Administratör vikariat

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, historia och filosofi.


Det gemensamma verksamhetsstödets (GVS) uppgift är att stödja universitetets kärnverksamhet utbildning och forskning. Det gör vi genom att ge kvalificerat stöd i olika administrativa processer. Samtidigt är vi inom verksamhetsstödet policyskapande och samordnande. Vi ansvarar även för att utföra kvalitetskontroller, uppföljningar och utvärderingar som utvecklar verksamheten.



Fastighetsavdelningen är en av tolv avdelningar inom det gemensamma verksamhetsstödet.

Vi
ansvarar bland annat för KTH:s lokalförsörjning, miljöledningssystem, lokalvård, servicefunktioner/
hantverk, fysisk säkerhet, post och paket samt växel. Vi är indelade i sex grupper som leds av respektive gruppchefer. Tjänsten som administratör är placerad i Kansligruppen som bemannar KTH:s växel, det gemensamma verksamhetsstödets reception, KTH Entré och kortexpedition. Vi hanterar även gemensamma inköp och bistår med administration av servicetjänster inom verksamhetsstödet.

Arbetsuppgifter
Du kommer arbeta i kortexpeditionen i nära samarbete med KTH:s säkerhetsgrupp. Du ansvarar tillsammans med dina kollegor för att upprätta- och administrera passerkort för KTH:s anställda, studenter och entreprenörer, genomföra salsöppningar, samt övrig administration som förekommer i KTH:s inpasseringssystem. 

Utöver arbetet i kortexpeditionen ansvarar du för att sköta Fastighetsavdelningens webbpublicering i KTH:s system för hemsideadministration, Polopoly. Respektive grupp ansvarar för innehållet till de webbsidor som finns och ditt ansvar är att hjälpa till att skapa sidorna, formatera dessa enligt KTH:s riktlinjer för webbpublicering och se till att dessa publiceras.

Vi söker dig som har som lägst gymnasial utbildning och klarar av att arbeta obehindrat i Microsoft Office paketet. Som internationell arbetsplats kommer du möta många engelskspråkiga personer i ditt dagliga arbete så om du har dokumenterade kunskaper i engelska utöver det som krävs för grundläggande högskolebehörighet är det meriterande. Det är även meriterande om du tidigare har arbetat med inpasserings- och tillträdesfrågor, administration i högskolesektorn och har tidigare erfarenheter av att arbeta med webbpubliceringssystem.

I din roll kommer du möta många olika människor som behöver din hjälp på olika sätt och arbetar i nära samarbete med många andra grupper och avdelningar på KTH. Det är därför viktigt att du har en god samarbetsförmåga och är serviceinriktad med fokus på att lösa problem. Arbetsbelastningen varierar ofta och vid terminsstart är det alltid som mest att göra. Det är därför viktigt att du är stabil och klarar av att arbeta med hög arbetslastning och stressiga situationer i perioder. Det är även viktigt att du är självgående och klarar av att strukturera ditt arbete på egen hand.

Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Vi erbjuder
- En anställning på ett ledande tekniskt universitet som skapar kunskap och kompetens för en hållbar framtid
- Engagerade och ambitiösa kollegor samt en kreativ, internationell och dynamisk miljö

https://www.kth.se/om/work-at-kth/kth-your-future-workplace-1.49050

Kvalifikationer
Krav

- Gymnasieutbildning
- Microsoft Office-paketet

Meriterande

- Engelska utöver det som krävs för grundläggande högskolebehörighet då du kommer använda engelska i ditt dagliga arbete
- Tidigare erfarenhet av arbete med inpassering- och tillträdesfrågor
- Tidigare arbete med administration i högskolesektorn
- Tidigare erfarenhet av webbpubliceringsverktyg

Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Fackliga representanter
Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på https://www.kth.se/om/work-at-kth/fackrepresentanter-1.500898. 

Ansökan
Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time).

Om anställningen 
Anställningen är ett vikariat och gäller tidsbegränsat enligt avtal - som längst till och med 2024-08-31, med tillträde enligt överenskommelse.

Övrigt
Strävan efter jämställdhet, mångfald och lika villkor är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering https://www.kth.se/om/work-at-kth/processing-of-personal-data-in-the-recruitment-process-1.823440.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.