Administratör till Sidas avdelning för ledningsstöd

Trivs du med att arbeta med administration och att ge stöd åt andra? Är du intresserad av vara med i vår förändringsresa som myndighet med fokus på digitalisering och förändrade arbetssätt? Sida söker nu en administratör till avdelningen för ledningsstöd.
Vi erbjuder
Sida genomför den svenska utvecklingspolitiken som skapar förutsättningar för fattiga människor att förbättra sina levnadsvillkor. Vår vision är varje människas rätt och möjlighet att leva ett värdigt liv. En förutsättning för att uppnå vår vision och våra mål är dynamiska, engagerade och kunniga medarbetare.
Vi erbjuder en arbetsplats med goda möjligheter till utveckling, en meningsfull vardag och en god arbetsmiljö, präglad av öppenhet och mångfald. Som medarbetare på Sida arbetar du utifrån tydligt mandat och ansvarsområde präglad av tillit mellan dig, din chef och dina kollegor. Sida har även personal utstationerad på svenska utlandsmyndigheter.
Den här befattningen innebär
I rollen som administratör på avdelningen för ledningsstöd arbetar du med att koordinera, strukturera, driva och administrera en rad olika frågor, möten och initiativ. Du arbetar nära cheferna och i team med vår avdelningscontroller och vår administratör inom IT-enheten.
Vi söker dig som trivs i en serviceinriktad roll och som har en naturlig fallenhet för planering, samordning och effektiv administration. Du har god social kompetens, har lätt för att samarbeta och du är en duktig kommunikatör i tal och skrift. Du omfamnar den statliga värdegrunden och du vill aktivt bidra till att utveckla en positiv och energigivande organisationskultur präglad av öppenhet, tillit och mod.
Arbetsuppgifter
Som administratör kommer du bland annat att arbeta med:
Administrativt stöd till avdelningens chefer, bland annat genom att bistå med underlag och presentationer.
Avdelningens interna kommunikation, till exempel information på intranätet och digitala samarbetsytor.
Koordinering och administration (inklusive planering, mötesinbjudningar, underlag och vid behov protokoll) av olika former av möten (till exempel facklig samverkan eller planeringsaktiviteter).
Avdelningens kontaktperson gentemot övriga verksamheten i olika administrativa frågor.
Praktisk förberedelse samt stöd vid introduktion av medarbetare och avslut av anställningar.
Vissa ekonomi- och personaladministrativa uppgifter såsom kvalitetssäkring av tidrapportering, att vara avdelningens första fakturamottagare med mera.
Stöd i ärende- och dokumenthantering.
Viss administration inom ett programkontor för Sidas strategiska utvecklingsprogram.



Utöver detta ser vi att du som administratör inom avdelningen för ledningsstöd samordnar Sidas interna administratörsnätverk. Det innebär att du sammankallar och håller i nätverket. Du har också en aktiv roll i utvecklingen av rollen som administratör på Sida och våra gemensamma rutiner för administration och effektivisering inom detta område.
Kvalifikationskrav
Utbildning
· Gymnasieexamen
Språk
· Goda kunskaper i svenska och engelska
Kompetens och arbetslivserfarenhet
Erfarenhet av administrativt arbete
Erfarenhet av kommunikationsarbete
Erfarenhet av att administrera digitala sidor (intranät)
Förmåga att planera, organisera och genomföra arbetet på ett effektivt sätt
Förmåga att vara noggrann och hålla en hög kvalitet
Förmåga att leda dig själv, identifiera behov och uppgifter samt driva dem självständigt och vid behov i samarbete med andra
Förmåga att hantera många olika arbetsuppgifter och prioritera mellan dem
Mycket god IT-vana och erfarenhet att arbeta med Office-paketet samt olika administrativa system
God samarbetsförmåga samt god förmåga att kommunicera, i tal och skrift
Vilja och förmåga att hjälpa andra och vara serviceinriktad.

Meriter
· Erfarenhet av arbete i statlig myndighet med administrativa uppgifter
· Erfarenhet av att ha arbetat med Palasso, Unit4, Visma Proceedo, Dokument- och ärendesystemet 360, Sharepoint och Outlook
· Erfarenhet av digitala mötesplattformar (Skype, Teams och Zoom)
· Erfarenhet av GDPR/hantering av personuppgifter
Personliga egenskaper
Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper. För att trivas i rollen bör du vara prestigelös, strukturerad och noggrann. Du gillar ett omväxlande arbete, har förmåga att snabbt växla mellan olika uppdrag och att slutföra uppgifter. Du tycker om att samarbeta med andra och arbeta i team.
Anställningsform och tillträde
Befattningen avser en tidsbegränsad anställning under ett år, med möjlighet till förlängning. Tillträde snarast eller enligt överenskommelse.
Placering
Befattningen kommer organisatoriskt att vara placerad på avdelningen för Ledningsstöd, med placering på Sidas huvudkontor i Stockholm. Huvudkontoret flyttar till Rissne, Sundbyberg under 2022.
Om Sida och avdelningen
Sida, Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete, är en statlig myndighet som arbetar på uppdrag av Sveriges riksdag och regering för att minska fattigdomen i världen. Genom vårt arbete och tillsammans med andra bidrar vi till att genomföra Sveriges politik för global utveckling. Sida har över 700 anställda fördelade mellan tre kontor i Sverige samt på svenska utlandsmyndigheter i samarbetsländer.
Avdelningen för ledningsstöd stödjer myndigheten styrnings- och ledningsfrågor och omfattar ett 70-tal medarbetare. Avdelningen består av fem enheter med ansvar inom områdena styrning, redovisning och finansiering, analys och statistik, IT samt system och metoder för genomförandet av insatser och strategier. Avdelningen har också ett stort engagemang i ett av Sidas strategiska program för digitalisering.
Kontakt
Om du vill ha mer information om tjänsten, kontakta Pia Heyman via pia.heyman@sida.se eller 08- 698 51 62.
Fackliga företrädare vid Sida är Saco Sida (kontaktperson: Luis Larrea och ST inom Sida (kontaktperson: Ulrika Holmström 08-698 57 48).
I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.
Sista ansökningsdag är den 5 januari 2021
Sida strävar efter att spegla samhällets mångfald och välkomnar därför alla sökande