Administratör/registrator till Regionkontoret Stockholm

Kriminalvården växer – vi bygger nytt, bygger om och bygger till och söker nu nya medarbetare. Vårt viktigaste mål är att minska återfall i brott – att bryta den onda cirkeln. Lyckas vi med det blir samhället tryggare och säkrare för alla. Vi är den myndighet som ansvarar för anstalter, frivård, häkten och klienttransporter.

Vill du veta mer? Hör vad våra medarbetare tycker om att arbeta inom Kriminalvården: https://www.kriminalvarden.se/jobba-hos-oss/



ARBETSUPPGIFTER
Din huvuduppgift är att stödja såväl regionchefen som övrig regionalt placerad personal i administrativa ärenden. Arbetsuppgifterna består av diarieföring i systemet Platina samt registrering av uppgifter i andra administrativa stödsystem, arkivering, ärendebevakning, posthantering, beställningar, inköp och fakturahantering. Även upprättande av kallelser, dagordningar samt förande av protokoll vid regionala möten ingår.

Som administratör har man en registratorsfunktion som svarar för rådgivning, stöd och utbildning till lokal nivå i diarieföringsfrågor. Som administratör på regionkontoret utgör du en viktig servicefunktion. Administratörsfunktionen måste alltid vara bemannad under expeditionstid på vardagar och i arbetsuppgifterna ingår kontorsstöd till regionledningen i form av kontaktperson mot HK i olika frågor samt mottagande av besökare. I arbetsuppgifterna ingår även daglig bevakning av telefon, mail, fax, samt tillsyn av lokaler, utrustning och viss teknisk support. Verksamhetens behov samt riktade uppdrag från regionchefen kommer att påverka den mer detaljerade fördelningen av arbetsuppgifter inom ansvarsområdet. Du delar ansvaret tillsammans med ytterligare administratörer på regionkontoret.


KVALIFIKATIONER
Arbetet som administratör är en servicefunktion, vilket ställer krav på att du är serviceinriktad och att du har en vilja och förmåga att hjälpa dina kollegor för att leverera lösningar. Det är viktigt att du kan arbeta självständigt, men rollen innebär även nära samarbete med övriga anställda på regionkontoret, samt med andra aktörer såväl inom som utanför myndigheten. Som administratör har du uppgifter som ställer krav på ett strukturerat arbetssätt och noggrannhet såsom diarieföring och ärendehantering, samt en servicedel som kräver att du kan vara flexibel i ditt uppdrag. Du är väl medveten om mål och kvalitetsstandard.

För oss är det viktigt att du delar Kriminalvårdens grundläggande värderingar om en human människosyn, respekt för individen samt tron på människans vilja och förmåga att utvecklas. Du är även medveten om och har förståelse för hur bakgrund, kultur och grupptillhörighet påverkar dig själv och andra. Vidare förväntas du med ditt förhållningssätt bidra till att alla blir likvärdigt bemötta.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Vi söker dig som har:

• Goda kunskaper i svenska språket i tal och skrift
• Fullständig gymnasieexamen
• Erfarenhet av arkiv och dokumenthantering
• Erfarenhet av diarieföring av handlingar
• Flerårig erfarenhet från administrativ tjänst som registrator och/eller sekreterare
• Mycket goda datakunskaper
• Goda kunskaper i Officepaketet

Det är meriterande om du har

• Gymnasieexamen med inriktning mot administration och ekonomi
• Erfarenhet av administrativt arbete i statlig eller kommunal verksamhet med inriktning
mot registrator eller sekreterartjänst
• Erfarenhet av att aktivt bidra till att utveckla och effektivisera ditt uppdrag
• Eftergymnasial utbildning inom arkiv och dokumenthantering




ÖVRIGT
Vi ställer höga krav på våra medarbetares säkerhets- och sekretessmedvetande. Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll och personutredning kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas. Du behöver vara svensk medborgare, men får gärna ha utländsk bakgrund.

Tjänstetillsättning under förutsättning att erforderliga beslut fattas.



Kriminalvården strävar efter en jämn könsfördelning och ökad mångfald.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansökningslänken i annonsen. Frågor om hur du ansöker och lägger in ditt CV ställer du direkt till Visma Recruit 0771- 693 693. Frågor om specifika jobb besvaras av den kontaktperson som anges i annonsen. Vi tar inte emot ansökningar i pappersform eller per e-post.

Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av rekryteringsannonser. Kriminalvården har upphandlade avtal.