Administratörer till gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen

Ref: 20241991

Till våren står gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen inför ett införande av nytt elevadministrativt system för barn- och elevregister och söker därför förstärkning av administrativa resurser. Tjänsterna är projektanställningar om 1 år, med start omgående den 2024-10-21. 

Arbetsuppgifter
Som administratör kommer du inledningsvis att arbeta med en grundlig genomgång och förberedelse av förvaltningens nuvarande barn- och elevregister för att säkerställa att korrekt data överförs i migreringen till det nya systemet. Därefter kommer du huvudsakligen att arbeta med ordinarie administrativa uppgifter såsom elev- och personaladministration, ekonomihantering, informationsflöden samt myndighetskontakter - du avlastar därmed befintliga medarbetare och upprätthåller effektiviteten i våra verksamheter under införandet av det nya systemet. 

Kvalifikationer
Krav: 


• gymnasieexamen 
• tidigare erfarenhet av liknande arbete
• god digital kompetens och förmåga att snabbt sätta sig in i nya program och system 
• goda kunskaper i MS Office
• god svenska i tal och skrift. 

Meriterande: 


• administrativ eftergymnasial utbildning 
• erfarenhet av administrativt arbete inom gymnasieskola eller vuxenutbildning
• erfarenhet av servicearbete exempelvis inom kundtjänst, reception eller liknande. 

Vi söker en adminsitratör som är serviceinriktad och professionell i mötet med personal, elever och vårdnadshavare. Som administratör tar du ansvar för dina uppgifter och känner dig bekväm med att arbeta självständigt. Du tar initiativ för att säkerställa att skolans administration fungerar smidigt och bidrar aktivt till en trivsam och välfungerande skolmiljö.

Du har en god förmåga att arbeta strukturerat och att planera, organisera och prioritera dina uppgifter på ett effektivt sätt. Du har en positiv inställning, är lösningsorienterad och trivs med att samarbeta med andra.

Om arbetsplatsen
Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi 1600 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här. 


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform: Projektanställning om 1 år
Omfattning: 100% eller enligt överenskommelse*
Antal tjänster: 10
Tillträde: 2024-10-21

*Vi erbjuder dessa tjänster på 100%, men kan vara flexibla med tjänstgöringsgraden efter behov.

Information om rekryteringsprocessen
Om du uppfyller kraven för tjänsten, kommer du att bli inbjuden att genomföra tester som mäter verbal och numerisk logisk förmåga. Dessa tester ingår som en del av bedömningsprocessen och en länk till dem kommer att skickas via e-post till de aktuella kandidaterna. Sista datum för att slutföra testerna är den 3 oktober kl. 24:00.

Om du går vidare efter testerna, kommer intervjuer att hållas mellan den 7 och 9 oktober.

Övrigt
Enligt skollagen krävs utdrag ur polisens belastningsregister innan anställning inom gymnasieskola och anpassad gymasieskola. Du beställer utdraget via Polisens hemsida på https://polisen.se/belastningsregistret?mtm_campaign=utdrag&mtm_kwd=post0623
 
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.