Administratör till Skolinspektionen i Linköping

Skolinspektionen svarar för statens tillsyn över, och granskar kvaliteten i, skolväsendet, förskoleverksamheten och skolbarnsomsorgen, pekar på brister och stödjer förbättring. Målet är en skola med kunskap och resultat i fokus där rådande lagar tillämpas korrekt. Skolinspektionen beslutar också om tillstånd för och rätten till bidrag för att starta fristående skola.

Vi söker nu en administratör till kontoret i Linköping.

Skolinspektionen är regionalt organiserad med inspektionsavdelningar i Göteborg, Linköping, Lund, Stockholm och Umeå. Myndighetsledning och centrala stödfunktioner är placerade i Stockholm. Den regionala avdelningen i Linköping består av två enheter för regelbunden tillsyn och kvalitetsgranskning samt en enhet för anmälningsärenden. Avdelningen har för närvarande en administratör som ansvarar för samtliga administrativa uppgifter. I samband med att avdelningens uppgifter utökats söker vi nu ytterligare en administratör. Avdelningen i Linköping kommer att bestå av knappt 40 medarbetare. Våra lokaler finns centralt i Linköping på Storgatan 33.

Arbetsuppgifter:
Administratörerna inom Skolinspektionen skall kunna klara samtliga uppgifter som ingår i myndighetens administrativa basuppdrag. I denna tjänst ingår även att som registrator ansvara för avdelningens diarium samt administrativ samordning av regionala konferenser. Basuppdraget består av följande uppgifter;
- Diarieföring, kopiering, expediering av handlingar, databashantering och andra administrativa uppgifter i samband med ärendehantering.
- Redaktionell hantering av rapporter och beslut.
- Personaladministrativa uppgifter, t.ex. att vara personalredogörare samt att ge stöd vid användningen av Palasso vid rapporteringen av semester, sjukfrånvaro, annan ledighet samt resor.
- Ekonomiadministrativa uppgifter, t.ex. fakturahantering (kontroll, kontering, uppföljning av fakturor, omföringar, etc.) och stöd till chefer i användningen av Agresso vid attestering samt stöd till medarbetare om tidredovisningen i Agresso.
- IT-stöd och kontorsservice, t ex att vara ett stöd när det gäller Word, PowerPoint, Outlook, Palasso och Agresso, diariesystemet samt telefoni.
- Göra beställningar, svara för uppgifter kopplade till lokaler och maskinell utrustning, som t ex skrivare och kopiatorer samt support för dessa samt svara för post- och pakethantering.
- Vara förmedlande länk för budskap som ska vidare i organisationen om t.ex. nya regler, satsningar av olika slag, driftsstörningar etc.
- Svara i telefon och förmedla frågor rätt i organisationen.
- Allmän administrativ service.

Kvalifikationer:
Du ska ha minst gymnasieutbildning eller motsvarande och du ska ha mycket god datorvana, kunna hantera Officepaketet och ha erfarenhet av att arbeta med diarium och andra administrativa system. Du bör känna till offentlighetsprincipen, statliga ramavtal etc.

Det är meriterande med erfarenhet från administrativa uppgifter inom statlig förvaltning. Arbetet kräver god svensk språkbehandling i tal och skrift, noggrannhet och ordningssinne, och förmåga att arbeta självständigt och i enlighet med myndighetens riktlinjer och policies. Vi värdesätter att du är utvecklingsinriktad och tar egna initiativ till förbättringar av avdelningens administration.
Då arbetet innebär många kontakter både internt och externt är det viktigt att du har en mycket god samarbets- och serviceförmåga samt hög personlig integritet. Dina personliga egenskaper kommer att tillmätas stor vikt.