Administratör till valnämndens kansli

Göteborgs valnämnd är, tillsammans med sitt kansli, lokal valmyndighet och genomför allmänna val och folkomröstningar på uppdrag av riksdagen och kommunfullmäktige i enlighet med gällande vallag.

ARBETSUPPGIFTER
Är du en serviceinriktad administratör med ett genuint samhällsintresse?

Valnämndens kansli söker nu en noggrann, positiv och flexibel administratör som gillar att ha många arbetsuppgifter igång samtidigt.

Valnämnden är en obligatorisk nämnd med eget kansli som svarar för planering och genomförande av allmänna val, val till Europaparlamentet och eventuella folkomröstningar. Valnämnden ansvarar för det praktiska genomförandet av valen och ska bland annat utrusta och bemanna vallokalerna, hantera förtidsröster och sköta den preliminära sammanräkningen av rösterna. Valnämndens kansli leder och samordnar verksamheten.

Vi är en liten arbetsgrupp som arbetar mot ett mycket tydligt mål och deadline med fokus på tillit, förtroende och rättssäkerhet.

Vi söker nu en administratör för förberedelser av valet till Europaparlamentet 2024.

Arbetsuppgifterna är varierande, men består till stor del av att lägga in och hantera information i digitala system. Under valperioden förekommer även en hel del kontakter med allmänheten, andra förvaltningar och myndigheter via telefon och e-post. Du kommer stödja valsamordnarna i deras arbete, vid rekrytering av röstmottagare och lägga upp anställningsavtal och sköta löneadministration i lönesystemet Personec. Du kommer sköta kursadministration och beställningar- i Proceedo. Du kommer även ansvara för planering och genomförande av den ambulerande röstmottagningen.

Under valperioden behöver du vara beredd på att stötta upp där det behövs.

Förutom administrativt arbete ingår en del praktiskt arbete. Det kan handla om att koka kaffe och ordna med fika till större möten, pricka av mötesdeltagare med mera.

Under valperioden förekommer helg- och kvällsarbete vissa dagar.


KVALIFIKATIONER
Du är lösningsfokuserad, flexibel och har lätt för att anpassa dig och ditt arbetssätt utifrån ändrade förutsättningar. Du behöver vara beredd på att det ibland kan komma nya oväntade uppgifter som kanske behöver lösas med kort varsel.

Du tar stort eget ansvar och är duktig på att formulera dig i tal och skrift. Arbetet ställer krav på att du är noggrann och kan arbeta självständigt men i gott samarbete med andra, kan ta egna initiativ och arbeta under tidspress.

Du använder tiden effektivt och arbetar systematiskt, organiserat och metodiskt.

Som person är du serviceinriktad och har ett prestigelöst förhållningssätt. För att lyckas i rollen behöver du vara strukturerad, lyhörd och ha en god administrativ förmåga. Avgörande är att du snabbt och lätt kan sätta dig in i och ta till dig nya administrativa digitala system. Eftersom arbetet periodvis sker under tidspress och kräver snabba omprioriteringar är du en person som har hög arbetskapacitet och trivs med att tidvis arbeta under stress.

Körkort är ett krav. Det är meriterande om du har minst två års erfarenhet från arbete som administratör eller liknande samt om du har en eftergymnasial utbildning. Erfarenhet från arbete i de administrativa systemen Personec och Proceedo är också meriterande.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet för tjänsten.


ÖVRIGT
Urval och intervjuer kommer ske löpande under ansökningsperioden. Säkerhetsprövning kan komma att ske. Observera att tjänsten är tidsbegränsad och att det i dagsläget inte bedöms finnas möjlighet att få förlängning efter periodens slut.