Administratör till utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen

Halmstad är en expansiv kommun där vi arbetar för att våra 105 000 kommuninvånare ska trivas och få ut mer av livet. Här finns möjligheterna för dig som vill ha ett meningsfullt arbete och bidra med engagemang och nytänkande. Tillsammans med 10 000 kollegor är du med och bygger hemstaden, kunskapsstaden och upplevelsestaden. Läs mer om oss https://www.halmstad.se/intro

Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens uppdrag är att genom utbildning, praktik och arbete öka individens förutsättningar för att hitta ett arbete och bli självförsörjande. Vi har bland annat kommunens största samlade utbud av gymnasieutbildningar samt kurser för vuxna.

Kvalitetsavdelningen vid utbildnings- och arbetsmaknadsförvaltningen består av 10 medarbetare inom områdena digitalisering, verksamhetsutveckling, juridik, uppföljning, analys och övergripande administration. Som administratör tillhör du utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens förvaltningskontor. Här jobbar förvaltningschef tillsammans med förvaltningens specialistfunktioner; HR, Kvalitet och Ekonomi. Tillsammans fungerar de som en central stödfunktion till alla utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens verksamheter.

ARBETSUPPGIFTER
Vi söker nu en vikarierande administratör från 1 april 2024 till 30 juni 2025. Tillsammans med kvalitetsavdelningen kommer du att ansvara för att de övergripande administrativa processerna och stödet till förvaltningens verksamheter hanteras med inriktning på att visionen och de politiska målen uppnås. Du förväntas genom ditt uppdrag att på en övergripande nivå stimulera och stödja verksamheterna i arbetet för att skapa en professionell och modern verksamhet.

I uppdraget kommer du att ansvara för registrering och hantering av inkomna handlingar i diariet. Du kommer att ansvara för utformning, genomförande och sammanställning av årliga elevenkäter samt hantera delar av förvaltningens arkiv. Tillsammans med kollegor på kvalitetsavdelningen och i förvaltningen bidrar du till den pågående implementeringen av informationshanteringsplanen.

Du är även ett stöd i internkontroll, uppdatering av olika register, vissa utredningsuppdrag och utvecklingen av effektivare administrativa processer i stort.

Kommande år är en viktig del av kvalitetsavdelningens uppdrag att fortsätta utvecklingen mot en mer digital verksamhet som hanterar information på ett säkert och effektivt sätt. En del av detta innebär att med hjälp av kommunens ledningssystem kartlägga, utveckla och rita bland annat våra administrativa stödprocesser. I det här arbetet kommer du genom ditt uppdrag att på olika sätt kunna vara en viktig medspelare.

I rollen som administratör företräder du förvaltningen i olika sammanhang där du bidrar med din kompetens samtidigt som du bidrar till att stärka utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens varumärke. Din roll på avdelningen kommer anpassas utefter dina kompetenser och kunskaper.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har minst två års erfarenhet av arbete inom relevanta administrativa processer och är intresserad av att axla rollen som administratör under en period av föräldraledighet. Vidare har du gymnasieutbildning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.

Som person är du serviceminded, ödmjuk och hjälpsam, men kan samtidigt ställa krav på din omgivning. Du tycker om att röra dig i sociala sammanhang och att få delta i olika utvecklingsgrupper. Du har lätt för att uttrycka dig både i tal och skrift. Att arbeta tillsammans med andra är en självklarhet och du är duktig på att se både detaljer och helheter.

Vi ser gärna att du har erfarenhet av att arbeta som registrator, att du har erfarenhet av att använda enkätverktyg och både kan arbeta efter och bidra till förbättring av uppsatta rutiner och processer. Du är trygg med att arbeta med Microsoft 365 olika delar, så som word, power-point, excel, outlook och teams. Har du dessutom erfarenhet av arbete med GDPR och utredning av personuppgiftsincidenter och Lex Sarah är det meriterande. Likaså är det meriterande med erfarenhet från arbete inom en politiskt styrd verksamhet.

Du agerar utifrån vår kommuns gemensamma värdegrund och är ett föredöme för andra medarbetare. Du uppmuntrar till delaktighet och kreativitet, visar personlig omtanke genom att ge stöd och genom att konfrontera i ett gott syfte, både för dina närmaste kollegor och för organisationen i stort. Genom ditt sätt att agera och kommunicera sprids detta förhållningssätt vidare i organisationen och skapar motiverade och kreativa kollegor.

ÖVRIGT
Vi värdesätter de kvaliteter som en jämn ålders- och könsfördelning samt etnisk och kulturell mångfald tillför
verksamheten.

Tjänsten tillsätts under förutsättning att vederbörliga beslut tas.

Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

Varmt välkommen med din ansökan!