Admistrationspersonal mottagningsenheten

Botkyrka kommun är Stockholmsområdets femte största kommun med drygt 90 000 invånare. Omtalade kultur-, demokrati- och upplevelsesatsningar, expansivt näringsliv samt ung och internationell befolkning, gör Botkyrka till en händelse- och variationsrik kommun med plats för nytänkare.

Modersmåls- och mottagningsenheten i Botkyrka kommun är en stor verksamhet med ca 120 anställda på hel- och deltid som arbetar inom mottagningsenheten, sommarskolan och modersmålsundervisningen.
Nu behöver vi en erfaren, kompetent och driftig kollega, som är modig, nyfiken och ser möjligheter! Vi önskar en lagspelare som gillar att arbeta med människor och för människor. Tillsammans med oss kommer du att hjälpa verksamheten med eleverna och medarbetarna i fokus. Som administrationspersonal på vår verksamhet kommer du att ha varierande och spännande arbetsuppgifter med våra nyanlända elever och deras familjer för att hjälpa dem i sitt första möte med skolan i Sverige.

ARBETSUPPGIFTER
Som administrationspersonal på modersmåls-mottagningsenheten i Botkyrka kommun har du en viktig roll i mötet med människor. Du är mottagningsenhetens ansikte både utåt och inåt. Du förväntas klara mångfalden av uppgifter och att arbeta självständigt i en föränderlig miljö. Arbetet är i huvudsak att dagligen kunna mottagningsenhetens expedition på ett serviceinriktat sätt och bemöta besökande och ta emot inkommande telefonsamtal. Du kommer att utföra inskrivningssamtal av nyanlända elever och ha elevadministrativa uppgifter såsom skolplaceringar, kartläggningar, och kontakt med externa aktörer. Andra viktiga delar av dina arbetsuppgifter är att arbeta med ekonomi såsom granskning och kontering av fakturor och beställningar. Du är en van IT-användare och klarar av att hantera system som utvecklas och nya system som tillkommer.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har eftergymnasial utbildning med inriktning mot administration samt erfarenhet av administrativt arbete. Om du dessutom har erfarenhet av skolans verksamhet är det meriterande. Det är viktigt att du kan arbeta självständigt, är noggrann och tar egna initiativ. Arbetet kräver goda kunskaper i IT-system såsom Extens, Visma ekonomi, V-klass, SharePoint , IST minskola, Beslutsstöd, och Officepaketet. Du har lätt för att arbeta i olika datasystem och kan använda dem effektivt. Erfarenhet att hantera dessa eller liknande program, alternativt dokumenterad god förmåga att ta till sig liknande arbetsuppgifter är meriterande.
Du uttrycker dig väl i tal och skrift, är strukturerad, trygg som person och gillar att vara spindeln i nätet. Du är balanserad och stresstålig, kreativ och initiativrik, du är klippan på expeditionen som skapar en atmosfär av lugn och stabilitet.
Du har en förmåga att skapa förtroendefulla relationer, vilket krävs då arbetet innebär mycket kontakter med besökare, medarbetare och skolledare. Du tycker om att samarbeta och att vara en "lagspelare", du har också en helhetssyn där du kan sätta ditt eget och skolans arbete i ett större sammanhang. Det är viktigt att du kan hantera flera uppgifter parallellt och att du har lätt för att sätta dig in i nya arbetsuppgifter. Som person är du lugn, noggrann, strukturerad och effektiv och du har intresse för att ge service och hjälpa andra. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet såsom socialkompetens och flexibilitet. Har du dessutom kunskap i mottagningsenhetens arbete är du varmt välkommen till oss!


ÖVRIGT
Vår organisation ska kännetecknas av mångfald och återspegla samhällets struktur. Vi vet att olikheter berikar och välkomnar alla att söka jobb hos oss.

Varmt välkommen med din ansökan!

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.