Aministrativ samordnare

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten. Här finns 40 000 studenter och fler än 8 000 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.


Vid Naturvetenskapliga fakulteten bedrivs forskning och utbildning inom biologi, astronomi, fysik, geovetenskap, kemi, matematik och miljövetenskap. Verksamheten bedrivs vid nio institutioner samlade inom norra universitetsområdet. Fakulteten har ca 1 500 studenter, 330 forskarstuderande och 700 anställda.

Kansli N arbetar med service och stöd till fakultetens ledning. Vi har specialkompetens inom frågor som rör grund- och forskarutbildning, internationalisering, högskolepedagogik, ekonomi, it, personalfrågor, kommunikation, karriär och lika villkor. Vi är idag ett 20-tal personer som arbetar här.



Arbetsuppgifter
Som administrativ samordnare vid naturvetenskapliga fakultetens kansli kommer du vara en del av funktionen utbildning och forskning.

Du kommer att arbeta inom tre huvudsakliga områden, vilka är forskarutbildning, grundutbildning och fakultetens pedagogiska enhet (PLUS).

Arbetsuppgifterna kommer bla bestå av:

- Administration kring forskarutbildning så som
- - Protokollförare i fakultetens forskarutbildningsnämnd, vilket innebär att upprätta kallelser, förbereda underlag till beslut, skriva protokoll, expediera ärenden och beslut, diarieföra, arkivera samt följa upp beslut.
- - Disputationsanmälningar, utskick till betygsnämnd, mottagning av avhandlingar, hantering av protokoll från examination.
- - administration av fakultetens gemensamma forskarutbildningskurser: skicka ut kallelser och Ladok-administration (registrering, betygsrapportering, intyg m.m.)
- Administration av fakultetens pedagogiska enhet (PLUS) och dess kursutbud för högskolepedagogisk utbildning. Vilket innebär bla att ta emot anmälningar, göra deltagarlistor, skicka ut antagningsbesked, hantera frågor inför och under kursens gång samt sammanställning av resultat efter genomgången kurs.
- Administration av fakultetens kursplaner för grundutbildning.
- Arkivering och diarieföring relaterade till ovanstående arbetsuppgifter.
- Vara behjälplig med övriga administrativa göromål såsom lokalbokning, fikabeställning mm.

Detta ställer krav på att du är serviceinriktad och har en positiv framtoning och självständigt kan strukturera, planera och hantera en stor mängd administrativa ärenden. Hos oss är arbetstempot stundtals högt vilket ställer krav på flexibilitet. Du kommer att jobba i nära samarbete med dina kollegor.

Krav

- Högskoleutbildning eller motsvarande
- Mycket god administrativ förmåga och erfarenhet av att arbeta med kvalificerat administrativt arbete.
- Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift.
- Goda kunskaper i engelska i tal och skrift.
- God datorvana och goda kunskaper i Office-paketet.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Vi söker dig som är strukturerad, självgående och noggrann. Du är serviceinriktad och har mycket god förmåga att samverka med många parter. Du har god samarbetsförmåga, är initiativtagande och har god kommunikativ förmåga.

Det är meriterande om du även har:

- Erfarenhet av administrativt arbete inom universitet – och högskolesektorn eller annan offentlig sektor.
- Erfarenhet av administrativa stödsystem så som Ladok
- Akademiska meriter eller annan utbildning relevant för arbetsuppgifterna.
- Erfarenhet av utbildningsadministration.
- Kunskap om myndighetsförvaltning.

Villkor
Vikariat under ett år med möjlighet till förlängning, tillträde snarast enligt överenskommelse.

Kontakt: Catrin Malmström 046-2227183, 0703-355291

Ansökan bör innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter, CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.).

Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång. Välkommen med din ansökan! Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.