Administratör till UKÄ

Är du en erfaren och driven administratör som trivs med att ta ett stort ansvar? Gillar du administration, har intresse för IT- och teknik och tycker om att ge service? Nu söker vi dig som vill jobba som administratör i en verksamhet med ett samhällsviktigt uppdrag – vill du bli en av oss?

UKÄ bidrar till att stärka den svenska högskolan och Sverige som kunskapssamhälle. Vi granskar högre utbildning, analyserar och följer upp utvecklingen inom högskolan och bevakar studenternas rättssäkerhet. Vår vision är: Granskning för utveckling – vi säkrar Sverige som kunskapssamhälle!

Huvudsakliga arbetsuppgifter
I denna tjänst kommer du ha en bred administrativ roll på UKÄ, där du arbetar med administrativa uppgifter för Avdelningen för verksamhetsstöd, och aktivt driver och bidrar i arbetet med att skapa en attraktiv arbetsplats med hög funktionalitet och trivsel. Du kommer ha många kontaktytor inom verksamheten. I rollen ingår att förbereda inför att nyanställda börjar, till exempel ta emot datorer, mobiltelefoner och se till att alla abonnemang är korrekta, samt sedan ta emot nyanställda och visa dem kontoret, ge säkerhetsgenomgång och lotsa dem till bokningar de har i sin introduktionsplan. Arbetet innebär också att vid behov ta emot besökare, beställa kaffe, fika annan förtäring samt anordna frukostar, fredagsfika och tillfällen för gemensam trivsel.

Du kommer vidare ha flera olika administrativa uppgifter och assisterande uppgifter till chefer på Avdelningen för verksamhetsstöd, som till exempel att koordinera möten och aktiviteter, daglig drift av kontoret och systemadministration. Du kommer arbeta i olika system och program och det kan vara aktuellt att bli systemadministratör eller ”superuser” för vissa mjukvarusystem. Även andra arbetsuppgifter som att anordna medarbetardagar, personalfester, avdelningsträffar och konferenser (fysiska och digitala) ingår. Det ingår också ekonomiadministrativa uppgifter (t.ex. fakturahantering, leverantör och kundfakturor samt ekonomisk uppföljning) samt löpande kontorsinköp och kontakt med leverantörer för underhåll av kontoret.

Din profil

Krav för tjänsten


• Gymnasieexamen
• Tre års relevant erfarenhet av arbete som administratör eller liknade roll
• Erfarenhet av ekonomiadministration och fakturahantering
• Beställarkompetens med erfarenhet av kontorsinköp
• Relevanta IT-kunskaper och erfarenhet av att vara systemadministratör eller ”superuser” och kunna stötta andra i vissa system
• Goda kunskaper och vana vid att använda programmen i Officepaketet
• Erfarenhet av att ordna konferenser oh liknande evenemang, både fysiskt och digitalt
• Goda kunskaper i svenska och engelska och förmåga att uttrycka sig väl i både tal och skrift

Meriterande


• Erfarenhet av relevant administrativt arbete i statlig verksamhet eller annan offentlig förvaltning
• Kunskaper och vana att använda flera olika administrativa system och program, som till exempel ärende- och informationshanteringssystemet Public 360, lärplattformen Canvas, system för fakturahantering med mera 

Dina egenskaper
För att lyckas i rollen som administratör är du strukturerad, serviceinriktad och har ett förtroendeskapande arbetssätt. Du har en förmåga att driva ditt eget arbete och kan på egen hand se möjliga förbättringsåtgärder. Vi ser också att du är prestigelös, lösningsorienterad och ansvarstagande för att du ska trivas i rollen. Du har lätt för att skapa kontakter och eftersom rollen präglas av mycket varierande arbetsuppgifter som ställer höga krav på ansvarstagande och noggrannhet är du en person som trivs med att ha mycket igång samtidigt. Du har också intresse av att arbeta med IT- och teknikfrågor.

Om avdelningen
Som administratör på Avdelningen för verksamhetsstöd kommer du ingå i funktionen för kommunikation och administration som uppgår till 7 medarbetare och arbeta på uppdrag av ansvarig gruppchef för funktionen. Avdelningen består totalt av cirka 25 engagerade medarbetare med huvudsakligt uppdrag att ge administrativt och strategiskt stöd till hela myndighetens verksamhet och utveckling, med fokus på kärnverksamhetens behov. Avdelningen är indelad i funktioner inom områdena administration, reception, kommunikation, IT, informationsförvaltning, ledningsstöd, HR, ekonomi och intendentur. Avdelningen präglas av arbetsglädje och ett gott samarbete.

Vi erbjuder
Vi erbjuder dig ett intressant och utvecklande arbete i en verksamhet med ett samhällsviktigt uppdrag. UKÄ är en arbetsplats med drygt 120 anställda. Vi månar om våra medarbetares möjlighet till balans mellan arbete och privatliv och erbjuder bl.a. flexibla arbetstider, goda möjligheter till distansarbete och ett brett utbud av friskvårdsförmåner. Vi strävar efter att våra medarbetare ska känna arbetsglädje och stolthet, ha inflytande och lika möjligheter att utvecklas. Vi arbetar aktivt med att integrera ett jämställdhetsperspektiv i verksamheten och att skapa en god arbetsmiljö fri från diskriminering. Vi bedriver vår verksamhet i moderna lokaler intill Gullmarsplan.

Om anställningen
Tillsvidareanställning på heltid som inleds med sex månaders provanställning med tillsättning så snart som möjligt. Vi tillämpar individuell lönesättning.

För mer information och ansökan
Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev inklusive relevanta betyg/intyg. Vi kan komma att kalla till intervjuer löpande, så skicka gärna in din ansökan så snart som möjligt. Du ansöker om tjänsten via vår webbplats senast onsdagen den 24 maj 2023.

För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta gruppchef Martin Wincent. Du kan även kontakta de fackliga företrädarna Caroline Tovatt (Saco-S) eller Annika Calgheborn (ST). Samtliga nås via myndighetens växel, tfn 08-563 085 00

Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av jobbet men vi tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster.