Administratör/Chefsassistent till Kriminalvårdens Regionkontor i Göteborg

Kriminalvården växer – vi bygger nytt, bygger om och bygger till och söker nu nya medarbetare. Vårt viktigaste mål är att minska återfall i brott – att bryta den onda cirkeln. Lyckas vi med det blir samhället tryggare och säkrare för alla. Vi är den myndighet som ansvarar för anstalter, frivård, häkten och klienttransporter.

Vi söker nu en chefsassistent och administratör till vårt fina regionkontor på Ullevigatan 17 i Göteborg. Sektionschef och rekryterande chef är Ola Svensson.

ARBETSUPPGIFTER
Som chefsassistent och administratör på vårt regionkontor i Göteborg är du inblandad i många olika processer och arbetsflöden. Du hanterar administrativa ärenden och processer åt regionchef och sektionschef samtidigt som du även ger service i dessa frågor till övriga medarbetare vid regionkontoret. Du löser självständigt tilldelade uppgifter inom ramen för ditt uppdrag. Tillsammans med receptionisten utgör du det administrativa navet vid regionkontoret. Ömsesidigt täcker ni upp för varandra vid semestrar och annan ledighet. Du är inblandad i många administrativa ärenden och förväntas efterhand kunna agera självständigt och proaktivt i dessa. Det du inte vet tar du själv reda på och återkopplar informationen till berörda personer.

Exempel på arbetsuppgifter
• Diarieföring och arkivhantering
• Utföra beställningar i system, hantera behörigheter och beställa tjänstekort
• Upprätthålla bemanning på kontoret och utföra de arbetsuppgifter som ryms inom rollen såsom att hantera posten och bevaka myndighetsbrevlådan tillsammans med receptionisten
• Stödjer chefer på regionkontoret med diverse administrativa sysslor samt ger service i dessa frågor till samtliga medarbetare vid kontoret
• Administrera bokningar av möten och konferenser
• Vara behjälplig i vardagliga IT-problem och vid behov felanmäla till IT-avdelningen
• Hantera avtalsfrågor och samverka med interna och externa samverkansparter i frågor som berör kontorets dagliga drift
• Skriva protokoll vid möten

Regionkontorets behov samt riktade uppdrag från Kriminalvårdens ledning kan påverka den mer detaljerade fördelningen av arbetsuppgifter inom ansvarsområdet vilket innebär att fler arbetsuppgifter än ovan kan förekomma. Möjlighet till distansarbete ryms inte i den här rollen.

KVALIFIKATIONER
Vi söker framförallt dig som är noggrann och strukturerad i ditt arbete. Det är också av stor vikt att du handlar i enlighet med fattade beslut, mål, policys och riktlinjer och följer den sekretess som din roll innefattas av. Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt, tar självständigt ansvar för dina uppgifter, ser helheter och tar hänsyn till det större perspektivet. Du har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter, förblir motiverad, har gott tålamod och arbetar på tills uppgifterna är avslutade.

För oss är det viktigt att du delar Kriminalvårdens grundläggande värderingar om en human människosyn, respekt för individen samt tron på människans vilja och förmåga att utvecklas. Du är även medveten om och har förståelse för hur bakgrund, kultur och grupptillhörighet påverkar dig själv och andra. Vidare förväntas du med ditt förhållningssätt bidra till att alla blir likvärdigt bemötta. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Krav
• Fullständig gymnasiekompetens i form av slutbetyg eller examen
• Flerårig erfarenhet av administrativt arbete
• Goda kunskaper i svenska språket i såväl tal som skrift
• God IT-kompetens

Meriterande
• Erfarenhet av diarieföring och arkivhantering
• Erfarenhet av administrativt arbete inom Kriminalvården eller annan rättsvårdande myndighet
• Erfarenhet av myndighetsarbete inom offentlig förvaltning
• God kunskap i Heroma
• Utbildning inom administration och ekonomi

ÖVRIGT
Vi ställer höga krav på våra medarbetares säkerhets- och sekretessmedvetande. Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas. Du behöver vara svensk medborgare, men får gärna ha utländsk bakgrund.

Kriminalvården strävar efter en jämn köns- och åldersfördelning samt ökad mångfald.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansökningslänken i annonsen. Frågor om hur du ansöker och lägger in ditt CV ställer du direkt till Visma Recruit 0771- 693 693. Frågor om specifika jobb besvaras av den kontaktperson som anges i annonsen. Vi tar inte emot ansökningar i pappersform eller per e-post.

Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av rekryteringsannonser. Kriminalvården har upphandlade avtal.