Administratörer med inriktning chefs- eller rekryteringsstöd

FOI, Totalförsvarets forskningsinstitut, är ett av Europas främsta institut för tillämpad forskning inom försvar och säkerhet. FOI är en myndighet under Försvarsdepartementet och vi har till uppgift att bedriva forskning, metod- och teknikutveckling samt utredningsarbete för totalförsvaret och till stöd för nedrustning, icke-spridning och internationell säkerhet. Verksamheten bedrivs på uppdrag av i första hand Regeringskansliet, Försvarsmakten, Försvarets materielverk (FMV) och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). På FOI är vi cirka 1000 anställda, varav drygt 800 arbetar direkt med forskning och utveckling. Våra kompetenser spänner över hela fältet från naturvetenskap och teknik till samhälls- och statsvetenskap.

Är du en erfaren administratör och har arbetat på en statlig myndighet? Har du ett genuint intresse av att ge administrativt stöd till chefer och kollegor och att arbeta med kontorsservice i allmänhet? Vi söker två personer som ska arbeta med chefs- respektive rekryteringsstöd. FOI är inne i en expansiv tillväxtperiod och vi behöver bli många fler.  Om du tycker detta låter intressant hoppas vi att du skickar in din ansökan!

FOI befinner sig i en mycket expansiv fas och behöver förstärkning för att möta våra uppdragsgivares och Sverige säkerhets ökande behov.

Vad bidrar du med i arbetet hos oss?

I rollen som administratör kommer du att ha en central roll som spindeln i nätet på avdelningen Forskningsstöd. Du bistår chefer och medarbetare med allt från daglig kontorsservice till praktisk och administrativ planering inför möten, mottagande av nyanställda, konferenser och besök, t ex anställningsintervjuer. Arbetsuppgifterna är mycket varierande från rutinmässiga till mer avancerade och du kommer att göra alltifrån mötesbokningar, diarieföring och hantering av dokument till att ta fram presentationsmaterial. För att du ska trivas med arbetet krävs att du tycker om att arbeta med administration och har en genuin vilja att stödja andra med service. Du har förmåga att tillsammans med kollegorna och cheferna samordna, skapa och driva effektiva rutiner och processer inom det administrativa området. Din vardag består även av löpande arbete i våra olika stödsystem. För att vara framgångsrik i arbetet krävs att du självständigt kan se vad som behöver göras, ligga steget före och att du har förmåga att snabbt anpassa dig till nya arbetssätt, verktyg, rutiner och regler.

Har du den kompetensprofil vi behöver ? 

Vi söker dig som har  minst fem års erfarenhet som administratör varav minst två år som administratör inom statlig myndighet. Det krävs att du har mycket god vana och skicklighet som användare av Officepaketet. Du är van att arbeta i olika system som till exempel ärendehanteringssystem.

Som person är du serviceinriktad, flexibel, lösningsfokuserad men även strukturerad och noggrann. Du behåller ditt lugn i situationer med högt tempo och har förmåga att hantera flera saker samtidigt. Du har god samarbetsförmåga och lätt för att skapa goda relationer. Du är tydlig och pedagogisk i ditt sätt att kommunicera och behärskar svenska och engelska väl i både tal och skrift. I urvalsprocessen kommer stor vikt att läggas vid personliga egenskaper.

Vad erbjuder vi dig?

På FOI bidrar du med din kunskap i en verksamhet som bidrar till ett starkare totalförsvar och samhälle. Tillsammans med dina kollegor hittar du lösningar på komplexa frågor som expert inom ett forskningsområde eller i din yrkesroll i den stödjande verksamheten. Ditt arbete på FOI gör att våra uppdragsgivare som till exempel Försvarsmakten och Myndigheten för samhällsskydd blir effektivare, kunnigare och starkare inom sina respektive områden.

Du kommer att ingå i Kansliet respektive Personalenheten som båda tillhör avdelningen Forskningsstöd. Läs gärna mer om vad vi gör :  https://www.foi.se/om-foi/organisation/forskningsstod.html  Kansliet består av ca 7 medarbetare med olika kompetenser varav två är administratörer. På Personalenheten arbetar 19 personer, där ett team arbetar med rekrytering. Du kommer att rapportera till chefen för kansliet respektive HR. Resor förekommer i tjänsten.

Vi arbetar medvetet för en hållbar och inkluderande arbetsmiljö med en bra balans mellan arbete och privatliv. Utöver detta erbjuder vi en rad förmåner. Läs mer om hur det är att  jobba hos oss.  

Vill du vara med och söka svaren för en säkrare värld?

Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev via ansökningsknappen senast den 7 augusti!

För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta Jessica Norlin.  Fackliga företrädare är Fredrik Ringblom (Saco-S) och Eva Larsson (OFR/S – ST) Samtliga nås på 08-555 030 00.
Vi kommer ha begränsad tillgänglighet under sommaren och därmed kan det dröja innan du får svar på din fråga. Vi startar urvalet efter ansökningstiden har gått ut och kommer att svara på dina frågor så snart vi kan. Tack för din förståelse.

Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). Inför säkerhetsprövning efterfrågas vidimerade kopior på de utbildningar och tjänstgöringsintyg som är relevanta för tjänsten.

Då vi är en myndighet betraktas inlämnade ansökningshandlingar som allmän handling och kan på begäran lämnas ut till utomstående enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Erbjudanden från rekryteringsföretag undanbedes.