Administratör (vikariat)-ansvar för avdelningens besök

FOI, Totalförsvarets forskningsinstitut, är ett av Europas främsta institut för tillämpad forskning inom försvar och säkerhet. FOI är en myndighet under Försvarsdepartementet och vi har till uppgift att bedriva forskning, metod- och teknikutveckling samt utredningsarbete för totalförsvaret och till stöd för nedrustning, icke-spridning och internationell säkerhet. Verksamheten bedrivs på uppdrag av i första hand Regeringskansliet, Försvarsmakten, Försvarets materielverk (FMV) och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). På FOI är vi cirka 1000 anställda, varav drygt 800 arbetar direkt med forskning och utveckling. Våra kompetenser spänner över hela fältet från naturvetenskap och teknik till samhälls- och statsvetenskap.

Refnr: FOI-PERS-2023-150

FOI växer och vi behöver utöka vårt stöd till verksamheten.

Arbetar du som administratör och vill få möjligheten att arbeta i en forskningsorganisation i framkant inom försvar och säkerhet? Lockas du dessutom av möjligheten att arbeta i naturskön miljö som en vikarierande enhetsadministratör? Då kan du vara den vi söker.  

Vad bidrar du med i arbetet hos oss?
I rollen som enhetsadministratör ingår du i ett team tillsammans med andra administratörer som ger stöd till enhetschefer, medarbetare och projektledare. Du bistår enhetsledningen samt forskningsprojekten med planering, uppföljning och samordning. Du sköter allt från daglig kontorsservice till praktisk och administrativ planering inför seminarier, konferenser och besök inklusive protokollföring. Arbete i våra olika stödsystem är en naturlig del av dina arbetsuppgifter.

I din roll som administratör kommer du även ha ett övergripande ansvar för avdelningens alla besök, såsom besöksanmälning, mat- och fikabeställningar mm.

Vi ser gärna att du bidrar till arbete med utveckling och förbättring av rutiner och processer. 

Har du den kompetensprofil vi behöver ?
Du har gymnasieutbildning samt erfarenhet av administrativt arbete på statlig myndighet och minst fem års dokumenterad erfarenhet av arbete som administratör. Du är en van användare av Microsoft Office-paketet och andra datoriserade stödsystem. Du har god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på både svenska och engelska.

Det är meriterande med erfarenhet av arbete i en forskningsorganisation samt erfarenhet av administrativt stöd i samband med offerthantering, projektverksamhet samt rapportproduktion.

En grundförutsättning för att lyckas i rollen är att du är strukturerad och håller deadlines. Eftersom din funktion är att vara spindel i nätet är det viktigt att du trivs med att arbeta i en serviceroll och är relationsskapande och har god samarbetsförmåga. Du är flexibel och trivs i en roll med arbete av skiftande karaktär, både enskilt och i grupp. Vi söker också dig som tar initiativ och påtalar behov av, och vill arbeta med, ständiga förbättringar. 

I urvalsprocessen kommer stor vikt läggas vid de personliga egenskaperna

Vad erbjuder vi dig?
På FOI får du möjlighet att arbeta med frågor som är viktiga för både totalförsvaret och hela samhället. Tillsammans med andra får du möjlighet att skapa nya infallsvinklar och lösningar på komplexa frågor och se resultaten förverkligas hos våra uppdragsgivare. Din expertis bidrar till att viktiga samhällsfunktioner som exempelvis  Försvarsmakten och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap blir effektivare, kunnigare och starkare inom sina respektive områden.

Du kommer att ingå i kansliet på avdelningen Vapen, skydd och säkerhet som är placerad vid Grindsjön som ligger ca 4 mil söder om Stockholm. Tjänsten är ett vikariat  som sträcker  sig över en längre tid, med startdatum i augusti.

Läs gärna mer om vad vi gör:

https://foi.se/om-foi/organisation/vapen-skydd-och-sakerhet.html

Vi arbetar medvetet för en god arbetsmiljö med en bra balans mellan arbete och privatliv. Utöver detta erbjuder vi en rad förmåner. Läs mer om hur det är att jobba hos oss:  https://www.foi.se/jobba-hos-oss.html

Vill du vara med och söka svaren för en säkrare värld?

Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev via ansökningsknappen senast den 26 mars 2023. 

För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta Pernilla Magnusson. Fackliga företrädare är Matilda Ågren (Saco-S) och Magnus Lindström (OFR/S – ST). Samtliga nås på 08-555 030 00.

Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). Inför säkerhetsprövning kommer den slutkandidat som är aktuell för tjänsten behöva lämna in vidimerade kopior på av oss angivna utbildnings-/examensbevis samt tjänstgöringsintyg som styrker de kunskaper och erfarenheter som är relevanta för tjänsten.

Då vi är en myndighet betraktas inlämnade ansökningshandlingar som allmän handling och kan på begäran lämnas ut till utomstående enligt offentlighets- och sekretesslagen.