Administratör till stadsledningskontoret

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Stadsledningskontoret är kommunstyrelsens förvaltning. Vi ska styra och stötta stadens övriga verksamheter och för egen del genomföra beslut utifrån den vision och budget som kommunfullmäktige fastställt. Vi är ca 300 anställda som i huvudsak arbetar med strategiska frågor som har stor betydelse för stadens verksamheter.



Arbetsplatsbeskrivning
Stadens strategiska it-verksamhet leds och styrs av stadsledningskontorets avdelning för digital utveckling.

Avdelningen har idag runt 70 medarbetare. Vi söker nu en administratör till enheten Stab.

Arbetsbeskrivning
I rollen som administratör är du ett viktigt stöd i det dagliga administrativa arbetet på avdelningen. I ditt uppdrag kommer du bl a att:
• Ansvara för avdelningens administrativa rutiner
• Ge administrativt stöd till avdelningens ledning, medarbetare och projekt
• Upprätta och underhålla digitala informationskanaler såsom intranätssidor och samarbetsytor
• Hantera post, arkivering och diarieföring
• Upprätta och underhålla register, listor mm
• Handlägga och registrera avtal
• Genomföra bokningar, beställningar och inköp
• Följa upp leveranser

Rollen passar dig som tycker att det roligt med administration och service. Tillsammans med kollegor kvalitetssäkrar du vårt arbete och bidrar till ständig utveckling och förbättring av våra rutiner och processer. I rollen ingår allmänna administrativa arbetsuppgifter såsom ärendehantering, beställningar, inköp, posthantering, bokningar av resor, konferenser, möteslokaler, underhåll av e-postlistor etc.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har:
• minst 3-årig gymnasieutbildning eller likvärdig utbildning
• mycket goda kunskaper i Officepaketet och Sharepoint (eller likvärdigt system för samarbetsytor)
• mycket god förmåga att uttrycka dig korrekt och tydligt i tal och skrift
• dokumenterad erfarenhet av arbete som administratör samt med fördel i en likvärdig roll eller verksamhet enligt ovan
• kunskap om offentlighetsprincipen
• kunskap om diarieföringsprocessen i en kommunal organisation

Du är en god organisatör som är noggrann, strukturerad och du planerar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Du trivs i en roll med många kontaktytor. Du tar ansvar för dina uppgifter och levererar alltid i tid. Du har gott omdöme. Du är lugn och tillmötesgående i ditt bemötande, har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och du anstränger dig för att leverera lösningar.

Du arbetar bra med andra människor och har förmåga att relatera till dem på ett lyhört och smidigt sätt. Du har förmåga att kommunicera och informera på ett tydligt sätt och du ser till att budskap når fram till rätt personer i rätt tid. Du är prestigelös när det gäller att påminna och följa upp. Vidare är du serviceinriktad och flexibel, med god förmåga att se möjligheter i förändringar.  

Övrigt

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.