Administratör (vikariat)

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 56 000 studenter och 6 600 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.Utbildningsenheten är en av tio enheter inom universitetets gemensamma förvaltning. Vid enheten arbetar cirka 140 personer. I enhetens uppdrag ingår att ge stöd till studenter och presumtiva studenter inför, under och efter studietiden genom vägledning, antagning, tentamen och examen. Utbildningsenheten ger också stöd och service till institutioner och fakulteter i arbetet med att hantera utbildningsadministrativa frågor. Vi förvaltar och utvecklar systemstöd för studieadministration. https://www.gu.se/om-universitetet/hitta-organisation/utbildningsenheten

Inom enheten arbetar vi utifrån värdeorden öppenhet, samarbete, professionalitet och tydlighet för att bibehålla vår goda arbetsmiljö med ett respektfullt, inkluderande och trevligt klimat mellan kollegor och systemanvändare. Utbildningsenheten är HBTQI-certifierad.

Som administratör kommer du tillhöra sektionen för tentamen, som i idag består av 26 tillsvidareanställda, 17 av dessa är anställda som assistenter/ tentamensvakter, vilket innebär att de arbetar i skrivsalarna. Utöver detta finns ett 40-tal intermittent timanställda assistenter/tentamensvakter.

https://www.gu.se/om-universitetet/hitta-organisation/sektionen-for-tentamen

Arbetsuppgifter 
I rollen som administratör inom sektionen för tentamen kommer du att arbeta i två olika arbetsgrupper, dels i den som arbetar med våra system DISA (systemet för digital salstentamen) och tentamensbokningssystemet TE Exam, dels i vår centrala administrativa grupp.

Vad gäller systemen kommer du att arbeta med support till våra användare inom universitet, hålla i utbildning för beställare i tentamensbokningssystemet, samt utveckla och uppdatera supportmaterial. Du kommer att vara med i kommunikationen med leverantörerna av de bägge systemen, TimeEdit (tentamensbokningssystemet) och Inspera (DISA), och i nätverken med andra lärosäten som använder samma system.

Vad gäller den centrala administrativa sidan kommer du att vara delaktig i hanteringen av beställningar för nya bokningar av tentamina i skrivsalarna samt ändringar i befintliga bokningar. Du kommer även att arbeta med förberedelsearbetet inför att tentamina genomförs, ett i stort sett dagligt arbete, och du kommer att vara en av de som tar emot bud för leveranser till och från sektionen för tentamen så fysisk närvaro på arbetsplatsen är viktig.

Vidare förväntas du vara delaktig i den övriga verksamheten vid sektion för tentamen och bidra till utvecklingen av arbetssätt inom gruppen. Det kan även finnas möjlighet att utveckla innehållet i tjänsten utifrån dina tidigare erfarenheter.

Kvalifikationer 
Vi söker dig som har:


• Utbildning på högskolenivå på minst två år som arbetsgivaren bedömer relevant
• Mycket god datorvana
• God erfarenhet av att arbeta i administrativa system
• Goda kunskaper inom Office-paketet
• God förmåga att kunna uttrycka sig muntligt och skriftligt, både på svenska och engelska.

Vidare är det meriterande om du som söker har:


• Erfarenhet av administrativt arbete vid högskola/universitet
• Erfarenhet av arbete i TimeEdit, Inspera, Ladok och Primula

Arbete kräver att du har en förståelse för våra användares behov och varierande IT-vana. Du behöver vara analytisk och ha god statistisk förståelse.

Arbetet vid sektionen för tentamen är dynamiskt och arbetsbelastningen är periodvis hög vilket kräver att du är flexibel, lösningsfokuserad, och har förmåga att planera ditt arbete. I rollen som administratör krävs mycket god förmåga att prioritera dina arbetsuppgifter, samt en mycket god logistisk förmåga. Vi söker dig som har ett logiskt och systematiskt förhållningssätt.

Då vi har mycket utåtriktade kontakter krävs också ett serviceinriktat förhållningssätt och professionellt bemötande.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper som samarbetsförmåga, driv och ansvarskänsla.

Anställning 
Anställningen är ett vikariat på heltid, 100%, dock längst till och med 2026-01-31. Tillträde sker per 2024-09-01 eller enligt överenskommelse. Förlängning av anställning kan komma att aktualiseras. Placering är vid sektionen för tentamen vid Utbildningsenheten, Gemensamma förvaltningen.

Kontaktuppgifter för anställningen 
Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta:

Johan Telléus, tillförordnad sektionschef, johan.telleus@gu.se, telefon: 031-786 1135.

Fackliga organisationer 
Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss/hjalp-for-sokande 

Ansökan 
Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag. 

Ansökan ska vara inkommen senast: 11 augusti 2024

 

Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning.

Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.