Administratör till Världskulturmuseerna i Stockholm

Världskulturmuseerna (Statens museer för världskultur) är en museimyndighet bestående av fyra museer i Sverige; Etnografiska museet, Medelhavsmuseet och Östasiatiska museet i Stockholm samt Världskulturmuseet i Göteborg. De förvaltar en stor del av det statliga internationella kulturarvet i Sverige. I samlingarna finns föremål från hela världen och på museerna visas utställningar om alltifrån egyptiska mumier till globala samtidsfrågor. Arbetsgivare: Novare Bemanning

Trivs du i rollen som administratör där du får arbeta med att sammanställa material, göra program/middagar och luncher till internationella gäster samt boka hotell och resor? Då vill vi berätta mer! Just nu söker Världskulturmuseerna en erfaren administratör.

För att lyckas med just din ansökan, tror vi på ett starkt samarbete som gör att vi på Novare Bemanning bland annat erbjuder dig värde genom karriärsamtal, intervjuträning och välarbetad marknadsföring av din profil under processens gång. Låter detta som en möjlighet för dig? Då är du varmt välkommen med din ansökan redan nu!

Om uppdraget

Vi på Novare Bemanning är en stolt och godkänd leverantör av det statliga ramavtalet i Sverige. Det betyder att vi ständigt får in tjänster från myndigheter där de söker efter engagerade medarbetare. Nu är det Världskulturmuseerna som är i behov av förstärkning. Tjänsteorten kommer att vara Stockholm. SMVK bedriver arbete på Etnografiska museet, Medelhavsmuseet och Östasiatiska museet och har ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Arbetsstället varierar från dag till dag och kan även vara på olika museer samma dag. SMVK har även verksamhet i Göteborg på Världskulturmuseet. I något enstaka fall kan resa dit förekomma. Myndigheten har flexarbetstid mellan 07:00- 09:00 + 15:00- 19:00.

Genom att visa intresse skapar du också ett tillfälle att nå ut med vad just du har för tidigare erfarenheter och drivkrafter, samtidigt som vi kan bidra till ditt nästa steg. Vi finns här för att tillsammans med dig, skapa bästa möjliga förutsättningar till att just din ansökan möter kravet på efterfrågan från våra myndigheter.

Exempel på dina arbetsuppgifter 

Ta emot och registrera inkommande utställningsförslag via en funktions e-post, från interna och externa förslagsställare. Sända mottagningsbekräftelse enligt rutinmässigt e-postmeddelande.
Sammanställa och bereda förslag till Utställningsrådet (UR) enligt rutin och förberedelsemöte.
Färdigställa UR:s dagordning och förbereda möteskallelser i Outlook.
Uppföljningsarbete efter projektmöten, arbetsgruppsmöten, avdelningsmöten- uppladdning av presentationer på intranät/SharePoint grupper, Microsoft Teams grupper, Dela protokoll för justering, färdigställa mötesanteckningar, boka möten med resurser (personal och lokaler) i Microsoft Outlook.
Boka resor till grupper via tågoperatörens resebokningssajt
Boka hotell i enskilda fall åt medarbetare via en upphandlad hotellbokningsapplikation.
Avstämningsmöte med närmaste chef (Avdelningschef Innehåll och lärande) minst en gång i veckan för att planera och förbereda nästkommande vecka.
Ekonomiuppföljningar (fylla i siffror i kolumner i Excelark) av avdelningens/projektens utfall
Boka lokal och förbereda avdelningsgemensamma konferenser och möten
Uppdatera avdelningens intranätsida (SharePoint) nån gång varannan vecka med senaste nytt och utställningsplaneringen.
Följa avtalsprocesser från inledande kontakt till slutförande
Stödja högsta ledningen (Överintendenten) ca 8- 10 timmar i veckan med mötesbokning, förberedelsematerial inför kommande möten och delegationer samt resebokningar.


Krav för tjänsten:

Gymnasium eller likvärdig utbildning
Mycket goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt
Minst tre (3) års arbetslivserfarenhet som administratör/assistent
Kunna kommunicera obehindrat på svenska och engelska, såväl i tal som skrift.
Administrativa färdigheter och språk


Meriterande krav för tjänsten:

Erfarenhet av Office 365 miljö
Erfarenhet av flexibel kontorsmiljö/öppet kontorslandskap
Erfarenhet av olika arbetsställen olika dagar i veckan
Erfarenhet av ledningsstöd till högsta ledningen (mötesbokningar, förebeedelser inför möten, dokumenthantering)
Erfarenhet av sammanställning av administrativt material från flera delar i organisationen
Erfarenhet av Business Intelligence systemet Stratsys
Erfarenhet av att hantera flera olika arbetsuppgifter parallellt och fylla väntetid med andra uppgifter.


Uppdragsperiod och omfattning

Omfattningen är på 100 % och pågår preliminärt mellan 2022-09 till 2023-03-31, med chans till förlängning.

Ansökan 

Då urval sker löpande kan tjänsten komma till att bli tillsatt innan sista ansökningsdag. Var därför beredd med din ansökan redan nu. Sista ansökningsdag är 2022-08-23. Du är varmt välkommen!  

Notera att vi tyvärr inte tar emot ansökningar via mail med anledning av GDPR. Om du däremot har frågor eller funderingar kring tjänsten så får du gärna kontakta oss.

Hoppas vi ses! 

Som konsult hos oss 

Som konsult hos oss får du en dedikerad konsultchef som du träffar regelbundet. Du får även karriärsamtal samt tips och tankar för din utveckling. Vi har en aktiv feedback kultur med fokus på positiv utveckling, intervjuträning inför nya möjliga uppdrag och tillgång till möjliga uppdrag inom Novare koncernen.  

Novare Bemanning erbjuder bemanningstjänster till offentlig och privat sektor. Vi vill bygga ett nytänkande bolag med fokus på att få kandidater, kunder och konsulter att förstå, utveckla och formulera sina behov av efterfrågan. Genom oss ska man få relevant och tydlig guidning oavsett om du är arbetssökande, redan anställd konsult eller uppdragsgivare.  

Novare Koncernen är ett av Sveriges ledande HR Serviceföretag som årligen genomför ca 600 rekryteringar samt många bemannings och interimsuppdrag. Novare har funnits i 20 år och startades av Investor. 2014 köpte personalen ut företaget från Investor och ägs idag av nyckelpersoner inom personalen