Affärsdriven och proaktiv Exekutiv Assistent till Arkitektkontoret Tengbom

Ditt uppdrag

I din roll som Exekutiv assistent har du en kombinerande roll där du halva tiden stöttar Chef för Sverigeledningen som ansvarar för totalt 8 kontor runt om i Sverige och halva tiden Kontorschefen på Helsingborgskontoret som driver initiativet JämtJämlikt. Detta är en bred roll där ditt fokus ligger på att stötta dessa två nyckelpersoner i sitt dagliga arbete så att de kan jobba målfokuserat och strukturerat med alla de initiativ de driver. Detta är en dynamisk tjänst med varierande arbetsuppgifter där du förväntas hantera fler arbetsuppgifter parallellt.

Vi har lärt oss mycket under pandemin, inte minst hur vi drar nytta av hela vår kollektiva intelligens och samarbetar digitalt. Därför kan du som söker tjänsten ha din hemvist vid vilket som helst av våra kontor mellan Karlstad och Malmö. Resor till våra andra kontor kan också förekomma. Utifrån behov pendlar du och bygger nätverk inom hela området. Därutöver är det allra viktigaste vem du är, vad du kan och vill åstadkomma tillsammans med oss.

Exempel på andra arbetsuppgifter och ansvarsområden som ingår i rollen:

Kalenderhantering, till viss del även mailkorrespondens.
Koordinera och boka resor, hantera utlägg och reseräkningar
Förbereda material och underlag/agenda inför möten
Sitta med i ledningsgruppsmöten och ta anteckningar
Sköta extern kommunikation
Agera ambassadör och delta vid kundmöten och externa seminarier/event/föreläsningar
Planera och genomföra events/seminarier/externa kundmöten


Din bakgrund

Vi söker dig som har några års erfarenhet från en liknande roll där du stöttat en eller flera personer och därmed har förmåga att arbeta självständigt, proaktivt och ta egna initiativ. Du har goda kunskaper i Officepaketet samt kommunicerar obehindrat på svenska och engelska, i både tal och skrift. Som person är du positiv och prestigelös, du arbetar strukturerat, och lösningsorienterat vidare har du en hög arbetsmoral och känsla för service. Dina tidigare erfarenheter har gjort dig trygg i rollen vilket gör att du har mycket god förmåga att prioritera och styra andras tid på bästa tänkbara sätt.

Om Tengbom

Välkommen till Tengbom - ett stort arkitektkontor med det lilla kontorets passion och engagemang. Sedan 1906 skapar vi långsiktigt hållbara lösningar som inte bara möter kundens, användarens och samhällets behov utan också bidrar till dess utveckling. Våra projekt spänner över många områden – från arkitektur på bred skala, till stadsplanering och landskap, till inredningsdesign och mycket mer. Genom att kombinera historia och innovation använder vi arkitekturen för att göra världen till en bättre plats. För att lyckas samlar vi på människor som är nyfikna på omvärlden och har ett äkta engagemang för arkitektur och samhällsutveckling. Hos oss hittar du ett team om runt 500 medarbetare som finns på femton olika platser i Sverige och i Finland. Kollektiv intelligens är vårt fundament – ju fler perspektiv, desto bättre arkitektur.

Om JämtJämlik

JämtJämlik är ett certifieringssystem för jämlika offentliga miljöer och systemet har precis implementerats på Tengbom och väckt stort intresse både bland interna medarbetare på Tengbom och externa intressenter och kunder.

Certifieringssystemet kommer att få stor spridning i de kommunala planeringsprocesserna: detaljplaneringen, exploateringsprocessen, arkitekturdesignen, bygglovsprocessen och byggnationen. Systemet blir ett sätt för aktörer, både kommuner och privata aktörer, att systematisera och följa upp jämlikhetsarbetet inom sina arkitektur- och stadsutvecklingsprocesser vilket kommer ha stora positiva samhällseffekter på sikt. Att utgå från jämlikhet möjliggör ett systematiskt arbete med samtliga diskrimineringsgrunder och ett proaktivt arbete med att förverkliga de mänskliga rättigheterna och uppnå social hållbarhet.

Under 2022 sätter vi i gång ett antal pilotcertifieringar tillsammans med våra samarbetspartners. Vi ser stor möjlighet för systemet att i nästa steg spridas globalt.

Mer om tjänsten

I den här rekryteringen samarbetar Tengbomsgruppen AB med The Pace. Tjänsten är en tillsvidaretjänst med sex månaders provanställning och är på heltid.

Om du går vidare i processen kommer du inom några dagar att få genomföra två arbetspsykologiska tester. Vi vill nämligen tidigt i processen samla in så mycket fakta som möjligt för att vi ska kunna göra den bästa matchningen. Som kandidat får du göra testerna tidigt i processen eftersom vi vill säkerställa ett objektivt, fördomsfritt och rättvist urvalsarbete

Har du frågor om tjänsten kan du kontakta ansvariga rekryteringskonsult Stephanie Grammenidis  Stephanie.Grammenidis@thepace.se och Johanna Treschow johanna.treschow@wise.se. Pga semester kommer vi att titta på ansökningarna först efter årsskiftet. Vi tar tyvärr inte emot ansökningar via mail. Tack för ditt tålamod!

Varmt välkommen med din ansökan!