processer vidare. Vi ser även att du är lugn, stabil och stresstålig. Du behöver ha en god förmåga att vara flexibel, prioritera arbetsuppgifter och snabbt kan ställa om vid förändrade omständigheter.

Som administratör i Serviceteamet är det väsentligt att du kan bedöma vad som behöver göras och vilka som behöver informeras om det. Därmed ser vi att du har en god förmåga att analysera behov, arbeta proaktivt och ta tag i saker, exempelvis utreda orsaken om ett fellarm i fastigheten utlöses. Du kommer att agera som spindeln i nätet och därmed samordna olika aktiviteter. För detta krävs att du är ansvarstagande och har mod att agera utifrån de regler och riktlinjer som finns för verksamheten. 

Är du en person som trivs med varierande arbetsuppgifter och ser det som inspirerande att vara en del av ett nystartat team i ett helt nytt hus, då tror vi att du kommer att trivas hos oss som en del av Serviceteamet. 

Inget personligt brev i din ansökan
Linköpings kommun har valt att ta bort det personliga brevet ur rekryteringsprocessen. Istället ställer vi urvalsfrågor vid ansökan som ser till den sökandes motivation och intresse samt hur väl denne uppfyller tjänstens kravprofil. Målet är att skapa en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss.  

Information om tjänsten
Tillträde: Snarast efter överenskommelse

Anställningsform: Tillsvidareanställning

Sysselsättningsgrad: 100%

Antal lediga befattningar: 1

Ref. nr: 8924
Om Linköpings kommun
Linköping är platsen där du möter framtiden. Här finns en snabbt växande stad med hållbarhet, högteknologi och nytänkande i fokus. Vår stad är en välkomnande och livsvänlig plats. En stad där allt är möjligt.

Nu söker vi dig, som tillsammans med oss vill förbättra vardagen, framtiden och livskvalitén för Linköpingsborna. Som arbetsgivare har vi höga ambitioner. Vi arbetar ständigt med att hitta nya vägar för att på bästa sätt möta våra gemensamma utmaningar. Vill du vara med på resan?