Administratör till Welcome Services

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 56 000 studenter och 6 600 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.

Vid Serviceenheten arbetar ca 270 personer som tillsammans erbjuder expertstöd och levererar service och tjänster till hela universitetet. 

Welcome Services erbjuder bostäder, information, aktiviteter, råd och stöd för internationella forskare, personal och studenter samt mottagande institutioner vid Göteborgs universitet.
I våra tjänster ingår uthyrning av tillfälliga gäst- och studentbostäder, med både en stor administration kring bokningar och mottagande samt en omfattande hantering av ärenden av praktisk art. Utöver arbetet med bostäder så ansvarar Welcome Services för ett innehållsrikt välkomst- och introduktionsprogram för internationell personal och internationella studenter, både vid terminsstart och löpande under året. Sektionen arrangerar också informationstillfällen och kompetensutveckling för universitetets personal inom området internationell rekrytering.

Mer information om sektionen finns på länken nedan:

Welcome Services

Arbetsuppgifter 
Dina arbetsuppgifter kommer i huvudsak vara löpande administration kring våra bostäder och du kommer bl a att arbeta med:


• arbete i bokningssystem för uthyrning av bostäder
• kontakter med internationell personal och internationella studenter som söker bostad och/eller information
• kontakter med personal inom universitetet gällande bostadsuthyrning
• kontakter med fastighetsägare, fastighetsskötare och leverantörer av olika tjänster för felanmälningar, beställningar, leveranser o dyl
• inköp av material till bostäder, aktiviteter och kontor
• viss ekonomihantering som fakturering, påminnelser etc
• hantering av informationsmaterial och nycklar
• medverka i ankomstdagar, välkomstprogram, informationstillfällen och aktiviteter

Du kommer att tillhöra ett arbetslag som arbetar med frågor som rör hela sektionens arbetsområde (bostäder och mottagande). 

Kvalifikationer 
Vi söker dig som har eftergymnasial utbildning inom administration eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Erfarenhet av ovan beskrivna arbetsuppgifter är meriterande.

För att lyckas i rollen krävs att du har:


• Minst två års erfarenhet av administrativt arbete
• Erfarenhet av arbete med kundsupport eller liknande serviceyrke
• God administrativ förmåga 
• Goda språkkunskaper i svenska och engelska
• Goda kunskaper i Officepaketet

Följande kompetens/erfarenhet är önskvärd och meriterande:


• Arbete med internationell personal och/eller internationella studenter
• Arbete med uthyrning av bostäder, t ex från bostadsföretag, hotell el dyl
• Arbete med ekonomiadministration
• Arbete med aktiviteter och mottagande av gäster/kunder

Det är även meriterande om du har arbetat i bokningsprogrammet Oscar eller liknande system.

Du är pragmatisk och lösningsorienterad samt behärskar att prioritera bland de ärenden som åläggs dig. Du kan självständigt planera och organisera ditt arbete och trivs i en administrativ roll. Arbetet ställer stora krav på servicekänsla, noggrannhet, initiativrikedom, flexibilitet och samarbetsförmåga.
Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Anställning 
Anställningen är  tillsvidare på heltid med placering vid sektionen för Welcome Services. Tillträde snarast eller enligt överenskommelse. Provanställning kommer att tillämpas. Oregelbundna arbetstider kan förekomma vid ankomstdagar (terminsstart) och aktiviteter (kvällstid). 

Kontaktuppgifter för anställningen
Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta sektionschef Karin Hellqvist, 031-786 2135, karin.hellqvist@gu.se.

Fackliga organisationer 
Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss/hjalp-for-sokande 

Ansökan 
För att söka en anställning vid Göteborgs universitet måste du registrera ett konto i vårt rekryteringssystem. Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag. 

Ansökan ska vara inkommen senast: 2022-11-07


Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning.

Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.