Administratör/Nämndsekreterare till Arbetsmarknadsförvaltningen

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Stockholm är landets ledande tillväxtregion. Det kräver en arbetsmarknad där arbetsgivare kan rekrytera den kompetens de behöver och där stockholmarna har möjlighet att byta bransch, komma tillbaka i arbete eller studera vidare. Arbetsmarknadsförvaltningen ansvarar för stadens samlade
arbetsmarknadsinsatser och vuxenutbildning - kommunal vuxenutbildning inklusive utbildning i svenska för invandrare, särskild utbildning för vuxna och yrkeshögskola.

Arbetsmarknadsförvaltningens administrativa stab har ansvar för nämndsekretariat, informationshantering (registratur, arkiv och hantering av personuppgifter), hr-administration, ett samlat administrativt stöd till förvaltningens ledningsgrupp samt administrativa och praktiska uppgifter på förvaltningens huvudkontor. Inom staben arbetar vi ständigt med att utveckla och effektivisera processer och arbetssätt och alla medarbetare i staben har där en viktig roll genom att aktivt delta i utvecklingsarbetet och i att arbeta mot stabens gemensamma mål. Administrativa staben består av tio medarbetare och en stabschef.
Vår arbetsplats är förvaltningens huvudkontor i Slakthusområdet, nära tunnel- och tvärbanestationerna ”Globen”.



Nu söker vi en administratör/nämndsekreterare till ett föräldrarvikariat med start efter sommaren och fram till 2020-12-31.

Arbetsbeskrivning

Alla administratörer ansvarar för stabens administrativa uppdrag men kan ha ett särskilt specialområde. Till den här tjänsten söker vi någon som till största delen utför administrativt arbete men även har arbetsuppgifter som nämndsekreterare. I arbetsuppgifterna ingår:

Generellt administrativt arbete;

- administrativt stöd till förvaltningens ledning
- administrativa uppgifter kopplade till stabens uppdrag gällande förvaltningens huvudkontor
- skriva protokoll och minnesanteckningar, sammanställa information
- samordna och planera möten och konferensarrangemang
- ta fram och ändra i rutiner och blanketter
- hantera fakturor och inköp
- aktivt deltagande i utvecklingen av verksamheten
- planera och genomföra utbildningar och informationsinsatser inom stabens ansvarsområden
- nära samarbete med delar av förvaltningens ledningsgrupp gällande stöd med bland annat planering och genomförande av olika möten och konferenser

Arbetsuppgifter som nämndsekreterare;

- ansvar för nämndsekretariat för Samordningsförbundet Stockholms stad http:// samordningstockholm.se/om-oss/samordningsforbundet-stockholms-stad/
- samarbete med förvaltningens andra nämndsekreterare gällande arbetet inom nämndsekretariatet med bland annat rutiner, back-up m.m.


Kvalifikationer

För denna tjänst krävs att du har:

- Gymnasiekompetens.
- Goda IT-kunskaper (du har arbetat i Officepaketets olika program och eventuellt i enkätverktyg etc.).
- Erfarenhet av arbete inom en politiskt styrd organisation.
- Erfarenhet av att ha arbetat som nämndsekreterare eller motsvarande i offentlig förvaltning
- Erfarenhet av att hålla ihop processer som t ex hantering av återkommande möten med tillhörande förberedelser, genomförande och uppföljning.
- Erfarenhet av inköp- och fakturahantering
- Mycket goda kunskaper i svenska språket, både skriftligt och muntligt

Det är meriterande med erfarenhet av:

- arbete som administrativt stöd gentemot ledningsfunktioner
- utvecklingsarbete inom ärende- och dokumenthantering samt administrativa processer
- att utbilda och /eller informera och ge råd

Tjänsten kräver att du är strukturerad, noggrann och att du tycker om att ge god service. Du är van vid, och tycker om att samarbeta men kan även arbeta självständigt och ta egna initiativ. Du uttrycker dig obehindrat i och känner dig trygg i att formulera dig i skrift. Du är flexibel när det kommer till att ta dig an varierande arbetsuppgifter samt anamma nya metoder och arbetssätt.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Varmt välkommen med din ansökan!

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.