OBS! Ansökningsperioden för denna annonsen har
passerat.
Arbetsbeskrivning
Arbetsförmedlingen Globen, beläget inuti Globen köpcentrum, hör till arbetsmarknadsområdet Stockholm och har idag ca 90 medarbetare inklusive administrativ personal och specialister. Kommunikationerna är goda, Globens t-banestation ligger alldeles intill samt tvärbanan med anknytning till pendeltåg vid Årstaberg.
Arbetsuppgifter Som chefsassistent kommer du arbeta som ett personligt och nära stöd till Arbetsförmedlingschefen och ska säkerställa att information och uppdrag, till och från arbetsförmedlingschefen, hanteras i rätt ordning. Rollen innebär att ha framförhållning och förbereda olika möten bland annat genom att ta fram underlag och material. Du medverkar i arbetet med att bygga upp och sköta enhetens administrativa rutiner.
Arbetet innebär ansvar för all administration och samordning av olika uppdrag. Det kan t ex gälla att hantera logistiken i vissa uppdrag, protokollskrivning, post och e-post, telefon, interna/externa kontakter. Du ger ett administrativt stöd i planering och verksamhetsuppföljning. Du kommer även att ansvara för leveranskontroll av fakturor, inköp, sortering av post, diarieföring, bokning av lokaler och resor samt övriga förekommande administrativa uppgifter.
Du ser dig som en representant för arbetsförmedlingschefen och tycker att ett gott bemötande är viktigt både internt och externt. Du trivs i ett arbete där det är ett högt tempo. Du är självständig och duktig på att prioritera och se vad som behöver göras och kan omprioritera vid behov.
Kompetenskrav
• Utbildning med ekonomisk/administrativ inriktning och/eller erfarenhet som bedöms likvärdig
• Minst 2-års erfarenhet av och kunskap för att arbeta självständigt med administrativa uppgifter
• God datorvana och kunskaper främst inom MS Office-paketet
• Hög integritet och stor lojalitet
• God muntlig och skriftlig kommunikativ förmåga
Meriterande
• Erfarenhet av arbete som chefsassistent inom arbetsförmedlingen eller annan myndighet
• Erfarenhet av protokollskrivning
• Erfarenhet och god kunskap om regler för diarieföring och dokumenthantering i offentliga myndigheter
• God engelska i tal och skrift
Som person är du noggrann och bra på att planera och strukturera ditt arbete. Du är serviceinriktad, har hög integritet och är en god kommunikatör. Relationen till arbetsförmedlingschefen bygger på förtroende och tillit, varför stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.
Ansökan och Anställning
Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid, men arbetstiden kan anpassas utifrån arbetsförmåga. Vi tillämpar sex månaders provanställning om du inte redan innehar en tillsvidareanställning i myndigheten. Tillträde enligt överenskommelse.
Välkommen med din ansökan, märkt med Dnr: Af-2015/341701, senast den 3 augusti 2015. Vi tar emot din ansökan elektroniskt via vårt rekryteringssystem. Bifoga ett CV där du beskriver din utbildning och erfarenhet samt ett personligt brev där du berättar varför du söker tjänsten. När du skickar din ansökan kommer du att få besvara elektroniska frågor.
Kontaktpersoner
Janne Karlsson, Arbetsförmedlingschef Af Globen, 010-4865504
Carola Grubeck, Sektionschef Af Globen, 010-4863609
Linn Bristell, ST, 010-487 49 93
Edita Gasal, SACO, 010-487 50 52
Juhlia Fagerlund, SEKO, 010-486 29 26
Martin Hellgren, HR Partner, 010-488 36 99
Kontaktpersoner på detta företaget
Frida Biller, Arbetsförmedlingschef
010-487 63 43
Laila Öhrling, Arbetsförmedlingschef
010-487 42 66
Christine Ekdahl Persson, Arbetsförmedlingschef
010-4871942
Åke Söderqvist, Enhetschef
010-486 96 29
Peter Andersson, Arbetsförmedlingschef
010-486 84 18
Lena Hertzberg, Arbetsförmedlingschef
010-486 42 43
Pär Netsman, Sektionschef
010-488 01 62
Jeanette Magnusson, sektionschef
010-4866927
Sofia Karlsson, Arbetsförmedlingschef
010-487 44 04
Ann-Marie Dabergott, Sektionschef
010-4860740