ADMINISTRATÖR/INFORMATIONSANSVARIG

ADMINISTRATÖR/INFORMATIONSANSVARIG TILL SEKRETARIATET FÖR UTVÄRDERING OCH INTERN REVISION, UTV, ref.nr 4/07

Sekretariatet för utvärdering och internrevision (UTV) är en oberoende granskningsfunktion inom Sida vars verksamhet beslutas av Sidas styrelse. Administrativt ligger UTV under Sidas generaldirektör. UTVs övergripande mål är att bidra till ett effektivare utvecklingssamarbete. Detta sker genom att UTV tar initiativ till och genomför utvärderingar av för biståndet centrala frågor, ofta tillsammans med andra biståndsgivare och samarbetsparter. UTV ger även stöd till Sida genom olika former av rådgivning och svarar för dokumentation av Sidas utvärderingsverksamhet. UTV ansvarar även för Sidas internrevision som granskar bland annat Sidas interna styrning och kontroll.

Under 2006 har vi låtit göra en översyn av bland annat de administrativa funktionerna vid sekretariatet och startat ett program för att förbättra våra arbetsprocesser. Som en följd av översynen har tre av fyra administrativa tjänster vid UTV definierats om för att bättre svara mot avdelningens behov. Tjänsten som ac assistent har fått ett förändrat arbetsinnehåll med mer omfattande informationsuppgifter. Vi har också startat ett arbete för att utveckla vår informationsverksamhet. Vi söker nu en energisk avdelningsadministratör med intresse för informationsfrågor. UTV har normalt 14-15 medarbetare, varav tre internrevisorer och sex utvärderare.

För mer information om Sida: www.sida.se

ARBETSUPPGIFTER
Tjänsten är en kombinationstjänst och den slutliga omfattningen av de olika uppgifterna kommer att anpassas till kompetensen och erfarenheten hos den person som får tjänsten.
. Information (web, intern och extern information) - max 50 % : Du kommer att ingå i sekretariatets arbetsgrupp för informationsfrågor och kommer att ansvara för att utforma, bevaka och hantera interna och externa informationskanaler i samarbete med UTVs övriga medarbetare (avdelningssida, Sida directory, hemsida, ev nyhetsblad, särskilda kampanjer och info-insatser, t ex i samband med utvärderingar, UTVs kalendarium)
. Administrativt stöd till sekretariatsledningen - ca 20 % : Du kommer att ha uppgifter som chefssekreterare till sekretariatets ledning (chef och biträdande chef). Dessa uppgifter omfattar bl a bevakning av inkommande post/ärenden, resor, besök, möten, dokumentation.
. Administrativt stöd till sekretariatet - ca 20 % : Du svarar för sekreterarfunktionen till våra sekretariatsmöten och vid DESAM. Dessutom har du ansvar för att i samarbete med ledningen och andra medarbetare organisera UTVs planeringsdagar/internat. Viss kursadministration kan förekomma samt punktvis administrativt stöd till enskilda handläggare enligt överenskommelse.
. Personaladministration - ca 10 %: Du hjälper till vid rekryteringar och ser till att nya medarbetare får en bra introduktion.

KVALIFIKATIONSKRAV
. Vi ser gärna att du har eftergymnasial utbildning med inriktning på administration och information/motsv.
. Du bör vara energisk, initiativrik och nyfiken och ha god förmåga att ta till dig och tillämpa nya kunskaper.
. Vi tror att du är bra på att kommunicera, skapa kontakter och att samarbeta.
. Eftersom den här tjänsten är en sk kombinationstjänst krävs god förmåga att organisera och prioritera sitt arbete.
. Eftersom UTV är en liten avdelning måste du kunna se ditt arbete som ett bidrag till hela avdelningens verksamhet.

Se komplett kvalifikations- och meritbeskrivning på vår hemsida www.sida.se