Ambassadsekreterare

Arbetsuppgifter

- Kontorsarbete, kontorsorganisation inklusive materialbeställning, ansvar för handkassan
- Översättning av in- och utgående korrespondens efter behov
- Journalföring och arkivering
- Utarbetande av korrespondens enligt specifikationer
- Medverkan och språkstöd i samband med förberedelse, genomförande och efterarbete vid möten och delegationsbesök
- Tolkning vid möten i enstaka fall
- Stöd vid informations- och kunskapsinsamling
- Stöd vid utvärdering av offentliga och icke-offentliga informationskällor
- Upprätthållande av kontorsorganisationen i sambandspersonens frånvaro

Kravprofil:

- Mycket goda kunskaper i svenska och tyska i tal och skrift
- Goda kunskaper i engelska i tal och skrift
- Mycket god vana att arbeta med Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) och internet
- Giltigt körkort, körkortsklass B
- Utpräglad organisationsförmåga
- Sökande måste ha ett svenskt personnummer samt, om så behövs, ett giltigt svenskt arbetstillstånd.

Utöver detta är följande erfarenheter av fördel:

- Goda kunskaper av polis- och säkerhetsstrukturer i Sverige
- Goda kunskaper av Sveriges stadsbyggnad samt inrikes- och utrikespolitik

Vi förväntar oss att du som sökande visar upp en hög grad av ansvarstagande, noggrannhet och tillförlitlighet samt ett vårdat yttre och ett gott uppförande. Vi söker en person som tål belastning och har glädje av teamarbete samt förmågan att snabbt och flexibelt reagera på oförutsedda omständigheter. Sökande bör vara beredd att ibland ta möten utanför vanlig kontorstid och i undantagsfall även att göra tjänsteresor, både inrikes och till närbelägna utlandet. Vi erbjuder ett intressant, kreativt och ansvarsfullt arbete i ett litet team. Tyska utrikesdepartementet eftersträvar jämställdhet.

Efter framgångsrikt urvalsförfarande ska intyg om medicinsk lämplighet lämnas in (fastställs av en läkare som ambassaden samarbetar med) samt en säkerhetsprövning genomföras (bl.a. utdrag ur belastningsregistret). Samarbete i dessa sammanhang förutsätts. Information om tjänsten lämnas av Helga RIEDEL (BPol-1@stoc.diplo.de eller 08-670 1531). Ange gärna följande ärendebeteckning när ansökan lämnas in: "Bewerbung Bürosachbearbeiter*in Verbindungsbüro Bundespolizei".

Ansökan bör vara skriven på tyska och innehålla:

- Ansökningsbrev
- Meritförteckning (CV) med passbild
- Relevanta betyg
- Intyg på slutförda utbildningar och tidigare anställningar
- Kopior på referenser / rekommendationsbrev från tidigare arbetsgivare
- Personbevis med svenskt personnummer
- Kopia av passet eller nationella ID-kortet respektive uppehålls- och arbetstillståndet för sökande utan svenskt medborgarskap

Icke kompletta eller för sent inkomna ansökningar kan tyvärr inte beaktas.

Mottagningsbekräftelser kommer inte att skickas ut. Lämpliga sökande kommer förmodligen i slutet av maj / början av juni 2021 att inbjudas till anställningsintervju på ambassaden. Ingen reseersättning utgår i samband med detta.

Stellenausschreibung

Die Botschaft der Bundesrepublik Deutschland in Stockholm sucht für das Büro der Verbindungsbeamtin der Bundespolizei in Stockholm und regionaler Zuständigkeit für Schweden, Norwegen, Dänemark und Finnland
Aufgabenschwerpunkte:

- Sekretariatsarbeiten, Büroorganisation einschl. Materialbewirtschaftung, Führung der Betriebsmittelkasse
- Übersetzung des ein- und ausgehenden Schriftverkehrs nach Bedarf
- Vorgangsnachweis (Tagebuchführung) und Ablage
- Abfassung von fachlichen Schreiben anhand von Vorgaben
- Fachliche und sprachliche Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen / Delegationsbesuchen
- Gelegentliche Sprachmittlung bei Besprechungen
- Unterstützung bei der Informations- und Erkenntnissammlung
- Zuarbeit bei der fach- und sachbezogenen Auswertung offener und nicht öffentlicher Informationsquellen
- Aufrechterhaltung der Büroorganisation bei Abwesenheit der Verbindungsbeamtin Anforderungsprofil:
- Sehr gute Kenntnisse der schwedischen und deutschen Sprache in Wort und Schrift
- Gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
-Sehr gute PC-Kenntnisse in Microsoft-Office-Programmen (Word, Excel, Outlook) sowie Internet-Anwendung
- Gültiger Führerschein Klasse B
- Stärker ausgeprägte organisatorische Fähigkeit
- Bewerber/innen müssen über eine schwedische Personennummer sowie ggf. eine gültige Arbeitserlaubnis verfügen

Darüber hinaus sind folgende Erfahrungen vorteilhaft:

- Gute Kenntnisse der Polizei- und Sicherheitsstrukturen in Schweden
- Gute Kenntnisse des Staatsaufbaus sowie der Innen- und Außenpolitik von Schweden Wir erwarten von Bewerberinnen und Bewerbern ein hohes Maß an Eigenverantwortung,

Sorgfalt und Zuverlässigkeit sowie ein gepflegtes äußeres Erscheinungsbild und gute Umgangsformen. Sie sollten belastbar sein, Freude an der Arbeit im Team haben und in der Lage sein, auf unvorhergesehene Anforderungen schnell und flexibel reagieren zu können. Sie müssen zur gelegentlichen Wahrnehmung von Terminen außerhalb der regulären Bürostunden und im Ausnahmefall auch zu Dienstreisen im In- und benachbarten Ausland bereit sein.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung entsprechend den gesetzlichen Grundlagen bevorzugt berücksichtigt.

Nach einem erfolgreichen Auswahlverfahren ist vor Einstellung die gesundheitliche Eignung nachzuweisen (durch eine ärztliche Untersuchung der Kooperationsärztin der Botschaft). Zudem wird eine Personen-/Sicherheitsüberprüfung vorgenommen. Ihre Bereitschaft zur Mitwirkung wird vorausgesetzt.

Bei Übersendung Ihrer Bewerbung geben Sie im Betreff bitte Folgendes an: "Bewerbung Bürosachbearbeiter*in Verbindungsbüro Bundespolizei".

Bitte richten Sie Ihre Bewerbung mit folgenden Unterlagen (in deutscher Sprache):

- Bewerbungsschreiben
- Tabellarischer Lebenslauf mit Passfoto
- Einschlägige Zeugnisse
- Nachweise über abgeschlossene Ausbildungen und bisherige Tätigkeiten
- Kopien von Empfehlungsschreiben früherer Arbeitgeber/innen
- Nachweis der schwedische Personennummer
- Kopie Ihres Passes oder Personalausweises bzw. der Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis für nicht-schwedische Staatsangehörige.

Bitte beachten Sie, dass die Botschaft nur vollständige und fristgerechte Bewerbungen berücksichtigen kann und keine Empfangsbestätigungen auf Bewerbungen versenden wird. Geeignete Bewerberinnen und Bewerber werden voraussichtlich Ende Mai/Anfang Juni 2021 zu einem Vorstellungsgespräch an der Botschaft eingeladen.