Administratör, vikariat

Socialförvaltningen Sydväst är en av fyra socialförvaltningar i Göteborgs Stad med runt 900 medarbetare. I stadsområdet Sydväst bor cirka 120 000 invånare och området stäcker sig från Billdal till Högsbohöjd och till södra skärgården. Förvaltningens uppdrag är att barn, unga och vuxna ska kunna leva ett tryggt och självständigt liv och att barn och unga har en rik fritid. Förvaltningen jobbar också för att stötta personer i hemlöshet till ett varaktigt boende. Genom samverkan med civilsamhälle, lokalt näringsliv och andra aktörer ska vi öka folkhälsan och tryggheten i området.

I socialförvaltningen Sydväst vill vi ta tillvara på engagemanget hos alla medarbetare. Hos oss kan du påverka både ditt eget jobb och andras liv.

ARBETSUPPGIFTER
Vi söker en vikarierande administratör till Boende och hemlöshet då en av våra medarbetare kommer att gå på föräldraledigt. Vi söker dig som vill vara med och bidra till att stödja avdelningens chefer administrativt. Arbetet som administratör inom avdelning Boende och hemlöshet innebär att du är underställd en verksamhetschef och ingår i en grupp tillsammans med andra administratörer. Ditt uppdrag blir en viktig del i avdelningens ambition att skapa bättre förutsättningar för ledarskap, kommunikation och måluppfyllelse för verksamheterna och effektivisera de administrativa processerna.

Du kommer i ditt dagliga arbete att serva, hantera, bevaka och följa upp de administrativa processerna eller andra förekommande arbetsuppgifter. I din roll kommer du att medverka i att organisera och utveckla det administrativa arbetet samt bevaka och implementera förändringar eller nyheter inom området.

I ditt arbete kommer du ha stöd och samarbeta med HR, Ekonomi och förvaltningens övriga stödfunktioner.

Dina främsta arbetsuppgifter kommer att vara följande:
• Fakturering av förekommande bostadshyror och
omvårdnadsavgifter
• Behandling av fakturor, beställningar, utbetalningar och stöd vid
inköp och upphandling exempelvis avtalshantering.
• Stödja cheferna i personaladministrativt arbete i lönesystemet
Personec och i andra personaladministrativa system, ta fram
anställningsuppgifter, skriva intyg, hantera Visma Recruit osv.
• Stödja chefen i frågor som exempelvis schemaläggning och
bemanning
• Stödja och ge service till chefer angående olika IT-system, IT-
kontaktperson, LVS och behörigheter etc.
• Löpande administration, inventering, arkivering mm


KVALIFIKATIONER
För tjänsten krävs påbyggnadsutbildning inom det administrativa området samt flerårig erfarenhet av administrativt arbete.
Du behöver ha goda kunskaper i Officepaketet, Personec och Treserva samt kännedom om stadens övriga IT-system. Du behöver även ha kunskap om schemaläggning, Time Care och/eller andra IT-stöd för schemaläggning samt kunskap om arbetstidsregler.

För tjänsten krävs att du är noggrann då det aktuella administratörs uppdraget innebär stort ansvar för att verksamhetens intäkter hanteras korrekt.

Tjänsten kräver god samarbetsförmåga, prestigelöshet och att du bemöter alla i arbetet på ett professionellt och respektfullt sätt.
Vi ser att det är viktigt att du är serviceinriktad, har god analytisk förmåga och tycker om att möta och hjälpa andra.
För att klara ditt uppdrag behöver du vara strukturerad och har förmåga att prioritera, vara initiativrik och ser vad som behöver göras för att förbättra och stötta verksamheten administrativt samt bidra till utveckling av administrativa rutiner.
Jobbet kommer att förändras över tid vilket kräver att du är flexibel till ändrade omständigheter samt har lätt att anpassa dig.

Mot bakgrund av att det finns återkommande deadlines i ditt arbete är det viktigt att du kan hantera arbetstoppar, tidspress och trivs med att arbeta under växlande arbetsbelastning.


ÖVRIGT
Ett löpande urval kommer att göras och intervjuer kommer att påbörjas före sista ansökningsdatum.