Administratör till SPSM

Vill du bidra till Sveriges största kunskapsbank inom specialpedagogik? Vi på Specialpedagogiska skolmyndigheten, SPSM, arbetar för att alla barn, elever och vuxenstuderande ska kunna utvecklas och nå målen i sin utbildning – oavsett funktionsförmåga. Vi erbjuder stöd till förskolor och skolor i hela landet som vill skapa lärmiljöer som är utvecklande och tillgängliga. Vi driver också flera specialskolor, fördelar statsbidrag och utvecklar läromedel. Myndigheten har cirka 1 200 medarbetare och verksamhet i hela landet.

Som medarbetare hos oss får du arbeta för allas lika värde i en organisation där delaktighet och engagerade medarbetare värderas högt. Vi ser ett stort värde i att ha medarbetare som mår bra och satsar därför mycket på friskvård och kompetensutveckling. Hos oss har du frihet att påverka ditt arbete. Mer om vad vi erbjuder kan du läsa på www.spsm.se/ledigajobb


Vi söker nu en administratör till Verksamhetsstödsenheten. Placeringsort är Härnösand men beroende på sökandes kompetens kan placering vid något av våra andra kontor komma ifråga.

Verksamhetsstödsenheten inrättades 1 januari 2019 som ett led i ett myndighetsövergripande förändringsarbete och omfattar för närvarande 22 medarbetare.

Verksamhetsstödsenheten tillhör verksamhetsområde Specialpedagogiskt stöd. Vi ger stöd till verksamhetsområdets chefer så att de kan fokusera på ledarskapet och till våra medarbetare så att de kan fokusera på våra målgruppers behov. Vi ger bland annat stöd inom områdena ekonomi- och verksamhetsstyrning, ekonomiadministration, personaladministration, bidragshantering och kursadministration

Då myndigheten finns inom stora delar av landet använder Teams, Skype och Zoom för arbete och möten på distans. Resor i tjänsten kan förekomma.

ARBETSUPPGIFTER
Inom funktionen ledningsstöd ska administratören tillsammans med kollegor stödja chefer inom verksamhetsområdet. Stödet innebär bland annat att agera som sekreterare vid möten. Även för- och efterarbete kring olika möten kan förekomma. Inom funktionen arbetar vi även med att vara ett stöd och backup för varandra samt utveckla det område vi ansvarar för.

Arbetsuppgifterna inom funktionen innebär bland annat att:

• Ansvara för att ge ett nära och kvalificerat administrativt stöd till cheferna inom verksamhetsområdet.
• Skriva protokoll och minnesanteckningar; utifrån det som sägs fånga essensen och sammanställa dokumentationen. Samt ansvara för dokumenthantering vid avdelningars ledningsmöten och vid samverkansmöten med fackliga företrädare. Vid behov även stödja i för- och efterarbete vid dessa möten.
• Delta i planering, koordinering och förberedelse av olika ärenden och olika mötesforum.
• Ge löpande administrativt stöd som exempelvis samla in uppgifter, göra sammanställningar, dokumentationsstöd samt stödja i planering av avdelningsträffar.
• Administrativ förvaltning av enkäter i verktyget Netigate.
• Övrigt administrativt arbete.

Du kommer att finnas i ett sammanhang tillsammans med övriga medarbetare i Verksamhetsstödsenhetens grupp för ledningsstöd.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har:

• Studier från högskola, universitet eller gymnasial utbildning, inom ett för specialpedagogiska skolmyndigheten relevant område.
• Minst 3 års erfarenhet av att vara ett kvalificerat administrativt stöd till en chef eller beslutsfattare i offentlig förvaltning eller privat näringsliv.
• Minst 3 års erfarenhet för att sammanställa protokoll och minnesanteckningar.
• Minst 3 års erfarenhet av att analysera och sammanställa material.
• Minst 1 års erfarenhet av att arrangera möten, konferenser eller andra sammankomster.
• Minst 1 års erfarenhet från arbete med frågeformulär/enkäter.
• Goda kunskaper i svenska i både tal och skrift.
• Goda kunskaper i Officepaketet och One-note. (Word, Excel, Powerpoint).

Meriterande är:
• Erfarenhet av administrativt arbete inom en offentlig verksamhet.
• Goda kunskaper i engelska.
• Kunskap i svenskt teckenspråk.

Personliga egenskaper
Vi fäster stor vikt vid dina personliga egenskaper. Du är självgående och strukturerad och förmår att planera, organisera samt prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du trivs i en verksamhet som är i ständig utveckling och förbättring. Du har förmågan att lätt se helheten och är uthållig. Du är tillgänglig och prestigelös, med en god förmåga att söka lösningar tillsammans med andra. Du är ansvarstagande och agerar när det behövs. Du är nyfiken och alltid villig att utveckla nya förmågor.

För att lyckas i rollen som administratör behöver du även:
• Vara serviceinriktad och samarbetsorienterad med god förmåga att bygga relationer.

• Kunna hantera många arbetsuppgifter parallellt, samtidigt som att du arbetar systematiskt på att få dem gjorda.
• Vara noggrann i lösandet av dina arbetsuppgifter.
• Ha förmågan att leda dig själv i din vardag och arbeta självständigt mot ett gemensamt mål.

ÖVRIGT
Vid all rekrytering sätter vi värde på de kvalitéer som jämställdhet och mångfald tillför verksamheten. Utdrag från belastningsregistret ska visas upp inför anställning.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss denna gång alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.