Administratör till Uppsalakontoret

White Arkitekter är ett av Skandinaviens ledande arkitektkontor. Vi arbetar med hållbar arkitektur, design och stadsutveckling i en internationell kontext för nuvarande och kommande generationer.

Vår mission är att, med arkitekturens kraft, driva omställningen till ett hållbart liv. Vår vision är att 2030 ska alla våra projekt vara formstarka och klimatneutrala. Vi är ett medarbetarägt arkitekturkollektiv som utgörs av cirka 700 medarbetare med närvaro i Sverige, Norge, Storbritannien, Tyskland, Kanada och Östafrika.




Vill du arbeta på ett företag som värnar om en hållbar arkitektur och ett hållbart liv såväl inom arkitekturen som inom företaget och genom våra värderingar?

I din roll som administratör stöttar du kollegorna i olika administrativa uppgifter, är behjälplig med enklare IT-relaterade frågor och är den som håller ordning i fikarummet och på kontoret. Inte minst bidrar du till en god stämning på kontoret.

Placering: Din arbetsplats blir på vårt kontor i Uppsala
Omfattning: Tjänsten är på 75% tillsvidare, vi tillämpar provanställning.
Tillträde: 15 januari 2024
Arbetstider: Mån - fre 8:30 – 15:30
Sista ansökningsdag: 2023-11-15

Kontorsservice I servicerollen ingår bland annat;

att ansvara för att gemensamhetsytor som kök och konferensrum ser representativa ut
inköp, göra iordning morgonfika samt beställa luncher och/eller fika till möten
att samverka med övriga medarbetare, servicefunktioner på kontoret samt lokalvårdare så att vi tillsammans skapar bästa möjliga arbetsplats
Administration och stöd till kontorsledning Som administratör är du bland annat ansvarig för;

resebeställningar, hotellbokningar
arkivering
leverantörskontakter, avtal och leverantörsfakturor
inköp och leveranser, ex trycksaker, kontorsmaterial, livsmedel och catering
post och beställning av bud
kontakt med hyresvärd och fastighetsskötare gällande lokalfrågor
planering och logistik kring interna och externa evenemang, workshops och liknande
framtagande av rutiner för driften av kontoret
I rollen kommer du även att;

stötta kontorschefen med olika administrativa uppgifter
bistå vår kommunikatör, med bland annat nyhetsbrev, informationsflöde och inbjudningar
hjälpa till med korrekturläsning, renskrivning och som sekreterare vid möten
bistå som administrativt stöd i våra uppdrag
Teknikansvarig delta på teknikmöten varannan vecka
ska vara ”digital office”-enhetens och ”service desks” förlängda arm på kontoret finnas till hands när det gäller IT-relaterade ärenden som inte kan fixas via telefonsupport eller fjärrstyrning, tex dator, telefon, server, nätverk eller AV-teknik

ska bistå ”operations” för underhåll av de tekniska systemen på kontoret i enlighet med fastställda direktiv
ska stödja och informera kontorschefen i frågor avseende teknik
ska stödja kontorschefen i budgetfrågor avseende teknik
ska bistå kontoret vid installationer, initiering av servicebehov, etc.
ska bereda inköp av teknik/tillbehör till kontorets medarbetare
ska bistå med användarkontohantering när medarbetare anställs och slutar
ta emot och installera datorer
ta emot telefoner och vid behov hjälpa medarbetare att komma igång
Kvalifikationer Vi ser gärna att du har minst 5 års arbetslivserfarenhet från liknande roller, så som administration och/eller i någon form av serviceroll
Van att ta fram rutiner
Grundläggande kunskap i bokföring
Behärskar det svenska språket mycket bra såväl i tal som i skrift
Behärskar det engelska språket bra både i tal och skrift
Van datoranvändare och bekväm med Office-paketet
Viss erfarenhet av och ett intresse för IT/teknik
Meriterande Erfarenhet och intresse av arbete med företagskultur
Personliga egenskaper Prestigelös
Positiv attityd
God samarbets- och kommunikationsförmåga
Självständig
Proaktiv och bra på att driva, strukturera och planera ditt arbete
Nyfiken och intresserad av att lära dig nya saker
Social och trivs med att möta människor
Flexibel och har lätt för att växla mellan olika arbetsuppgifter
Ett öga för det lilla extra och tycker det är viktigt att ha det snyggt och prydligt omkring dig