Administratörer- stöd sekretariatet för EU-möten

Administratör till Sekretariatet för EU-möten i Sverige
Vill du arbeta med att stödja sekretariatet för EU-möten i Sverige under Sveriges ordförandeskap i EU? Nu söker vi fler administratörer och vi erbjuder rätt person en variationsrik och viktig roll i en internationell miljö som präglas av högt tempo.

Din arbetsdag. Sveriges morgondag.
Mellan den 1 januari och den 30 juni 2023 är Sverige ordförande i Europeiska unionens råd, även kallat ministerrådet. Under det svenska ordförandeskapet kommer ett stort antal högnivåmöten och internationella tjänstemannamöten genomföras i Sverige.

Sekretariatet för EU-möten i Sverige samordnar mötesverksamheten. Det praktiska och logistiska arbetet ska säkerställa väl genomförda möten som genomsyras av bland annat kostnadseffektivitet, klimatsmarta lösningar och innovativa upplägg för delegater.

I denna roll kommer du att ge kvalitativt administrativt stöd till mötessekretariatet, både till ledningsgruppen och till övriga grupper inom SES 23.

Exempel på arbetsuppgifter


• besvara inkommande frågor och vid behov skicka vidare till cheferna på sekretariatet
• stötta med möteslogistik och kalenderhantering för EU-mötena i Sverige
• mötes- och resebokningar samt kalenderfrågor för sekretariatets ledningsgrupp
• utformning, hantering och strukturering av interna dokument
• sammanställning av informationsmaterial
• hantera kontakter såväl internt som externt och även internationellt
• ärendehantering, diarieföring, ekonomiadministration samt övrigt administrativt stöd. 

Din bakgrund
Vi söker dig som har arbetat med administrativt arbete med hög arbetsbelastning under längre perioder vilket har ställt höga krav på uthållighet, ett flexibelt arbetssätt och en god prioriteringsförmåga. Du har erfarenhet av arbete som kräver hantering och strukturering av större mängder information. Du har en avslutad gymnasieutbildning.

Du behöver ha mycket goda kunskaper i svenska och engelska språket, både i tal och skrift. Vidare så har du mycket goda kunskaper i digitala verktyg och Officepaketet, särskilt Word, Excel och Outlook.

Det är meriterande om du har


• erfarenhet av att arbeta med större möten, resor, konferenser eller andra event
• erfarenhet från arbete med motsvarande uppgifter i Regeringskansliet, annan politiskt styrd organisation eller statlig myndighet
• erfarenhet av arbete i en support- eller servicefunktion. 

Dina egenskaper
Arbetet kräver personliga egenskaper som flexibilitet, god samarbetsförmåga och hög servicekänsla. Du behöver också vara kvalitetsmedveten, strukturerad och självgående i ditt arbete samt att du har hög integritet. Det är även viktigt att du har initiativ- och prioriteringsförmåga samt ett säkerhetsmedvetande.

Övrigt
Tidsbegränsade anställningar till och med den 31 augusti 2023 med tillträde omgående.

Du måste ha svenskt medborgarskap och en säkerhetsprövning kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas.

Är du intresserad?
Vill du veta mer om jobbet och vad vi erbjuder, kontakta generalsekreteraren, Jens Granlund eller HR-handläggare Emelie Hasselblad. Fackliga kontakter är Johan Strokirk för Saco, Karina Åbom- Engberg för ST och Lars Vestberg för SEKO. Du når dem via Regeringskansliets växel, 08-405 10 00.

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 7 februari 2023.

V i tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av jobbet men vi tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster.

Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 700 personer, varav 600 utomlands. Regeringskansliet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång och vi arbetar aktivt för att vara en arbetsplats fri från diskriminering. Förvaltningsavdelningen ansvarar för myndighetsövergripande frågor som förändrings- och förnyelsearbete, ekonomi, arbetsgivarfrågor, kompetensförsörjning, kommunikation, säkerhet, it, bibliotek, arkiv och registratur samt för den gemensamma servicen i Regeringskansliet.