Administratör/Telefonist

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, historia och filosofi.


Det gemensamma verksamhetsstödets (GVS) uppgift är att stötta universitetets kärnverksamhet utbildning och forskning. Det gör vi genom att ge kvalificerat stöd i olika administrativa processer. Samtidigt är vi inom verksamhetsstödet policyskapande och samordnande. Vi ansvarar även för att utföra kvalitetskontroller, uppföljningar och utvärderingar som utvecklar verksamheten.



Hållbarhet, fastigheter och service är ett av nio ansvarsområden inom det gemensamma
verksamhetsstödet.

Vi ansvarar bland annat för KTH:s lokalförsörjning, miljöledningssystem, lokalvård, servicefunktioner/hantverk, fysisk säkerhet, post och paket samt växel. Vi är indelade i sex grupper som leds av respektive gruppchef.
Tjänsten som administratör/telefonist är placerad i Kansligruppen som bemannar KTH:s växel, det gemensamma verksamhetsstödets reception, KTH Entré, kortexpedition och KTH-Post. Vi hanterar även gemensamma inköp och bistår med administration av servicetjänster inom verksamhetsstödet.

Arbetsuppgifter

Du arbetar i KTH:s växel där du besvarar och vidareförmedlar inkommande samtal, tar emot meddelanden, uppdaterar information i växelsystemet samt hjälper KTH:s anställda med telekonferenser och hänvisning av telefonanknytningar. 

Du kommer även att bemanna receptionen i KTH Entré.  KTH Entré är en huvudkontaktpunkt för KTH och ett samarbete mellan Utbildningsstöd, Hållbarhet, fastigheter och service samt IT-avdelningen. En plats där vi hjälper besökare med alla sorters ärenden t ex utbildningsfrågor, hänvisningar, försäljning av Profilprodukter, enklare IT-ärenden och utlämnande av passerkort m.m. KTH Entré hanterar ärenden för nationella och internationella studenter, anställda, gäster och allmänheten.

Utöver den schemalagda tiden i KTH:s växel och KTH Entré kommer du arbeta med att hantera felanmälningar på campus och i studentbostäder och festanmälningar från studenterna i vårt ärendehanteringssystem. KTH:s växel och KTH Entré ligger i olika byggnader på KTH Campus och vi arbetar i kontorslandskap.

Kvalifikationer

Du har som lägst gymnasieutbildning eller motsvarande och har tidigare erfarenhet av servicearbete, gärna i växel och/eller servicecenter/reception.

KTH är en svensk statlig myndighet med en stor andel internationella studenter, medarbetare och besökare. Därför krävs det att du har tillräckligt goda kunskaper i såväl svenska som engelska för att kunna göra dig förstådd och förstå andra, både muntligen och i skrift.

Som person så har du lätt för att utföra ditt arbete på egen hand och är flexibel i att hitta olika lösningar på olika problem och kan ta dig an nya uppgifter. Du är serviceinriktad och fokuserar på att lösa uppgiften framför dig på ett så bra sätt som möjligt för alla parter och stressar inte upp dig över kommande uppgifter. Du har lätt för att samarbeta med andra människor.

Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Fackliga representanter

Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på https://www.kth.se/om/work-at-kth/fackrepresentanter-1.500898. 


Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Din kompletta ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista dagen för ansökningsperioden.

Vid tillsvidareanställning tillämpar KTH 6 månaders provanställning.

Övrigt

Jämställdhet, mångfald och avståndstagande från alla former av diskriminering är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund.

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering https://www.kth.se/om/work-at-kth/processing-of-personal-data-in-the-recruitment-process-1.823440.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.